...
<Bestand -
...
Parameters -
...
Boekingsparamters -
...
Planner>
Wiedervorlagetermine
Im oberen Fensterteil können Sie verschiedene Wiedervorlagetermine definieren, die beim Speichern der Reise automatisch zu jedem Vorgang in Ihrer Terminverwaltung erzeugt werden. Diese Termine erscheinen zum Fälligkeitstag in der To-Do-Liste des Expedienten, der für die Terminerledigung zuständig ist.
Bitte beachten Sie, dass diese Termine automatisch bei jedem Vorgang erzeugt werden. Es ist deswegen nicht empfehlenswert, in den Parametern zu viele Termine zu definieren, denn das bedeutet, dass diese Termine auch bei Routinevorgängen erzeugt werden.
Dadurch wächst die tägliche Aufgabenliste und wird unübersichtlich. Zwar kann man diese Standardtermine bei jedem Vorgang manuell löschen, doch lieber auf Standardtermine verzichten und wichtige Termine individuell direkt im Vorgang erzeugen. So beschränkt sich die tägliche Aufgabenliste auf das Wesentliche.
Unter <Termintext> erfassen Sie den Wiedervorlagetext (z. B. Unterlagenausgang an Kunden).
...
Beispiel:
Erfassen Sie als Text „Unterlagenausgabe an Kunden" ausgehend vom <Abreisedatum>, und zwar <-7> Tage. Wenn das Abreisedatum der 10.09. ist, erscheint in Ihrer Wiedervorlageliste am 03.09. der entsprechende Vorgang mit dem eingegebenen Wiedervorlagetext.
Termine können auch bestimmten Mitarbeitergruppen statt einer individuellen Person zugewiesen werden. Dies setzt jedoch voraus, dass den Mitarbeitern die entsprechende Gruppe zugewiesen wurde (siehe unter <Basisdaten - Mitarbeiter>).
So lassen sich gewisse Terminarten speziellen Abteilungen zuweisen. Damit erhalten alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung diesen Termin in ihre Wiedervorlageliste. Der Termin gilt dann als erledigt und verschwindet aus der Wiedervorlageliste, sobald einer der Mitarbeiter aus der Abteilung ihn als erledigt markiert oder löscht.
Die restlichen Felder regeln den SMS-Versand für den Termin (Zusatzmodul!). Dabei geben Sie über <Öffnen> den Dateipfad ein, der zu dem eigent lichen SMS-Text führt. Die anschließend erzeugten SMS-Termine stehen in der Wieder vorlageliste unter <Listen - Terminliste> und können von dort aus per SMS auf das Mobiltelefon des Kunden verschickt werden, wenn Sie die Mobilnummer des Kunden in seinem Kundenprofil gespeichert haben.
Bitte beachten Sie:
Als zuständiger Mitarbeiter muss für SMS-Termine immer der Mitarbeiter <SMS> eingetragen sein!_
In <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Global - Sonstige Optionen - URL-Adresse für den automatischen SMS-Versand / URL-Adresse für die Freischaltung des SMS-Versands> muss die korrekte URL eingetragen sein, die Sie bitte bei Bewotec erfragen.
Standardmäßige Zahlungsfälligkeiten
Zur Überwachung von Kundenzahlungen können Sie im unteren Fensterteil zwei Zahlungstermine einrichten. Jack errechnet automatisch anhand dieser Definitionen das Fälligkeits datum zu jedem Vorgang und trägt die fällige Zahlung ein. Zusätzlich können Sie zu jedem Vorgang individuelle statt der standardmäßigen Fälligkeiten einrichten.
Es gibt jeweils einen Termin für die Anzahlung und einen weiteren für die Restzahlung. Hier definieren Sie auch die Zeitabstände der drei Mahnstufen.
