Inhaltsverzeichnis

Allgemeines
Einrichtung des Moduls
Setzen der Merkmale
Auswertung über < Listen - Datenschutzerklärungen >

Allgemeines

Auf Grund der aktuellen Gesetzeslage bezüglich Marketingaktionen sind die Firmen verpflichtet, von den Kunden eine explizite Annahme oder Ablehnung von Marketingaktionen einzuholen.
Jack Plus verfügt ab der Version X12.01 über ein entsprechendes Modul, über das die entsprechenden Status des einzelnen Kunden nachgehalten werden kann, und die Einholung einer entsprechenden Annahme vereinfacht wird.

Einrichtung des Moduls

Aktivierung der Moduls

Vor der Nutzung muss das Modul über die Anwendungsgrundlagen aktiviert werden.
Rufen Sie dazu den Menüpunkte < Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen > auf und aktivieren Sie den Punkt < Global - Sonstige Optionen - Datenschutzbestimmungen aktivieren >.

Anlage der Stammdaten

Die Abwicklung erfolgt über Merkmale in Jack Plus. Deswegen müssen unter < Basisdaten - Merkmale > eine Merkmalsgruppe < Datenschutzerklärung > angelegt sein.

Darunter brauchen wir dann noch die 3 verschiedenen Untermerkmale für die Kontaktformen (E-Mail, Telefon und Brief).

Setzen der Merkmale

Nach Anlage der Stammdaten können die entsprechenden Merkmale bei einem Kunden hinzugefügt werden.
Dazu öffnen Sie die Kundenakte und wechseln auf die Registerkarte < Merkmale >. Klicken Sie auf < Hinzu >, um dem Kunden ein neues Merkmal zuzuweisen.

Wählen Sie nun den Kommunikationsweg aus, für den Ihnen eine Zusage oder Absage vom Kunden vorliegt und tragen Sie auf der rechten Seite unter < Zusatzbeschreibung > einen der zwei folgenden Werte ein:

• zugestimmt
• abgelehnt

Bestätigen Sie die Eingabe mit < OK >.

Ist eines oder mehrere der drei Merkmale nicht zugewiesen, so erscheint in der Kundenakte der Wert "unbekannt".

Auf der erste Seite der Erfassungsmaske gibt es einen neuen Bereich < Datenschutzbestimmungen >.
In diesem Bereich wird der aktuelle Status für jeden der drei Kommunikationskanäle angezeigt, inkl. der Angabe des Datums, zu dem die Zustimmung im System erfasst wurde.

Rechnungs- bzw. Bestätigungsdruck

Beim Rechnungsdruck erfolgt jeweils eine Nachfrage für die drei Kommunikationskanäle.

Die Abfrage erscheint so lange, bis alle drei Kommunikationskanäle einen Status erhalten haben. Ab dann sind die drei Merkmale beim Kunden gesetzt und es erfolgt keine Nachfrage mehr.

Im Nachfragefenster haben Sie nur die Schaltflächen < Ja > und < Nein >.
Wenn Sie auf < Ja > klicken, wird für den entsprechenden Kommunikationskanal das entsprechende Merkmal mit dem Wert "zugestimmt" gesetzt. Bei < Nein > wird entsprechend "abgelehnt" eingetragen.

Hat der Kunde für alle Kommunikationskanäle eine Kontaktaufnahme erlaubt, würde die Kundenakte folgendermaßen aussehen:

Auswertung über < Listen - Datenschutzerklärungen >

Über die Liste "Datenschutzerklärungen" können Sie zentral die Datenschutzerklärungen verwalten.

Im einfachsten Fall geben Sie nur einen Bereich von Kundennummern an, für die der Status angezeigt werden soll, und klicken auf < Suchen >.
Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste mit den entsprechenden Kunden

Eingrenzung

Geben Sie hier bitte den Bereich von Kundennummern an, für den Sie den Status abrufen möchten.
Nach einem Klick auf < Suchen > wird dann im unteren Bereich eine Liste der entsprechenden Kunden angezeigt.

Die Checkbox < Nicht drucken, nur anzeigen > verhindert, dass Datenschutzerklärungen gedruckt werden. Stattdessen werden die Daten angezeigt, um Ihnen eine Kontrolle vor dem Druck zu ermöglichen.

Statusarten

Wenn Sie nur bestimmte Statusarten sehen wollen, können Sie über die jeweiligen Checkboxen nur die gewünschten Statusarten anzeigen lassen.

Schaltflächen

Erklärungen versenden

Sie können in der Liste der Kunden einen oder mehrere Kunden auswählen und dann über die Schaltfläche < Erklärungen versenden > die Datenschutzerklärungen für die Kunden ausdrucken.
Diese Ausdrucke können Sie dann per Post verschicken, oder dem Kunden direkt aushändigen.

Liste Drucken

Diese Funktion druckt die im unteren Bereich angezeigte Liste auf dem Standarddrucker.

Text

Hier geben Sie an, welche Druckdatei für die Erklärungen verwendet wird. Es ist nicht notwendig, diese Angabe zu ändern, da die richtige Datei bereits vorbelegt ist.

Drucker

Über die Schaltfläche < Drucker > können Sie auswählen, an welchen Drucker der anschließende Druck gesendet werden soll. Sichtbar sind hier alle auf Ihrem PC zur Verfügung stehenden Drucker (inkl. der installierten PDF Drucker).

Abbruch

Über < Abbruch > schließen Sie die < Liste - Datenschutzerklärungen > ohne Änderungen gemacht zu haben.

Suchen

Kontextmenü

Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Liste) können Sie direkt die Kundenakte für diesen Kunden aufrufen.