Sammelrechnung

 

Inhaltsverzeichnis

1 Inhaltsverzeichnis
2 Einleitung
3 Funktionalität
3.1 Leistungstemplate
3.2 Preistemplate
3.3 Anwendungsgrundlagen

Einleitung

Es sollen unterschiedliche Vorgänge für einen Rechnungsempfänger, welche noch nicht fakturiert wurden, auf einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Dabei kann es sich um die unterschiedlichsten Belegarten wie Rechnungen, Gutschriften oder Provisionsgutschriften handeln.

Funktionalität

Leistungstemplate

In DaVinci wird ein Leistungstemplate für eine sogenannte Abschlagszahlungsleistung erzeugt, dieses Leistungstemplate kann in einen NT (Nicht touristischen) Vorgang eingefügt werden. Enthält ein Vorgang eine solche Abschlagszahlung kann er prinzipiell als Sammelrechnungsvorgang verwendet werden.
In dem Leistungstemplate wird ebenfalls definiert ob es sich um eine Abschlagszahlung an einen Kunden, eine Agentur oder einen Werbeträger handelt. Diese Einstellung wird benötigt um später in der Vorgangssuche nur die entsprechenden Buchungen anzuzeigen.

Abb. Leistungstemplate Abschlagszahlung
Die Leistung erhält ein Flag, dass es sich um eine Abschlagszahlung handelt, damit erhält auch der Vorgang ein Flag, dass es sich um einen Sammelrechnungsvorgang handelt (dies wird allerdings erst gesetzt, wenn Buchungen eingefügt wurden). Diese Flags werden direkt in den Leistungsdetails bzw. in den Buchungseigenschaften angezeigt, können aber nicht manuell geändert werden.
Ein NT-Vorgang kann per Definition nicht mehr als eine Abschlagszahlungsleistung beinhalten. Diese kann in keinem Fall mehr gelöscht werden, nachdem der NT-Vorgang einmal zu einer Sammelrechnung wurde.
Für die automatische Erstellung der Gegenbuchung bei Zuordnung von Vorgängen zu einer Sammelrechnung müssen ebenfalls Leistungstemplates hinterlegt werden, die dann in den Anwendungsgrundlagen ausgewählt werden können.

Abb. Leistungstemplate für Gegenbuchung

Preistemplate

Dem Leistungstemplate Abschlagszahlung Agentur muss noch ein entsprechendes Preistemplate zugeordnet werden, welches die Preiszeilen in einem NT-Vorgang vorbelegt. Das Beispiel beinhaltet keine Konten- oder Kostenarteninformationen, diese können aber im Preistemplate hinzugefügt werden.

Abb. Preistemplate Abschlagszahlung
Für die automatische Erstellung der Gegenbuchung bei Zuordnung von Vorgängen zu einer Sammelrechnung müssen ebenfalls Preistemplates hinterlegt werden, die dann in den Anwendungsgrundlagen ausgewählt werden können.






Abb. Preistemplate für Gegenbuchung

Anwendungsgrundlagen

Unter DaVinci/Buchungsserver/Sammelrechung in den Anwendungsgrundlagen können die Leistungs- und Preistemplates sowie bestimmte Standardwerte für den Buchungsprozess hinterlegt werden.


Abb.

Bereich 1: Zuordnung der Templates für den NT-Vorgang und die Gegenbuchungen.
Bereich 2: Standardwerte für die Anzahl, für die Anrede und den Gruppennamen in Genesis.

Sammelrechnungseinstellungen in der Adresse

Um Vorgänge ermitteln zu können welche prinzipiell in einen Sammelrechnungsvorgang übernommen werden können wird das Flag „Sammelrechnung" in den Kundendaten ausgewertet. Da es möglich sein muss Sammelrechnungen nach Kostenträger zu erstellen muss im Vorgang je ein Flag für den Kunden, die Agentur und den Werbeträger hinterlegt werden.
Die Flags in der Buchung werden automatisch mit den Einstellungen am jeweiligen Kostenträger vorbelegt.


Abb. Stammdaten der Adresse

Dieses Flag wird durch eine Aktion „BA" in die Details der Buchung übernommen wo es angezeigt wird und auch manuell übersteuert werden kann.
Damit eine manuelle Übersteuerung möglich ist ein neues Flag „Manuell" aufgenommen worden, damit der Buchungsprozess erkennt, dass der Anwender gewollt diese Standard-Einstellung angepasst hat. In diesem Fall wird das Flag durch die nächste „BA" nicht mehr mit dem Default-Wert belegt.