Unter <Kundenanzahlung> definieren Sie die Termine und Beträge der Anzahlung. Jack errechnet dann zu jedem Vorgang den hier eingegebenen Prozentsatz des Reisepreises und schlägt ihn als Anzahlungsbetrag vor. Oder Sie setzen einen festen Betrag als Anzahlungsbetrag fest. Sie können dennoch im Reisevorgang diesen Vorschlag mit einem individuellen Anzahlungsbetrag überschreiben.
Unter <Zeitraum> legen Sie den Bezugszeitpunkt der Termine fest: das Datum der Buchung, Abreise oder Rückkehr. Zur Berechnung der Anzahlung sollten Sie das Buchungsdatum verwenden.
Unter <Tage> geben Sie die Tage ein, anhand derer Jack den Termin berechnen soll. Dabei können Sie die Tage positiv (ab Datum) oder negativ (vom Datum zurück) angeben. Tragen Sie eine Null hier ein, ist die Zahlung sofort fällig.
Unter <Kundenrestzahlung> können Sie die Fälligkeit der Kundenrestzahlung definieren. Hier gilt das gleiche wie für den Anzahlungstermin. Jack errechnet den Restzahlungsbetrag aus dem Reise preis minus Anzahlungsbetrag auto matisch.
Für die Kundenrestzahlung sollten Sie unter <Zeitraum> das Abreisedatum wählen.
Unter <Rund> können Sie einstellen, dass Jack beim Anzahlungsbetrag immer nur auf ganze Zahlen auf- oder abrundet. Sie können ihn aber auch auf andere Beträge runden lassen, z. B. immer auf 10,- oder immer auf 50,-.
Möchten Sie, dass prinzipiell immer der gesamte Reisepreis sofort fällig ist, stellen Sie als Zeitraum <Buchung> ein und bei Tage <0>. (Allerdings dürfen Sie dann keinen Anzahlungsbetrag definieren!)
Planner
In het bovenste deel van het venster kunt u de verschillende reminders definiëren, die bij het opslaan van een reis automatisch bij iedere boeking in uw planner overzicht getoond worden. Deze reminders verschijnen op de vervaldag in de to-do-lijst van de gebruiker, die voor de afhandeling van de afspraak verantwoordelijk is.
Let er op, dat deze afspraken automatisch bij iedere boeking gemaakt wordt. Het is daarom niet aan te bevelen, in de parameters te veel reminders te definiëren, wat dat zou betekenen, dat deze herinneringen ook bij routine boekingen gemaakt worden.
Daardoor groeit de dagelijkse lijst en wordt deze onoverzichtelijk. Ondanks het feit dat men deze standaard afspraken bij iedere boeking handmatig kan verwijderen, is het beter om van standaard reminders af te zien en belangrijke afspraken individueel direct in de boeking maken. Hiermee verkleint u de dagelijkse lijst naar alleen de benodigde informatie.
Onder <Reminder tekst> legt u de herinneringstekst vast (bijv. Afhandeling na boeking).
Onder <Referentie> legt u de verschillende mogelijkehden van de herinnering vast, waarin de opgegeven referentie op de boekings-, terugreis- of vertrekdatum betrekking heeft.
Onder <Dagen> legt u het aantal dagen vast, die als basis dient voor het berekenen voor de herinnering. Daarbij kunt u de dagen positief (van datum) of negatiefn (tot datum).
In de parameters kan iedere herinnering aan een bepaalde gebruiker en / of gebruikersgroep toegewezen worden. Als een nieuw dossier opgesteld wordt, wordt als eerst de gebruiker / de gebruikersgroep in de herinnering ingegeven, die in de parameters ingesteld is. Is er geen speciale gebruiker vastgelegd, dan wordt de gebruiker in het aanmaken bij het dossier in de herinnering vastgelegd.
Bijvoorbeeld:
Voer de Tekst "Dossier uitgifte aan klant" uitgaande van <Vertrekdatum>, met <-7> dagen. Als de vertrekdatum 10-09 is, verschijnt in uw planneroverzicht op 03-09 de bijbehorende dossier met de ingegeven herinneringstekst.
