<Bestand - Parameters - Boekingsparamters - Planner>

Planner
In het bovenste deel van het venster kunt u de verschillende reminders definiëren, die bij het opslaan van een reis automatisch bij iedere boeking in uw planner overzicht getoond worden. Deze reminders verschijnen op de vervaldag in de to-do-lijst van de gebruiker, die voor de afhandeling van de afspraak verantwoordelijk is.

Let er op, dat deze afspraken automatisch bij iedere boeking gemaakt wordt. Het is daarom niet aan te bevelen, in de parameters te veel reminders te definiëren, wat dat zou betekenen, dat deze herinneringen ook bij routine boekingen gemaakt worden.

Daardoor groeit de dagelijkse lijst en wordt deze onoverzichtelijk. Ondanks het feit dat men deze standaard afspraken bij iedere boeking handmatig kan verwijderen, is het beter om van standaard reminders af te zien en belangrijke afspraken individueel direct in de boeking maken. Hiermee verkleint u de dagelijkse lijst naar alleen de benodigde informatie.

Onder <Reminder tekst> legt u de herinneringstekst vast (bijv. Afhandeling na boeking).

Onder <Referentie> legt u de verschillende mogelijkehden van de herinnering vast, waarin de opgegeven referentie op de boekings-, terugreis- of vertrekdatum betrekking heeft.

Onder <Dagen> legt u het aantal dagen vast, die als basis dient voor het berekenen voor de herinnering. Daarbij kunt u de dagen positief (van datum) of negatiefn (tot datum).

In de parameters kan iedere herinnering aan een bepaalde gebruiker en / of gebruikersgroep toegewezen worden. Als een nieuw dossier opgesteld wordt, wordt als eerst de gebruiker / de gebruikersgroep in de herinnering ingegeven, die in de parameters ingesteld is. Is er geen speciale gebruiker vastgelegd, dan wordt de gebruiker in het aanmaken bij het dossier in de herinnering vastgelegd.

Bijvoorbeeld:
Voer de Tekst "Dossier uitgifte aan klant" uitgaande van <Vertrekdatum>, met <-7> dagen. Als de vertrekdatum 10-09 is, verschijnt in uw planneroverzicht op 03-09 de bijbehorende dossier met de ingegeven herinneringstekst.

Herinneringen kunnen ook aan bepaalde gebruikersgroepen in plaats van individuele personen toegewezen worden. Hierbij is belangrijk, dat de gebruikers aan een bepaalde groep zijn toegewezen (zie onder <Basisgegevens - Employe>.

Zo kunnen specifieke herinneringen aan speciale afdelingen toegewezen worden. Hiermee krijgen alle gebruikers van een bepaalde afdeling deze herinnering in hun planningsoverzicht te zien. De herinnering wordt krijgt pas de status voltooid en verdwijnt uit het herinneringsoverzicht, zodra een medewerker uit deze afdeling deze als voltooid markeert of verwijdert.

De overige velden regelen het per SMS versturen van een herinnering (uitbreidingsmodule!). Hierbij geeft u via <Openen> het bestandspad in, die naar de eigenlijkse SMS-Tekst verwijst. De vervolgens opgehaalde SMS-herinnering staat in de planningslijst onder <Lijsten - Planner> en kunnen van daaruit per SMS naar de mobiele telefoon van de klant verstuurd worden, indien u het mobiele nummer van de klant in het klantenprofiel opgeslagen heeft.

Let op:
Als bijbehorende gebruiker moet voor de SMS herinnering altijd de gebruiker <SMS> ingegeven worden!_
In <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Globaal - Overige opties - URL-Adres voor automatische SMS verzending / URL-Adres voor het activeren van de SMS-optie> moet de juiste URL ingegeven zijn, die u bij Bewotec kunt opvragen.

Standaard vervaldata

Voor het bewaken van de klantenbetalingen kunt in het onderste deel venster twee betalingstermijn inrichten. Jack berekend automatisch aan de hand van deze definities de vervaldatum bij iedere boeking en draagt de verschuldigde betaling in. Daarnaast kunt u bij iedere boeking individueel in plaats van de standaard vervaldata invoeren.
Zo is er een herinnering voor de aanbetaling en een volgende voor de restantbetaling. Hier definieert u ook de intervallen van de drie herinneringen.