Die einzelnen Flags wirken sich auf die Belegtypen wie folgt aus:

• Sammelrechnung Agentur: Belege vom Typ Nettorechnung und Provisionsgutschrift werden unterdrückt
• Sammelrechnung Kunde: Belege vom Typ Bruttorechnung werden unterdrückt
• Sammelrechnung Werbeträger: Derzeit keine Auswirkung

Anstelle der somit unterdrückten Belege kann lediglich ein Lieferschein über DaVinci erstellt werden. Lieferscheine verwenden hiefür eigene, von Rechnungen unabhängige, Nummerkreise.
Es ist nicht notwendig unterschiedliche Lieferscheintypen für Kunden, Agenturen und Werbeträger zu generieren.
Die eigentliche Rechnung wird erst durch den Sammelrechnungsvorgang erzeugt. Hier kann sowohl eine Sammelprovisionsgutschrift (bei Direktinkassobuchungen), eine Sammelrechnung Netto bzw. Brutto je nach Inkassoart erzeugt werden.

Abb. Nummernkreise in den AWGL

Abb. Rechnungsdruck ohne Sammelrechungskennzeichen

Abb. Rechungsdruck mit Sammelrechungskennzeichen für Agentur und Kunde

Sammelrechnung-Suchdialog

Nachdem ein Vorgang mit einer Abschlagszahlungsleistung versehen wurden (siehe 1.1) kann über das Genesis Kontextmenü ein Suchdialog geöffnet werden. Hier ist ein neuer Menüeintrag „Sammelrechnungssuche" zu finden welches nur im Fall eines solchen Vorgangs aktiviert ist.
Abb. Kontextmenü Genesis
Wird der Menüpunkt Sammelrechnung angewählt erscheint ein Eingrenzungsdialog zur Vorgangssuche, welcher folgende Selektionskriterien enthält:

• Kundennummer
• Agenturnummer (Hierarchie berücksichtigen)
• Werbeträgernummer
• Belegart (Checkboxen für Brutto- und Nettorechnungen sowie Provisionsgutschriften) Sinn?
• Auftragsnummer
• Buchungsnummer
• Buchungscode
• Abreisezeitraum
• Buchungszeitraum
• Lieferschein (Flag noch nicht gedruckt, bereits gedruckt oder alle)

In den Anwendungsgrundlagen kann ein Faktor definiert werden wie viele Vorgänge mit wie vielen Leistungen maximal in einen NT-Vorgang eingefügt werden können, dies ist zum einen aus Gründen der Übersichtlichkeit sinnvoll als auch aus Gründen der Buchbarkeit. Sollte ein Vorgang zu viele Daten enthalten wird dieser nur noch schwer handelbar.
Da ein Vorgang einer Leistungszeile und eine Leistung (gruppiert nach MwSt.) einer Preiszeile im NT-Vorgang entspricht muss durch diese Einstellung gewährleistet werden das „noch buchbare" Vorgänge entstehen.
Vorgänge ohne gedruckten Lieferschein werden in der Liste besonders hervorgehoben bzw. durch eine Markierung gesondert ausgewiesen damit für diese noch Lieferscheine erstellt werden können. Prinzipiell ist eine Liste solcher Vorgänge auch durch die entsprechenden Selektionskriterien verfügbar.
In der Vorgangsliste werden ausschließlich Vorgänge aufgelistet die in der aktuellen Version noch auf keinen anderen NT-Vorgang gebucht wurden (dies sollte aus Sicherheitsgründen auch durch einen Trigger nochmals geprüft werden, bei einem Verstoß folgt dann eine Datenbank-Fehlermeldung) und deren entsprechendes Sammelrechnungskennzeichen (Kunde, Agentur oder Werbeträger) mit der Definition im NT-Vorgang (aus dem Leistungstemplate, siehe 1.1) übereinstimmt.
Der neue Dialog sollte sich am bestehenden Batchdialog orientieren

Es werden somit 3 Flags pro Vorgang benötigt die Auskunft darüber geben ob die Kundenrelevanten Preise, die Agenturpreise bzw. die Werbeträgerpreise bereits einem entsprechenden NT-Vorgang zugewiesen wurden,
Damit der Sammelrechnungsvorgang in Summe auf 0 gebracht wird werden alle Preise bei Buchungsabschluss, entsprechend des Sammelrechnungstyps, durch negative Preiszeilen in einer neuen Leistung ausgeglichen. Die Steuer sowie die Provision muss hierbei getrennt gegen gebucht werden und bekommen somit jeweils eine eigene Preiszeile.
Die Kundenzahlungen werden somit gegen den NT-Vorgang gebucht und nicht gegen die einzelne Sammelrechnungsvorgänge, welche ohnehin durch die negative Preiszeilen auf 0 stehen.