Herinneringen kunnen ook aan bepaalde gebruikersgroepen in plaats van individuele personen toegewezen worden. Hierbij is belangrijk, dat de gebruikers aan een bepaalde groep zijn toegewezen (zie onder <Basisgegevens - Employe>.
Zo kunnen specifieke herinneringen aan speciale afdelingen toegewezen worden. Hiermee krijgen alle gebruikers van een bepaalde afdeling deze herinnering in hun planningsoverzicht te zien. De herinnering wordt krijgt pas de status voltooid en verdwijnt uit het herinneringsoverzicht, zodra een medewerker uit deze afdeling deze als voltooid markeert of verwijdert.
De overige velden regelen het per SMS versturen van een herinnering (uitbreidingsmodule!). Hierbij geeft u via <Openen> het bestandspad in, die naar de eigenlijkse SMS-Tekst verwijst. De vervolgens opgehaalde SMS-herinnering staat in de planningslijst onder <Lijsten - Planner> en kunnen van daaruit per SMS naar de mobiele telefoon van de klant verstuurd worden, indien u het mobiele nummer van de klant in het klantenprofiel opgeslagen heeft.
Let op:
Als bijbehorende gebruiker moet voor de SMS herinnering altijd de gebruiker <SMS> ingegeven worden!_
In <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Globaal - Overige opties - URL-Adres voor automatische SMS verzending / URL-Adres voor het activeren van de SMS-optie> moet de juiste URL ingegeven zijn, die u bij Bewotec kunt opvragen.
Standaard vervaldata
Voor het bewaken van de klantenbetalingen kunt in het onderste deel venster twee betalingstermijn inrichten. Jack berekend automatisch aan de hand van deze definities de vervaldatum bij iedere boeking en draagt de verschuldigde betaling in. Daarnaast kunt u bij iedere boeking individueel in plaats van de standaard vervaldata invoeren.
Zo is er een herinnering voor de aanbetaling en een volgende voor de restantbetaling. Hier definieert u ook de intervallen van de drie herinneringen.
Onder <Berekening aanbetaling> definieert u het aantal dagen en het bedrag van de aanbetaling. Jack berekent dan bij iedere boeking de hier opgegeven percentage van de prijs van het dossier en stelt u dit als aanbetalingsbedrag voor. Of u zet een vast bedrag als aanbetaling vast. U kunt altijd nog bij het maken van de boeking dit voorstel met een aangepast aanbetalingsbedrag overschrijven.
Onder <Referentie> legt u de referentie vast waarop de berekening betrekking heeft: de boekdatum of vertrekdatum. Voor het berekenen van de aanbetaling moet u de boekdatum gebruiken.
Onder <Dagen> geeft u de dagen in, welke aan de hand Jack de betaling berekenen zal. Daarbij kunt u de dagen positief (per datum) of negatief (van datum terug) ingeven.
Als u een nul hier invult, dan dient de betaling meteen te worden voldaan.
Onder <Berekening restantbetaling> kunt u de vervaldag van de restantbetaling definiëren. Hier geldt hetzelfde als voor de aanbetalingstermijn. Jack berekent automatisch het restantbedrag uit het totaal bedrag minus het aanbetalingsbedrag.
Voor het restantbedrag dient u onder <Referentie> de vertrekdatum te selecteren.
Onder <Afronden> kunt u instellen, dat Jack bij het aanbetalingsbedrag altijd op hele getallen afrond. U kunt hier echter ook op andere bedragen laten afronden, bijv. atlijd op 10,- of altijd op 50,-.
Mocht u uit principiële overweging altijd dat het complete bedrag ineens voldaan moet worden, stel dan de Referentie op <Boeking> in en bij dagen <0>. (Uiteraard dient u dan geen aanbetalingsregeling te definiëren!)
