Wat gebeurt er bij definitieve afdruk?

De definitieve afdruk zorgt er o.a. voor dat alle in het venster onder het gedeelte <Aanwezige services> getoonde services van deze boeking gefactureerd worden en daarmee gesloten worden. Werden er voor alle services in de boeking al reeds een definitieve factuur geprint, over een verzamelfactuur aangemaakt (zie <Boekhouding - Boeking/Bevestiging - Verzamelfactuur>), dan blijft de lijst leeg, en Jack geeft u een hint. U kunt dit menu afsluiten of facturen, die reeds gemaakt werden, via de button <Historie> oproepen.
Na een definitieve factuur kunnen de prijsregels van de afgedrukte services (aldus de verkoopsprijzen samen met de BTW, kortingen samen met de BTW, inkoopsprijzen, buitenlandse prijzen, spaarpunten, enz.) niet meer gewijzigd worden. Dit wordt aan u kenbaar gemaakt, door de status van de service in de boeking op <geboekt> i.p.v. <open> staat. Hetzelfde geldt ook voor de afgesloten overige toeslagen en eventuele fees, die in de boeking staan. natuurlijk kan men aansluiten altijd nog extra nieuwe services, fees, overige bedragen, enz. toevoegen.
Nieuwe services, die pas na de definitieve factuur in de boeking worden opgenomen, kunnen niet meer aan een bestaande definitieve factuur worden toegevoegd. Voor deze services moet u een nieuwe definitieve factuur met een nieuw factuurnummer afdrukken, die vervolgens dan ook in de documenten historie van de de bijbehorende boeking opgeroepen kan worden.
Jack kent drie documenttypes:

• Factuur
• Credit factuur
• Annuleringsfactuur

Dat betekent, dat ook een annuleringsfactuur en een creditfactuur een opeenvolgend documentnummer krijgt, die in het verkoopboek terug te vinden is. Ook in <Boeking - Boeking zoeken> kunt u in het veld <Type> het <Factuurnr.> selecteren en Jack zoekt naar het in het veld ingegeven <Nummer> naar het opgegeven factuurnummer.
In de boekhouding zijn na een definitieve afdruk de overige opbrengsten evenals de fees van de reservering automatisch op de achterliggende rekeningen geboekt (<Bestand - Parameter - Boekingsparameters - Toeslagen> evenals <Bestand - Parameters - Fee-instellingen>).
De prijzen uit de prijsregels van de services worden alleen dan geboekt, wanneer de gebruikte touroperator in tabel 2 staat (<Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Bij de facturering van een factuur worden de betreffende services gesloten en kunnen niet meer gewijzigd worden. Boekhoudkundig betekent dat voor alle services van de touroperators, die in Duitsland op Tabel 1 staan, dat niets in de boekhouding gebeurt. Alleen de overige toeslagen van de boeking worden op de betreffende achterliggende rekeningen geboekt.
Klanten- en touroperatorbetalingen worden pas dan op de rekeningen geboekt, wanneer het bedrag via <Klanten - Klantbetaling> resp. <Boeking - Invoeren klantenbetaling> ingegeven en geboekt werd.
Het is iets anders, wanneer de services van de touroperator in tabel 2 in Duitsland staan. Bij zulke services zorgt facturatie er voor, dat de omzet op de bij de touroperator vastgelegde omzetrekening geboekt wordt (zie <Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Normaliter staan in Duitsland alle touroperators op tabel 1, zodat ook bij de definitieve afdruk van een factuur in de regel niets geboekt wordt. In Duitsland gebruikt men de touroperator in tabel 2 hoofdzakelijk voor de volgende services: BSP/IATA, V48, eigen reizen.
Staat de touroperator volgens tabel 2, dan wordt bij de definitieve afdruk van een factuur de boekingsregel <Debiteur -> Omzet> gebruikt: de omzet wordt op een achterliggende omzet/opbrengstenrekening geboekt, waarbij u zelf de boekdatum kunt sturen. De omzetting op de debiteurenrekening voor services, die op tabel 1 staan komen dan pas naar voren, wanneer de touroperator factuur in Jack gemaakt werd.
Hetzelfde effect zoals de afdruk van een definitieve factuur heeft de functie <Boekhouding - Boeking/Bevestiging - Verzamelfactuur>. Alle services, overige toeslagen en fees van de geselecteerde boeking worden cijfermatig gesloten. Aldus gebruikt men deze functie voor maandelijkse facturering van alle vertrokken reizen, om het volgende te bereiken: alle overige toeslagen / fees worden ineens gefactureerd / doorgeboekt, die in de boeking staan. En de prijsregels voor de services, die reeds vertrokken zijn, worden gesloten. Worden alleen BSP / Trein / Eigen reizen gefactureerd / geboekt worden, dan gebruikt men eerst de functie <Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur op services> en stuurt het boeken op een bepaalde dag van de maand. Daarbij worden aansluitend de geselecteerde services (zonder de overige toeslagen en fees) gefactureerd.