CRS-Buchungen

Arbeiten Sie mit einer CRS-Schnittstelle, ist die Vorgangserfassung relativ einfach, da die meisten Daten automatisch aus dem CRS in Jack übernommen werden. Jack übernimmt folgende Buchungen aus einem CRS:

Flug
Hotel
Mietwagen
Pauschalreisen (aus der TOMA-Maske)
Bahnleistungen (aus der VERK-Schnittstelle)

6.1.11.1 Datenübernahme
Sie schließen zunächst Ihre Buchung im CRS wie gewohnt ab und erhalten einen Filekey / die Vorgangsnummer zu dieser Buchung. Anschließend gehen Sie in das Jack-Programm.
Dort klicken Sie auf den CRS- Button oder aktivieren <Datei - CRS> bzw. drücken <Strg> + <Shift> + <C>.

Wenn Sie mit mehreren CRS in Ihrem Büro arbeiten erscheint ein Fenster, in dem Sie das CRS auswählen können, aus dem die zu übernehmende Leistung stammt.
Nutzen Sie nur ein einziges CRS, erscheint dieses Fenster nicht.

Klicken Sie das jeweilige CRS doppelt an. Jack zeigt Ihnen eine Liste aller in diesem CRS gebuchten Filekeys bzw. Vorgangsnummern, die vom CRS gesendet wurden bzw. noch nicht aus dieser „CRS-Datei" gelöscht wurden.

Die Liste kann über die Checkboxen nach den jeweiligen Spalten sortiert werden.
Am Zeilenkopf können Sie erkennen, ob schon ein oder mehrere Tickets ausgestellt wurden. Eine Zahl am Zeilenanfang weist auf die Anzahl der zu diesem Filekey ausgestellten Tickets hin. Bei allen touristischen Buchungen sehen Sie, ob es sich um eine Option (O) oder Stornierung (S) handelt.

Sie können die Original-CRS-Datei der Buchung über diesen Button ausdrucken.

Sie können die Original-CRS-Datei der Buchung einsehen, wie sie vom CRS an Jack übertragen wurde.

Sie können eine Buchung auch aus der CRS-Datei löschen, damit sie nicht noch ein zweites Mal übernommen wird.

Nach erfolgreicher Übernahme in Jack sollte die Buchung auf jeden Fall aus der Schnittstellendatei gelöscht werden. Jack stellt Ihnen dafür eine Erinnerungsfrage. Solange eine Buchung nicht aus der CRS-Datei gelöscht ist, erscheint sie jedes Mal beim erneuten Aufrufen, was die Gefahr einer erneuten Übernahme erhöht.

Sie können die Anzeige nur auf Buchungen beschränken, die unter Ihrem eigenen Mitarbeiterkürzel erfolgt sind.

Sie können über diese Schaltfläche eine Liste der angezeigten CRS-Vorgänge ausdrucken lassen.

Hier kann ein Filtertext eingetragen werden, so dass nur mehr Buchungen gezeigt werden, die diesem Filter entsprechen. Der Filter bezieht sich dabei immer auf das aktuell gewählte Sortierkriterium (Kunde, Veranstalter, usw.). Sollen also nur Buchungen von Kunden angezeigt werden, deren Name mit "Ma" beginnt, so ist als Sortierkriterium "Kunde" anzuwählen. In das Filterfeld tragen Sie "ma" ein (die Suche ist unabhängig von Groß/Kleinschreibung) und drücken auf den Button <,oo,>. Das Filtern nach Vorgangsnummer, Buchungsdatum und Abreisedatum ist nicht möglich.

Möchten Sie eine Buchung in Jack übernehmen, markieren Sie sie in der Liste und klicken auf <OK> (oder Doppelklick auf die markierte Buchung). Damit wird die eigentliche Datenübertragung in Jack angestoßen.

6.1.11.2Vorgang anlegen
Nach dem Klick auf <OK> springt Jack in die Maske <Kunden - Suchen>, um die Buchung einem bestehenden Kunden zuzuordnen. Dabei vergleicht er den ersten Namen aus dem PNR mit den in Jack gespeicherten Kundennamen. Es werden nur die Einträge berücksichtigt, die unter der Bezeichnung des Kunden (<Name>, <Firma> oder <Reisebüro>) gespeichert sind.

Der Automater (Zusatzmodul) kann so eingestellt werden, dass Jack anhand einer Remarkzeile im CRS, die Buchung einer bestehenden Jack Kundennummer zuordnen kann (siehe <Datei - Dateien - CRS-Automater>).

