BBE - Export Gfk Travelscan

Export GfK Travelscan

Deze handleiding omschrijft de module met betrekking tot de koppeling van Jack Plus naar GfK.

Om de gegevens vanuit Jack Plus naar GfK te kunnen exporteren dient deze module aangeschaft en in uw licentiebestand geactiveerd te zijn.

Instellingen binnen Jack Plus:
Voordat u daadwerkelijk kunt gaan exporteren dienen er in Jack een aantal gegevens ingevoerd te worden.

Naast het exporteren van de boekingen heeft GfK ook (éénmalig en bij eventuele wijzigingen) de basisgegevens nodig van het reisbureau daar deze per kantoor en per softwareprogramma kunnen verschillen. Het betreft hierbij de volgende basisgegevens:

• Reistype
• Bestemming
• Vervoermiddel
• Luchtvaartmaatschappij
• Luchthavens
• Touroperator
en
• Servicetype

De servicetypen zijn voor alle Jack Plus gebruikers gelijk:

De overige basisgegevens kunnen eenvoudig vanuit Jack Plus geëxporteerd worden. Ga hiervoor in Jack Plus eerst naar <Bestand> en <Definieer formulieren>. Hier kunnen achtereenvolgens de volgende printbestanden toegevoegd worden.

Bij basisgegevens bestemming de _BAZI:

(de omschrijving is uiteraard een voorbeeld, u kunt hier uw eigen tekst ingeven). Vergeet u bij het toevoegen niet op de button ‘Voeg toe’ te klikken.

Dit dient u ook uit te voeren voor de volgende formulieren:

Basisgegevens accommodatietypen, de _BAUNTER:

Basisgegevens luchthavens de _BA3C:

Basisgegevens luchtvaartmy, de _BAAI:

Basisgegevens reistype, de _BARA:

Basisgegevens touroperator, de _BAVA:

en bij vervoerstype, de _BABE:

Uiteraard dient u in Jack Plus te beschikken over deze printbestanden. Bij de module van de GfK zult u naast deze handleiding tevens een zipbestand ontvangen met de benodigde printbestanden. Dit zipbestand kunt u opslaan en unzippen in de AD directory van Jack Plus.

Vervolgens kunt u via de desbetreffende basisgegevens in Jack Plus kiezen voor de button <Printen> waarna een keuze menu verschijnt welke print u wilt uitvoeren. Bijvoorbeeld bij de basisgegevens bestemming krijgt u deze keuze (dit is een voorbeeld, het kan zijn dat u meerdere keuzes of een andere omschrijving ziet):

Hier kiest u voor de regel met de export. Daarna wordt het exportbestand aangemaakt in de \EI directory van Jack:

Zo wordt voor elke bestand een apart exportbestand aangemaakt. Deze dienen
allen, bijvoorbeeld via de mail, verstuurd te worden naar GfK.

Tevens dient u uw ANVR nummer in te geven via <Bestand>, <Parameters> en <Boekingsparameters>.

Indien u werkt met meerdere kantoren en 1 Jack Plus versie (bijvoorbeeld bij kostenplaatsen) dan dient u het volgende in te stellen.

Omdat in het geval van meerdere kostenplaatsen slechts één ANVR nummer bekend is dient er een onderscheid ingegeven te worden voor de export naar GfK.

Hiervoor kunt u de volgende instellingen ingeven in de Jack.ini. Dit bestand vindt u in de rootmap van Jack Plus. Als u dit bestand opent kunt u hierin het volgende ingeven (de plaats is niet van belang):

GfKKostenstellen
111=AAAA
222=BBBB
333=CCCC

Hierbij staan de cijfers voor de kostenplaats en de letters voor het ANVR nummer.
Aan de hand van deze combinatie kan het programma de boeking exporteren naar GfK met het juiste ANVR nummer.

