Zahlungsprozesse SEPA/CAMT
Inhalt
Technische Anpassung SEPA Export
Der bekannte SEPA Export Dialog wurde um die Option „SEPA XML-Datei und Avis erstellen – keine Verbuchung“ erweitert.
Bei Auswahl der neuen Option werden die fälligen Zahlungsinformationen zum eingegrenzten Zeitraum exportiert und die Avise („Begleitschreiben“) automatisch zum passenden Export ausgestellt.
Beim Export erfolgt keine Verbuchung der Zahlung in DaVinci.
Wenn das Flag „Dateien nicht erneut exportieren“ aktiviert ist, wird sich lediglich datenbankseitig gemerkt, dass der Export des betrachteten Betrags bereits erfolgte.
(Tabelle: SEPA_EXPORT_DETAILS)
Dies hat zur Folge, dass bereits exportierte Zahlungen in der gleichen Höhe nicht erneut exportiert werden.
Bei Preisänderungen der Buchung wird die Differenzzahlung (+/-) erneut im SEPA Export berücksichtigt.
Technische Anpassung der Zuordnungslogik SEPA Export / CAMT Import
In Version 1094 wurde eine neue Zuordnungslogik von SEPA zu CAMT-Files implementiert.
Das Matching erfolgt anhand des Verwendungszwecks, der automatisch beim SEPA Export gesetzt wird. Dieser ist bestehend aus zehn Zeichen für die Kundennummer und weitere zehn für die Vorgangsnummer.
Folgend ist ein SEPA-Export Ausschnitt abgebildet.
In diesem Beispiel wäre die Kundennummer 0010000767 und der Vorgang 0000010761.
<RmtInf>
<Ustrd>0000000000100007670010761000</Ustrd>
</RmtInf>
Im CAMT Import wird dieselbe Angabe von der Bank zurückgespiegelt.
Somit ist eine eindeutige Zuordnung von eingegangenen Zahlungen zu DaVinci Buchungen möglich.
Wenn das System die eindeutige Zuordnung vornehmen konnte, wird automatisch die Verbuchung der Zahlung in DaVinci vorgenommen.
Eindeutig bedeutet, dass sowohl die Kundennummer als auch die Vorgangsnummer in der vorliegenden Kombination gefunden wird, sowie der fällige Betrag aus dem Vorgang mit dem eingegangenen Betrag im CAMT File übereinstimmen.
Zahlungseinträge, die nicht automatisch zugeordnet wurden, können manuell vom User nachbearbeitet werden.
Einrichtung Scheduler
Die Einrichtung der Automatisierung (des „Schedulers“) wird von Bewotec im Hosting vorgenommen.
Beim SEPA Export werden alle offenen Zahlungen aus der Vergangenheit bis zum tagesaktuellen Datum exportiert.
Zudem ist konfigurierbar, welches FiBu-Konto und Erweiterung des Verwendungszwecks exportiert werden soll.
Der Scheduler kann die Ausführung der Schnittstelle in einem gewünschten Intervall, zum Beispiel täglich, antriggern.
Das CAMT File wird vom Veranstalter bzw. der Bank in einen definierten Ordner gelegt.
Aus diesem Ordner wird täglich das aktuelle CAMT File zur DaVinci Verarbeitung eingelesen.
Die zeitliche Steuerung des Einlesens kann über einen weiteren Scheduler eingerichtet werden.
Nach erfolgter Verarbeitung wird das File in den Archiv-Order verschoben.
Handling im Daily Business
Automatismus
Durch den Scheduler wird täglich der SEPA Export angestoßen.
Zusätzlich zu den SEPA-Exportdateien werden die Begleitschreiben in der gleichen Anzahl passend zum SEPA Export generiert.
Sofern ein CAMT File im definierten Import-Order abgelegt wurde, wird dies ebenfalls automatisch eingelesen und anschließend in den Archiv-Order verschoben.
Für diesen automatisierten Prozess besteht keine Notwendigkeit zum manuellen Eingriff des DaVinci Users.
Es bedarf jedoch eines manuellen Eingriffes in folgenden Fällen:
Der SEPA-Export konnte aufgrund eines Fehlers nicht ordnungsgemäß generiert werden.
Die Einträge des CAMT-Imports konnten nicht vollständig zu DaVinci Buchungen zugeordnet werden.
Der DaVinci User kann sich alle erfolgreichen und fehlgeschlagenen Transaktionen über die neue Anwenderoberfläche aufrufen.
Anwenderoberfläche
Die neue Anwenderoberfläche bietet dem DaVinci User eine vollständige Übersicht über den Lastschriftzahlungsprozess.
Die neue Oberfläche ist über Buchhaltung – Kundenzahlung – SEPA Zahlungsschnittstelle einsehbar.
Der User kann in der Anwenderoberfläche eigenständig filtern, welche Einträge von Relevanz sind und somit in der Ergebnisliste angezeigt werden.
Auf folgenden Screenshot ist die neue Anwenderoberfläche in Bezug auf den „CAMT Import“ abgebildet.
Auf dieser Liste werden die importierten Einträge aus CAMT Files zur Anzeige gebracht.
Im CAMT Import Reiter kann der User nach unterschiedlichen Status filtern:
„Abgeschlossen“:
Zahlungseinträge, die im CAMT File enthalten waren und vom User manuell als „abgeschlossen“, sozusagen erledigt, markiert wurden.
„Betrag ungleich“
Zahlungseinträge, dessen ausgewiesener Wert im CAMT File nicht dem fälligen Betrag in DaVinci entspricht.