Als u principieel 20% van het totaal bedrag als aanbetaling verlangt, en de aanbetaling dient binnen 7 dagen te zijn voldaan, dan vult u in:
Wenn Sie prinzipiell 20% vom Reisepreis als Anzahlung verlangen, und die Anzahlung spätestens 7 Tage nach Buchung eingegangen sein soll, tragen Sie ein:
<%> 20
<Zeitraum>Buchung <Referentie>Boeking
<Tage> <Dagen>+7
Mit dieser Einstellung wird der Anzahlungsbetrag auf der Kundenrechnung nicht sofort bei Buchung, sondern erst 7 Tage nach Buchung fällig gesetzt. Mit sofortiger Fälligkeit (Buchung +0 Tage) ist der Kunde sofort unter Verzug gesetzt. Die Zahlungserinnerung kann ja dann dennoch erst nach 7 weiteren Tagen an den Kunden rausgehen.
Bitte beachten Sie zur Eingabe negativer Zahlungskonditionen: sobald als Bezugsdatum <Buchung> ausgewählt wurde, ist die Eingabe negativer Tage nicht mehr möglich. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.
Standardmäßige Mahnstufen
...
Beispiel:
Die Anzahlung des Kunden wird am 10.04. bei Ihnen fällig und sollte dann auch eingegangen sein. In <Tage> sind 10, 17, 21 Tage hinterlegt. Also hat der Kunde eine Nachfrist von 10 Tagen, um die Zahlung zu leisten. Ab dem 10. Tag nach Fälligkeitsdatum erkennt das Mahnwesen in Jack, dass dem Kunden jetzt die erste Mahnung geschickt werden sollte, und diese Mahnung fällt im Mahnwesen unter die Mahnstufe 1 (am 20.04.). Wird eine Mahnung gedruckt, und zahlt der Kunde weitere 7 Tage nicht oder nur einen zu geringen Teilbetrag, erkennt Jack automatisch, dass die Rechnung (oder ein Teilbetrag) noch offen ist und weist dem Vorgang nach Ausdruck der 2. Mahnung die Mahnstufe 2 zu. Das gleiche gilt für die 3. Mahnstufe, wenn der Kunde also trotz zweimaliger Mahnung nach weiteren 7 Tagen (also Tag 21 nach Fälligkeit) seine Zahlung nicht geleistet hatMet deze instelling wordt het aanbetalingsbedrag op de klantenfactuur niet meteen bij het boeken, maar pas na 7 dagen na boeking op vervallen gezet. Bij het ineens betalen bij boeking (Boeking \ +0 dagen) wordt de klant onder verzuim gezet. De betalingsherinnering kan pas na 7 volgende dagen aan de klant verstuurd worden.
Let op bij het ingeven van negatieve betalingscondities: zodra de referentie <Boeking> geselecteerd wordt, dan is de ingave van negatieve dagen niet meer mogelijk. Er zal dan een bijbehorende hint verschijnen.
Standaard Aanmaningen
Onder <Herinneringen in dagen> stelt u de drie mogelijke herinneringsdagen en de gewenste aanmaningskosten in, waarbij de openstaande posten automatisch bij het aanmanen doorlopen.
Bijvoorbeeld:
De aanbetaling van de klanten komen op 10-04 bij u te vervallen en zouden dan ook ontvangen moeten zijn. Bij <Dagen> zijn 10, 17, 21 dagen vastgelegd. Ook heeft de klant een uitstel van 10 dagen, om de betaling te voldoen. Vanaf de 10e dag na vervaldatum herkent het aanmanen in Jack, dat de klanten nu de eerste herinnering verstuurd moeten moeten, en deze herinnering valt in de aanmaningen onder de eerste herinneringsniveau (op 20-04). Wordt er een herinnering geprint, en betaalt de klant de volgende 7 dagen niet of alleen een klein deelbedrag, dan herkent Jack automatisch dat de rekening (of een deelbedrag) nog open staat en verhoogd de herinnering naar de tweede aanmaning. Hetzelfde geldt voor de derde herinnering, als de klant ondanks ze twee eerdere herinneringen na vervolgens weer 7 dagen (dus totaal 21 dagen te zijn vervallen) zijn betaling nog niet voldaan heeft.