Onder <Berekening aanbetaling> definieert u het aantal dagen en het bedrag van de aanbetaling. Jack berekent dan bij iedere boeking de hier opgegeven percentage van de prijs van het dossier en stelt u dit als aanbetalingsbedrag voor. Of u zet een vast bedrag als aanbetaling vast. U kunt altijd nog bij het maken van de boeking dit voorstel met een aangepast aanbetalingsbedrag overschrijven.

Onder <Referentie> legt u de referentie vast waarop de berekening betrekking heeft: de boekdatum of vertrekdatum. Voor het berekenen van de aanbetaling moet u de boekdatum gebruiken.

Onder <Dagen> geeft u de dagen in, welke aan de hand Jack de betaling berekenen zal. Daarbij kunt u de dagen positief (per datum) of negatief (van datum terug) ingeven.
Als u een nul hier invult, dan dient de betaling meteen te worden voldaan.

Onder <Berekening restantbetaling> kunt u de vervaldag van de restantbetaling definiëren. Hier geldt hetzelfde als voor de aanbetalingstermijn. Jack berekent automatisch het restantbedrag uit het totaal bedrag minus het aanbetalingsbedrag.

Voor het restantbedrag dient u onder <Referentie> de vertrekdatum te selecteren.

Onder <Afronden> kunt u instellen, dat Jack bij het aanbetalingsbedrag altijd op hele getallen afrond. U kunt hier echter ook op andere bedragen laten afronden, bijv. atlijd op 10,- of altijd op 50,-.

Mocht u uit principiële overweging altijd dat het complete bedrag ineens voldaan moet worden, stel dan de Referentie op <Boeking> in en bij dagen <0>. (Uiteraard dient u dan geen aanbetalingsregeling te definiëren!)
Als u principieel 20% van het totaal bedrag als aanbetaling verlangt, en de aanbetaling dient binnen 7 dagen te zijn voldaan, dan vult u in:
Wenn Sie prinzipiell 20% vom Reisepreis als Anzahlung verlangen, und die Anzahlung spätestens 7 Tage nach Buchung eingegangen sein soll, tragen Sie ein:
<%> 20
<Referentie>Boeking
<Dagen>+7
Met deze instelling wordt het aanbetalingsbedrag op de klantenfactuur niet meteen bij het boeken, maar pas na 7 dagen na boeking op vervallen gezet. Bij het ineens betalen bij boeking (Boeking \ +0 dagen) wordt de klant onder verzuim gezet. De betalingsherinnering kan pas na 7 volgende dagen aan de klant verstuurd worden.

Let op bij het ingeven van negatieve betalingscondities: zodra de referentie <Boeking> geselecteerd wordt, dan is de ingave van negatieve dagen niet meer mogelijk. Er zal dan een bijbehorende hint verschijnen.

Standaard Aanmaningen

Onder <Herinneringen in dagen> stelt u de drie mogelijke herinneringsdagen en de gewenste aanmaningskosten in, waarbij de openstaande posten automatisch bij het aanmanen doorlopen.

Bijvoorbeeld:
De aanbetaling van de klanten komen op 10-04 bij u te vervallen en zouden dan ook ontvangen moeten zijn. Bij <Dagen> zijn 10, 17, 21 dagen vastgelegd. Ook heeft de klant een uitstel van 10 dagen, om de betaling te voldoen. Vanaf de 10e dag na vervaldatum herkent het aanmanen in Jack, dat de klanten nu de eerste herinnering verstuurd moeten moeten, en deze herinnering valt in de aanmaningen onder de eerste herinneringsniveau (op 20-04). Wordt er een herinnering geprint, en betaalt de klant de volgende 7 dagen niet of alleen een klein deelbedrag, dan herkent Jack automatisch dat de rekening (of een deelbedrag) nog open staat en verhoogd de herinnering naar de tweede aanmaning. Hetzelfde geldt voor de derde herinnering, als de klant ondanks ze twee eerdere herinneringen na vervolgens weer 7 dagen (dus totaal 21 dagen te zijn vervallen) zijn betaling nog niet voldaan heeft.