„Nicht zugewiesen“
Der angegebene Verwendungszweck im CAMT File entspricht keiner DaVinci Vorgangs- und Kundennummern Kombination
„Verbucht“
Der Zahlungseintrag aus dem CAMT File wurde einer Buchung zugewiesen und anschließend verbucht.
„Zugewiesen“
Der Eintrag aus dem CAMT File wurde manuell einem Vorgang zugewiesen.
Der Betrag wurde noch nicht verbucht.
Zusätzlich gibt es das Flag "Ausgeglichene Zahlungen ausblenden":
Dieser Filter vergleicht die tatsächlich offenen Beträge im Vorgang mit dem, was schon gezahlt worden ist. Stimmen die Beträge, also ist der Vorgang genau ausgeglichen, so wird der zum Vorgang gehörende Importsatz nicht mehr angezeigt.
Somit kann die Ergebnisliste so gefiltert werden, dass lediglich Einträge zur manuellen Nacharbeit gelistet werden.
Zusätzlich kann über einen bestimmten Zeitraum (des Imports) sowie Name und Kundennummer gefiltert werden.
Im Reiter „SEPA Export“ wird der Fokus auf exportierte Zahlungen gelegt.
Alle Einträge, die über die SEPA-Schnittstelle innerhalb einer SEPA-XML Datei exportiert wurden bzw. dafür vorgesehen waren, werden in diesem Dialog gelistet.
Für den User ist es in diesem Dialog möglich nach dem Valutadatum sowie nach einer dedizierten Kunden- oder Vorgangsnummer zu filtern.
Zudem kann der User nach unterschiedlichen Status filtern:
„Bankdaten unvollständig“:
Fehlgeschlagener SEPA-Zahlungsexport, wenn notwendige Informationen fehlen,
beispielsweise, wenn die IBAN nicht erfasst wurde.
„Exportiert“
Fällige Zahlungen, die erfolgreich exportiert wurden.
„Fehler“
Undefinierter Fehler, wodurch der SEPA Export, fehlgeschlagen ist.
Zahlungen, die als SEPA-Eintrag exportiert, jedoch bereits über den CAMT Import(dialog) zu einer Zahlung zugewiesen wurden, können über die Anwenderoberfläche ausgeblendet werden.
Das Flag „Bereits importierte Zahlungen ausblenden“ ist zur besseren Darstellung violett markiert und bezieht sich auf die Spalten „Import Datum“ und „Import Status“.
Das Ausblenden erfolgt unabhängig davon, ob die exportierte Zahlung ausgeglichen oder lediglich zugewiesen bzw. auf „Abgeschlossen“ gesetzt wurde.
Entsprechend kann die Ergebnisliste so gefiltert werden, dass ausschließlich exportierte, offene Zahlungen angezeigt werden, die noch nicht über die CAMT Oberfläche bearbeitet wurden.
SEPA: Manuelle Bearbeitung von Fehlern
Es wird ein Fehlereintrag auf der Anwenderoberfläche auflaufen, wenn der SEPA Export, beispielweise wegen fehlender Bankdaten nicht erstellt werden konnte.
Der Fehler hat keine weitere Relevanz mehr, wenn bereits eine manuelle Nacharbeit erfolgte. (Zum Beispiel durch das Nachtragen der Zahlungsinformationen oder das Ausgleichen der offenen Zahlung über eine andere Zahlungsmethode.)
Der User kann über das Kontextmenü den gewünschten Eintragsstatus auf „abgeschlossen“ setzen, indem „Status setzen“ ausgewählt wird.
CAMT: Manuelle Bearbeitung des Status “nicht zugewiesen”
In dem folgendem Fallbeispiel ist der Verwendungszweck nicht in der, für den Automatismus, notwendigen Form. („VG-Nr.: 12859“ anstelle von „0000000000100028840000012859“)
Aufgrund dessen kann das System die Zahlung nicht automatisch zuweisen.
Der DaVinci User muss über das Kontextmenü manuell die gewünschte Zuweisung treffen.
Anschließend öffnet sich die Vorgangssuche, über die der Vorgang gesucht werden kann.
Die Auswahl einer Vorgangsnummer wirkt sich automatisch auf den Status aus, der sich im Folgenden auf „zugewiesen“ oder „Betrag ungleich“ verändert.
(Zu beachten: Bei Filterung auf bestimmte Status wird der Eintrag wohlmöglich von der Anwenderoberfläche ausgeblendet.)
CAMT: Manuelle Bearbeitung des Status “Betrag ungleich“
Wenn der Betrag aus dem CAMT File nicht mit dem offenen Betrag aus DaVinci übereinstimmt, ist keine automatisierte Verarbeitung möglich.
In diesem Fall kann der User die Zahlung bei Bedarf manuell über den Kundenzahlungsdialog verbuchen.
Erfolgt eine manuelle Verbuchung über den Kundenzahlungsdialog, so ist diese losgelöst vom CAMT File zu betrachten.
Es erfolgt keine Spiegelung in die Anwenderoberfläche.
Der User kann zudem oder stattdessen den Eintrag der Anwenderoberfläche auf „abgeschlossen“ setzen.
Dies ist über das Kontextmenü unter „Status setzen“ möglich.
Einen manuellen Status vergibt man nur, wenn der Importsatz nicht weiterbearbeitet werden soll.
Dies ist auch in dem Fall möglich, wenn eine Zahlung nicht ausgeglichen wurde.
Wurde der Status auf „abgeschlossen“ gesetzt, kann er vom User durch das Betätigen des Kontextmenüs „Status setzen“ wieder geöffnet werden.
Das heißt, der Eintrag wird in den vorangegangenen Status zurückgesetzt.