<Boeking - Cadeaubonprint>
Cadeaubon administratie in Jack
Voorbereidingen: Touroperator voor cadeaubonnen
Voorbereidingen: Betalingstype voor in te leveren cadeaubonnen
Ingave van een cadeaubon in een boeking
Printen van de factuur
Printen van een cadeaubon
Betalen met een gekochte cadeaubon
Werkt u met de cadeaubon administratie (uitbreidingsmodule!) en wilt u een reeds gebruikte cadeaubon printen, gaat u dan naar <Boeking - Cadeaubonprint>. Daarvoor dient wel de boeking met het af te drukken cadeaubon in de statusbalk geactiveerd te zijn (zie ook hoofdstuk <Boeking - Boeking - Tabblad <Services> - mogelijke services in Jack>).
In het bovenste gedeelte vindt u informatie over de cadeaubonboeking. In het onderste gedeelte van het venster ziet u de <Nog te factureren>.
U kunt de cadeaubonafdruk eerst als <Preview> op het beeldscherm laten tonen.
Klikt u op <Printen>, dan wordt automatisch <Definitief> voorgesteld.
1) Hier kunt kunt u een achterliggende printer selecteren
2) Hier gaat u naar de afdruk historie en kunt reeds geprinten = gefactureerde cadeaubonnen nogmaals printen.
De definitieve afdruk voor gebruikte cadeaubonboekingen is essentieel en betekent het automatisch boeken van de cadeaubonwaarde op de achterliggende cadeaubonrekening.
Cadeaubon administratie in Jack
Het gebruik van cadeaubonnen vereist 2 Jack stappen. In de eerste stap legt u de koop van een cadeaubon vast en de betaling voor deze cadeaubon. Wisselt een klant de cadeaubon als betaling in, dan wordt de cadeaubon als betaalmiddel in Jack als betalingsmiddel gebruikt.
Tevens zijn er lijsten en overzichten, die u altijd het overzicht geven over alle verkochte cadeaubonnen, die nog niet ingewisseld zijn. Boekhoudkundig worden de cadeaubonnen als ontvangen betalingen behandelt en op een afzonderlijke rekening geboekt.
Voorbereidingen: Touroperator voor cadeaubonnen:
Ga naar <Basisgegevens - Touroperators>, definieer hier een afkorting bijv. <CAD> en een touroperatornaam.
Klik op het tabbld <Producten>
1) Maak tenminste één product aan. Wanneer u verschillende cadeaubonnen heeft, kunt u hier ook meerdere producten aanmaken.
2) Selecteer bij <Type service> = <GS Cadeaubon>
3) Plaats een vinkje bij <Cadeaubonservice> bij ieder product
Klik op het tabblad <Rekening>
1) Wijzig hier de <Boekingstabel> in <Tabel 2>
2) Klik op de button <Standaard instellingen>
3) Overschrijf de rekening <Omzet> met de rekening, wat u voor uw cadeaubonnen wenst te gebruiken.
Voorbereidingen: Betalingstype voor in te leveren cadeaubonnen
Hiervoor gaat u naar <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>.
Voeg een nieuw betalingstype toe, die Jack later via <Boeking - Klantbetaling> voorstelt. <Omschrijving> kunt u zelf definiëren.
1) Hier vult u hetzelfde rekeningnummer in zoals in het veld <Omzet> in <Basisgegevens - Touroperator - Rekening> is ingegeven.
2) Hier selecteert u als type betaling <Cadeaubonlijst>
3) Klik op <Voeg toe> en daarna op <OK> zodat Jack het nieuwe betalingstype opslaat.
Erfassen eines Reisegutscheins in einer Reiseanmeldung
Suchen Sie den kaufenden Kunden in der Kundensuche. Will der Kunde seine Adresse nicht preisgeben, können Sie auch einfach einen <Gutscheinkunden> anlegen. Auf diesen können Sie alle Gutscheinkäufe erfassen. Wir empfehlen Ihnen, in <Basisdaten - Reisarten / Zielgebiete / Beförderungsarten> das Kürzel <GUT> für „Gutschein" zu hinterlegen.
Erfassen Sie unter dem neu angelegten Veranstalter eine Leistung mit dem Preis des Gutscheins.
Das Feld <Gutscheinnr.> ist nicht änderbar. Es ist eine fort laufende Nummer. Die Startnummer wird in den Anwendungsgrundlagen <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Leistungen - Gutschein - Einstellungen - Punkt 2: Nächste Gutscheinnummer > hinterlegt.
