PDF-Mailen
Het voordeel van deze uitbreidingsmodule bestaat daaruit, dat het PDF-bestand met de eigen logo en de door het reisbureau gewenste instellingen verstuurd kan worden.
Hiervoor wordt een speciaal bestand in Jack geïntegreerd, waarover de PDF-bestanden direct uit Jack gemaakt kunnen worden. Het installeren resp. inrichten van een PDF-printerdriver is niet meer nodig.
Wordt het PDF-Mailen door Bewotec aangesloten, dan kan voor ieder gewenst document in de rechterkant van het venster het veld <PDF-Best.> geactiveerd worden. Daarmee veranderden de velden in <Gebruik> en <Bestand met mail-tekst> (in plaats van de standaard velden voor papierbak keuze voor het printen).
Onder <Gebruik> selecteert men, wat er met het gemaakte PDF-bestande gedaan moet worden. Kiest men als gebruik een e-mail optie uit, dan geeft men in het ingave veld bij bestand aan, de tekstbestanden die hiervoor gebruikt moeten worden.
Voor gebruik kan men de volgende opties kiezen:
- <Bestand oplaan> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan>-dialoog opgeslagen worden. Daarbij zal er een venster geopend worden waar u de directory kan selecteren.
- <Bestand opslaan (autom.)> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan)-dialoog opgeslagen worden. Daarbij wordt het bestand automatisch opgeslagen.
- <Bestand openen> Het bestand zal eerst met Acrobat-Reader worden geopend.
- <Mail aan act. klant> Het PDF-bestand wordt als bijlage in een e-mail verstuurd, die uit de bijbehorende tekstbouwsteen gegenereerd wordt. Hiervoor wordt eerst de e-mail geopend.
- <Mail aan act. klant (autom.)> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, alleen nu wordt geen e-mail venster geopend, maar wordt de e-mail automatisch naar de klant verstuurd.
- <Mail> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, hierbij wordt de actuele klant niet opgehaald.
Bestand met mail-tekst
Indien men het PDF-bestand als e-mail wil versturen, dan moet men een bestand met mailtekst opgeven. Het bestand moet in de TB-directory van Jack staan en de volgende opbouw hebben:
[Header]
<Hier wordt het onderwerp ingegeven>
[Text]
<Hier wordt de eigenlijke e-mail tekst ingegeven, dit kan naar behoefte over meerdere regels bestaan.>
Het bestand moet of de extensie <.TXT> of een respectievelijke taal behorende extensie hebben (bijv. <.eng> voor Engels). Welk taalbestand gebruikt wordt, is afhankelijk van de taal die bij de Jack installatie is gebruikt. Wij adviseren u om ook een standaard.hol bestand aan te maken met de gelijke inhoud als de standaard.txt.
Een bijzonderheid van de mail-tekst bestand bestaat daaruit, dat databasevelden gebruikt kunnen worden.
Zo kan men bijv. in plaats van "Geachte dame en heer" „%Client.Salutation%" schrijven. Dan wordt de briefaanhef uit de actuele klant bij het opstellen van de e-mail op deze plaats ingevuld. Databasevelden kunnen zowel in de header alsmede in de tekst gebruikt worden.
Databaseveld |
Omschrijving |
%system.today% |
Datum vandaag |
%client.salutation% |
Aanhef |
%client.firstname% |
Voornaam van de klant |
%client.name% |
Naam van de klant |
%client.title% |
Titel van de klant |
%client.street% |
Straatnaam van de klant |
%client.country% |
Land van de klant |
%client.postcode% |
Postcode van de klant |
%client.town% |
Plaatsnaam van de klant |
%client.postofficebox% |
Postbus van de klant |
%client.number% |
Klantnummer |
%client.additional% |
Overige tekst van de klant |
%booking.number% |
Dossiernummer |
%booking.invoicenr% |
Factuurnummer |
%booking.date% |
Boekingsdatum |
%booking.startdate% |
Vertekdatum |
%booking.enddate% |
Terugreisdatum |
%booking.shortdescript% |
Korte beschrijving van de reis |
%booking.groupname% |
Groepsnaam |
%booking.traveltype% |
Reistype |
%booking.destination% |
Bestemming |
%booking.transportation% |
Vervoermiddel |
%booking.employeename% |
Boekingsemploye |
%booking.employeesign% |
Boekingsemployecode |
%employee.name% |
Employe naam |
%employee.sign% |
Employe afkorting |
%employee.firstname% |
Employe voornaam |
%employee.surname% |
Employe achternaam |
%employee.phone% |
Employe telefoon |
%employee.email% |
Employe E-mail |
%agency.name% |
Reisbureaunaam |
%agency.name2% |
Reisbureaunaam 2 |
%agency.street% |
Straat van het reisbureau |
%agency.country% |
Land van het reisbureau |
%agency.postcode% |
Postcode van het reisbureau |
%agency.city% |
Plaatsnaam van het reisbureau |
%agency.fon% |
Telefoonnummer van het reisbureau |
%agency.fax% |
Faxnummer van het reisbureau |
%agency.email% |
E-mailadres van het reisbureau |
%booking.employeephone% |
Telefoonnummer employe (vanaf versie 11) |
%booking.employeemail% |
Email-adres employe (vanaf versie 11) |
%participant1.titel% |
Titel passagier 1 (vanaf versie 11) |
%participant1.name% |
Naam passagier 1(vanaf versie 11) |
Voorbeeld van een mailtekst bestand:
[Header]
Uw boeking %booking.number% van %booking.date%
[Text]
%client.salutation%
Hierbij ontvangt u de rekening voor uw reis "%booking.shortdescript%" van %booking.startdate% t/m %booking.enddate%.
Bij vragen neemt u dan contact op met %employee.name%.
Met vriendelijke groet,
%agency.name%
Achtergrondplaatje / Briefpapier
In de definieerformulieren vindt u aan de rechterzijde de opties <Briefpapier eerste pagina> en <Briefpapier volgende pagina's>. Hier kan men het plaatje (bijv. <.jpg>) selecteren, welke bij het aanmaken van het PDF-bestand op iedere pagina als achtergrond gebruikt moet worden.
Het uitvoeren van een PDF-print
Wordt bij een afdruk bijv. een factuur een afdruk met PDF-bestand geselecteerd, dan worden de volgende stappen uitgevoerd:
- Een tijdelijk PDF-bestand wordt in de subdirectory <EI> van Jack gemaakt.
- Wordt als gebruik <Mail...> geslecteerd, dan wordt aansluitend de toegewezen mail-teksten-bestand gelezen en alle databasevelden met de informatie uit de Jack klanten- en dossieradministratie ingevuld. Er zal nu een venster worden geopend met de gegenereerde inhoud (behalve bij autom.).
- Kiest de gebruiker daar <Verzenden>, dan wordt de e-mail verzonden.