Export naar GfK:

Voor het exporteren van de gegevens naar GfK kunt u de volgende stappen uitvoeren: <Bestand>, <Bestanden>, <Export> en <Export GfK Travelscan>

In het scherm dat daarop volgt kunt u de exportdirectory selecteren waar de gegevens vanuit Jack Plus geplaatst moeten worden. Tevens geeft u hier de mutatiedatum in en kunt u daaronder aangeven of dat u alle boekingen uit die periode wilt exporteren of alleen de laatst ingevoerde/gewijzigde:

Bij het klikken op de button ‘Export’ wordt het bestand aangemaakt in de \EI directory van Jack Plus. Dit ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Het bestand ‘GfK_20110609155618.txt’ is opgebouwd uit yyyy mm dd uu mm ss
(jaar, maand, dag, uur, minuten en seconden). Op deze manier is elk exportbestand uniek en kunt u t.a.t. bestanden terugvinden.

Deze txt bestanden dient u handmatig, bijvoorbeeld via E-mail, naar GfK te verzenden. Dit kunt u eenvoudig doen door met uw rechtermuisknop op het bestand te klikken en te kiezen voor ‘Kopiëren naar’ en ‘E-mail geadresseerde’:

//
//

Automatische export naar GfK:
Indien u beschikt over de module ‘Actie planner’, dan kunt u de export naar GfK automatisch starten vanuit Jack Plus.

Hiervoor dient u eerst de instellingen in te geven in de applicatieparameters. Deze kunt u starten door achtereenvolgens te kiezen voor <Bestand>, <Parameters> en <Applicatieparameters>. Hier kiest u voor ‘Import/Export’ en GfK Travelscan:

Bij de exportdirectory geeft u de directory in waar de bestanden geplaatst moeten worden. Middels de button kunt u deze directory ook selecteren.

Bij ‘Betaaldatum van’ en ‘Betaaldatum tot’ geeft u de datum in waarop de export betrekking heeft. Bijvoorbeeld over het gehele jaar of vanaf 01.01.2001 tot en met einde van dit jaar.

De entry ‘Alleen nieuwe boekingen exporteren’ vinkt u bij voorkeur aan zodat alleen de nieuwe of gewijzigde mutaties geëxporteerd zullen worden.

Hierna kunt u de instelling ingeven waarbij Jack Plus de gegevens automatisch kan exporteren uit Jack Plus en direct kan versturen naar GfK.

Start u hiervoor dit scherm op via <Bestand>, <Parameters>, <Actieplanner>:

Via ‘Voeg toe’ kunt u een nieuwe actie ingeven:

Bij Actie en stationsnr. selecteert u actie aan ‘Export naar GfK Travelscan’:

Bij Diverse 1 geeft u de begindatum in van de periode waarin u de boekingen wilt exporteren
Bij Diverse 2 geeft u de einddatum in van de periode waarin u de boekingen wilt exporteren
Bij Diverse 3 geeft u het ftp adres in van GfK
Bij Diverse 4 geeft u de user naam in van uw ftp verbinding
Bij Diverse 5 geeft u het wachtwoord in van deze ftp verbinding

Rechts kunt u bij Starten instellen wanneer u de export wilt starten. Kiest u hier voor ‘Wekelijks’ of ‘Dagelijks’.

Bij Start geeft u het tijdstip in en selecteert u de dag mits u daarboven gekozen heeft voor ‘Wekelijks’.

Indien u voor ‘Dagelijks’ gekozen heeft, dan kunt u bij Definieer dag(en) de door uw gewenste dag(en) selecteren.

De entry ‘Als deze actie momenteel niet mogelijk is, herhaal deze actie dan de volgende dag’ kunt u aanvinken om er zeker van te zijn dat de export, indien deze niet plaats heeft kunnen vinden op het gewenste tijdstip, alsnog de dag erna uitgevoerd zal worden.

Na een export zal er altijd een melding daarvan zichtbaar zijn in het eerste scherm:

Let er wel op dat u voor deze actie altijd een Jack Plus versie open heeft staan. Indien Jack Plus op alle computers afgesloten is, kan er uiteraard ook niet gecontroleerd worden op ingestelde acties.

Indien u geen computer aan wilt laten staan en op de server Jack Plus niet standaard gestart heeft kunt u bij de Bewotec supportafdeling een batch file opvragen welke Jack op uw server start op een door u of uw systeembeheerder in te stellen tijdstip en later weer afsluit.

Indien u nog vragen heeft over deze koppeling kunt u uiteraard altijd terecht bij onze supportafdeling via het E-mail adres: support@bewotec.nl