In <Art> und <Bemerkung> können Sie Zusatzinformationen hinterlegen, die allerdings nur der internen Verwaltung dienen. Diese Attribute können Sie zuvor in <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Leistungen - Gutschein - Art / Bemerkung > definieren.
Hier können Sie auch einen angelegten Gutschein zur Einlösung sperren.
1) Klicken Sie auf <Gutschein gesperrt>, öffnet sich automatisch ein Bemerkungsfenster
2) Hier können Sie können Sie z.B. den Grund für die Sperre eintragen können.
Jack prüft später bei der Einlösung des Gutscheines für eine andere Reise nicht, ob er schon bezahlt wurde.
Den noch offenen Betrag für den Gutschein sehen Sie aber jederzeit in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> und könnten den Gutschein dann ggf. solange zur Einlösung sperren, bis er bezahlt wurde.
Speichern Sie den Vorgang mit <OK> und erledigen ggf. die Zahlung für den Gutschein in <Vorgang - Kundenzahlung>.
Druck einer Rechnung
Unter <Vorgang - Rechnung> können Sie ggf. eine Rechnung für die Gutscheinleistung drucken.
Druck eines Reisegutscheins
Unter <Vorgang - Gutscheindruck> können Sie den Gutschein ausdrucken. Dabei sollte auf fertigem Gutscheinpapier gedruckt werden. Möchten Sie das Layout des Gutscheins anpassen lassen, wenden Sie sich bitte an Bewotec.
Bevor Sie drucken gelangen Sie mit <Vorschau> zuerst in die Darstellung am Bildschirm.
Mit <Ausgabe an Drucker> wird der Gutschein automatisch ein Abschlussdruck auf das hinterlegte Umsatzkonto des Veranstalters <Gutschein> gebucht und bleibt dort so lange offen, bis er über die Kundenzahlung eingelöst wird.
Einlösen eines gekauften Reisegutscheins
Erfassen Sie die Reise in Jack wie gewohnt. Möchte der Kunde für die Zahlung seiner Reise nun den Gutschein anrechnen lassen, gehen Sie in <Vorgang - Kundenzahlung>.
Die Reise muss in Jack aktiv sein, d.h. sie wird in der Statusleiste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Visa-Zeichen oder gehen in <Vorgang - Kundenzahlung>
1)Wählen Sie die neu angelegte Zahlungsart, hier: <Zahlung mit GS eigen>.
2) Klicken Sie anschließend auf <Gutscheine> im unteren Bereich.
Es öffnet sich eine Liste, in der Sie alle bereits erfassten Gutscheine mit der ursprünglich im Gutschein eingetragenen Gutscheinnummer erkennen. Per Doppelklick können Sie den gewünschten Gutschein zur Einlösung anfordern.
In der Liste verfügbarer Gutscheine sehen Sie die Gutscheinnummer, den Kundennamen des Gutscheinkäufers, den Betrag, und ob der Gutschein gesperrt ist.
Klicken Sie den Gutschein doppelt an, erscheinen Gutscheinnummer und Betrag automatisch. An diesen Daten können Sie nichts ändern. Klicken Sie nun auf <Zahlung> und Jack bucht die Zahlung, passt den Vorgang an und ziffert den Gutschein aus.
Wurde ein Gutschein eingelöst, ist er aus der Liste verfügbarer Gutscheine verschwunden. Er erscheint nun nicht mehr in der Liste unter <Kundenzahlung>. In dem Vorgang, in dem der Gut schein ursprünglich erfasst wurde, setzt Jack automatisch ein Kennzeichen <Gutschein bereits eingelöst> und protokolliert daneben auch die Vorgangs nummer, bei der der Gutschein angerechnet wurde.
In <Listen - Gutscheinliste> wird dargestellt, welche Gutschei ne jemals ausgestellt wurden. Gleichzeitig ist zu erkennen, welche Gutscheine noch nicht eingelöst wurden, und welche verkauften Gutscheine bei welchen Buchungen eingelöst wurden.
In <Buchhaltung - Kontenblatt> stehen auf dem Gutscheinkonto alle verkauften Gutscheine, die beim Gutscheindruck automatisch gebucht wurden, auf der Habenseite. Bei der Zahlung wird dieses Konto in Höhe des Gutscheinwertes im Soll angesprochen. So gleichen sich die Beträge der Gutscheine miteinander aus. In einer späteren Jack Version wird die automatische Auszifferung innerhalb des Kontenblattes anhand der Gutscheinnummer realisiert sein.