PDF-Mailen

Het voordeel van deze uitbreidingsmodule bestaat daaruit, dat het PDF-bestand met de eigen logo en de door het reisbureau gewenste instellingen verstuurd kan worden.
Hiervoor wordt een speciaal bestand in Jack geïntegreerd, waarover de PDF-bestanden direct uit Jack gemaakt kunnen worden. Het installeren resp. inrichten van een PDF-printerdriver is niet meer nodig.

Wordt het PDF-Mailen door Bewotec aangesloten, dan kan voor ieder gewenst document in de rechterkant van het venster het veld <PDF-Best.> geactiveerd worden. Daarmee veranderden de velden in <Gebruik> en <Bestand met mail-tekst> (in plaats van de standaard velden voor papierbak keuze voor het printen).

Onder <Gebruik> selecteert men, wat er met het gemaakte PDF-bestande gedaan moet worden. Kiest men als gebruik een e-mail optie uit, dan geeft men in het ingave veld bij bestand aan, de tekstbestanden die hiervoor gebruikt moeten worden.

Voor gebruik kan men de volgende opties kiezen:

• <Bestand oplaan> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan>-dialoog opgeslagen worden. Daarbij zal er een venster geopend worden waar u de directory kan selecteren.
• <Bestand opslaan (autom.)> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan)-dialoog opgeslagen worden. Daarbij wordt het bestand automatisch opgeslagen.
• <Bestand openen> Het bestand zal eerst met Acrobat-Reader worden geopend.
• <Mail aan act. klant> Het PDF-bestand wordt als bijlage in een e-mail verstuurd, die uit de bijbehorende tekstbouwsteen gegenereerd wordt. Hiervoor wordt eerst de e-mail geopend.
• <Mail aan act. klant (autom.)> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, alleen nu wordt geen e-mail venster geopend, maar wordt de e-mail automatisch naar de klant verstuurd.
• <Mail> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, hierbij wordt de actuele klant niet opgehaald.

Bestand met mail-tekst

Indien men het PDF-bestand als e-mail wil versturen, dan moet men een bestand met mailtekst opgeven. Het bestand moet in de TB-directory van Jack staan en de volgende opbouw hebben:

[Header]

<Hier wordt het onderwerp ingegeven>

[Text]

<Hier wordt de eigenlijke e-mail tekst ingegeven, dit kan naar behoefte over meerdere regels bestaan.>

Het bestand moet of de extensie <.TXT> of een respectievelijke taal behorende extensie hebben (bijv. <.eng> voor Engels). Welk taalbestand gebruikt wordt, is afhankelijk van de taal die bij de Jack installatie is gebruikt.

Een bijzonderheid van de mail-tekst bestand bestaat daaruit, dat databasevelden gebruikt kunnen worden.

Zo kan men bijv. in plaats van "Geachte dame en heer" „%Client.Salutation%" schrijven. Dan wordt de briefaanhef uit de actuele klant bij het opstellen van de e-mail op deze plaats ingevuld. Databasevelden kunnen zowel in de header alsmede in de tekst gebruikt worden.

Voorbeeld van een mailtekst bestand:

[Header]
Uw boeking %booking.number% van %booking.date%

[Text]
%client.salutation%

Hierbij ontvangt u de rekening voor uw reis "%booking.shortdescript%" van %booking.startdate% t/m %booking.enddate%.
Bij vragen neemt u dan contact op met %employee.name%.

Met vriendelijke groet,
%agency.name%

Achtergrondplaatje / Briefpapier
In de definieerformulieren vindt u aan de rechterzijde de opties <Briefpapier eerste pagina> en <Briefpapier volgende pagina's>. Hier kan men het plaatje (bijv. <.jpg>) selecteren, welke bij het aanmaken van het PDF-bestand op iedere pagina als achtergrond gebruikt moet worden.

Het uitvoeren van een PDF-print
Wordt bij een afdruk bijv. een factuur een afdruk met PDF-bestand geselecteerd, dan worden de volgende stappen uitgevoerd:

1. Een tijdelijk PDF-bestand wordt in de subdirectory <EI> van Jack gemaakt.
2. Wordt als gebruik <Mail...> geslecteerd, dan wordt aansluitend de toegewezen mail-teksten-bestand gelezen en alle databasevelden met de informatie uit de Jack klanten- en dossieradministratie ingevuld. Er zal nu een venster worden geopend met de gegenereerde inhoud (behalve bij autom.).
3. Kiest de gebruiker daar <Verzenden>, dan wordt de e-mail verzonden.