Jack versucht, Ihnen sofort einen Kunden anzubieten. Dabei sucht er alphabetisch und schlägt den nächstmöglichen Kundennamen vor. Diesen Kunden aktiviert er in der Kundensuchliste.
Es gibt 2 Möglichkeiten:

1. Jack findet keinen Kunden, weil dieser noch nicht angelegt ist. Er markiert den Kunden, der dem neuen Kundennamen am nächsten kommt. Klicken Sie in der Maske <Kunden - Suchen> auf <Erf. Kunde>. Jack springt automatisch in die Kundenerfassungsmaske und übernimmt die im CRS eingegebenen Daten bzgl. Kundennamen, -adresse, -telefonnummer. Vervollständigen Sie die Daten, legen ggf. noch Familiemitglieder an und klicken auf <Anmeldung>. Jack speichert den Kunden und legt nun die Anmeldung mit den Daten aus dem CRS an.
2. Jack findet den Kunden in <Kunden - Suchen>, weil dieser in Jack schon angelegt ist. Der Kunde ist bereits markiert und Sie klicken lediglich auf <Neue Anmeldung>. Jack erstellt für diesen Kunden eine neue Anmeldung mit den Daten aus dem CRS.

Kann Jack den Veranstalter aus dem CRS nicht finden, zeigt er eine Fehlermeldung. Das kann daran liegen, dass der Veranstalter unter <Basisdaten - Veranstalter> noch nicht erfasst ist oder Sie das Veran stalterkürzel in Jack abweichend von dem im CRS gewählt haben. Sie können entweder einen anderen, schon bestehenden Veranstalter eintragen oder das CRS-Kürzel übernehmen und danach einen Veran stalter mit diesem Kürzel erfassen.

In der Anmeldung müssen Sie die fehlenden Daten ergänzen, die nicht über die Schnittstelle gekommen sind. (z. B. <Reiseart>, <Zielgebiet>, <Beförderungsart>)

Unter <Datei - CRS-Optionen> lässt sich einstellen, ob z. B. für alle CRS-Buchungen standardmäßig eine bestimmte Reiseart sowie eine bestimmte Beförderungsart vorgeschlagen werden soll. Diese Einstellungen können den manuellen Eingabeaufwand minimieren.
Außerdem lässt sich unter <Datei - CRS Optionen - Remarks> einstellen, welche Jack Eingaben anhand einer Remark Line schon im PNR des Reservierungssystems erzeugt werden können. Damit werden die entsprechenden Felder in Jack automatisch gefüllt anhand der Remark Eingaben.

Jack legt die im CRS gebuchte Leistung automatisch an.

Jack erkennt den Veranstalter an dessen CRS-Kürzel, das mit dem Jack Veranstalterkürzel unter <Basisdaten - Veranstalter> übereinstimmen sollte. Anhand der definierten Basisdaten werden Inkassoform und Verbuchungsart vorgeschlagen.
Unter <Vorgangsnr.> wird der Filekey bzw. die Vorgangsnummer eingetragen.

Jack kann beim Veranstalter BSP oder IATA auch die Airline als Produktart erkennen, wenn die Airlinecodes unter <Basisdaten - Veranstalter - Produktart> hinterlegt wurden und unter <Datei - CRS-Optionen> das Feld <Airline aus Produktart> aktiv ist. Diese Einstellung ist sinnvoll für IATA Agenturen, denn dann hat man nur 1 Veranstalter und nicht pro Airline einen Veranstalter.

Prinzipiell könnte der Vorgang jetzt schon abgeschlossen werden, denn den Teilnehmer hat Jack aus dem PNR hinzugefügt. Die restlichen Karteikarten des Reisevorgangs müssen nicht zwingend ausgefüllt werden. Achten Sie aber ggf. darauf, die Zahlungsziele in der Karteikarte <Termine> anzupassen.

Haben Sie die Reise mit <OK> abgeschlossen, stellt Jack die Frage, ob Sie die Buchung aus der CRS-Datei löschen möchten. Sie sollten diese Frage unbedingt mit <Ja> beantworten, um die Gefahr von Doppelbuchungen in Jack zu vermeiden.

Klicken Sie die Leistung im Vorgang doppelt an, öffnet sich die Maske, in der Sie Preise und Zusatzinformationen finden bzw. anpassen können.

Unter <Datei - CRS-Optionen> können Sie zum jeweiligen CRS unter <Preistext Fare> und <Preistext Tax> einstellen, welcher Text bei CRS-Buchungen die beiden ersten Preiszeilen beschreibt.

Es folgen die Flugdaten wie sie im CRS eingegeben wurden. Dabei legt Jack pro Flugstrecke auch ein eigenes Flugsegment an.

Dieser Button weist darauf hin, dass zu dieser Leistung Ticketdaten existieren, die aus dem CRS übernommen wurden. Wurde noch kein Ticket ausgestellt, ist das Feld leer.

Möchten Sie die Ticketdaten einsehen, klicken Sie auf diesen Button. Es öffnet sich die Maske der Ticketdaten (Zusatzmodul).