Erstellen des NT-Vorgangs

Alle in dem Suchdialog ausgewählten Leistungen werden durch Bestätigung in den NT-Vorgang übernommen. Ein Vorgang aus dem Suchdialog wird dabei in eine Leistung und eine Leistung dieses Vorgangs in eine Preiszeile (gruppiert nach MwSt.) dieser Leistung umgewandelt. Sowohl die Leistungen als auch die Preiszeilen sind dabei in jedem Fall nicht änderbar und werden dem Anwender als Read-Only dargestellt. Die Informationen der Leistungen und Preise werden automatisch durch eine Genesis-Anfrage nach der Bestätigung des Suchdialogs erzeugt.
Durch eine Umbuchung des NT-Vorgangs wird nur die Sammelrechnung/Sammelprovisionsgutschrift gutgeschrieben, durch eine Umbuchung der einzelnen Sammelrechnungsvorgänge nur der entsprechende Lieferschein (Kombibeleg berücksichtigen).
Fallbeispiele

Technische Anpassungen

VORGANGSKOPF:

• IST_ABSCHLAGSZAHLUNG: Ist Abschlagszahlungs-NT-Vorgang
• IST_SAMMELRECHNUNG: Ist Sammelrechnungs-NT-Vorgang
• SUM_INV_TYPE: Ist NT-Vorgang für Kunde, Agentur oder Werbeträger
• SUM_INV_KUND_VORGANG_ID: ID des NT-Vorgangs der Kundenpreise
• SUM_INV_AGENTUR_VORGANG_ID: ID des NT-Vorgangs der Agenturpreise
• SUM_INV_WERBETRAGER_VORGANG_ID: ID des NT-Vorgangs der Werbeträgerpreise

LEISTUNGSOPF:

• SUM_INV_VORGANG_ID: ID des Vorgangs der Sammelrechnung
• SUM_INV_VORGANG: Vorgangsnummer des Vorgangs der Sammelrechnung
• SUM_INV_VORGANG_SEQUENZ: Sequenz des Vorgangs der Sammelrechnung
• ABSCHLAGSZAHLUNG: Ist Abschlagszahlung

Das Feld Dokumentennummer sollte die Lieferscheinnummer beinhalten.
LEISTUNGSPREISE:

• SUM_INV_LEIST_ID: ID der Leistung der Sammelrechnung

Es wird pro Buchung nur ein Teilnehmer in den NT-Vorgang übernommen. Dieser wird als Gruppe deklariert und verweist über eine Referenztabelle (ähnlich der BUCHCODE_TEIL_ZUORD) auf die eigentlichen Teilnehmerdaten, damit diese für Reports etc. verfügbar sind.
Leistungs- und Preisdaten die nicht aufgrund der Daten des Sammelrechnungsvorgangs ermittelt werden können müssen separat definiert werden. Diese Default-Daten (sowohl für die Leistung als auch für die Preise) kommen aus einem Template welches in den AWGL für die Sammelrechnung definiert sein muss.
Es dürfen nur Vorgänge mit gleichem Sammelrechnungsflag (Kunde, Agentur und Werbeträger) zusammengefasst werden.
Die Abschlagsleistung soll zu 100% Anzahlung belastet werden. Von den manuell hinzugefügten Vorgängen wird lediglich die Anzahlung addiert, die Restzahlung ergibt sich dann automatisch. Für die Termine wird ein neuer Eintragstyp in den Anwendungsgrundlagen->Zahlungsziele hinterlegt.
Frage: Was genau soll passieren wenn sich eine Buchung, die bereits auf einer Sammelrechnung eingefügt wurde, ändert? Ist dies überhaupt erlaubt? Im Prinzip müsste doch die Leistung des NT-Vorgangs, welche die Buchung repräsentiert, zumindest storniert werden.