Buchen des Belegeingangs vom Veranstalter _ Belegkontrolle
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Buchen des Belegeingangs vom Veranstalter / Belegkontrolle
Sie haben eine Rechnung (oder Gutschrift) eines Veranstalters erhalten, die dazugehörige Leistung unter <Vorgang - Veranstalterabrechnung> gesucht - und gefunden - und zur Bearbeitung mit einem Klick auf <Bearbeiten> in die Bearbeitungsmaske übernommen.
Dort klicken Sie die Leistung nochmals im unteren Maskenteil in der Bearbeitungsliste an, woraufhin die Daten dieser Leistung in den oberen Maskenteil springen. Sie können jetzt ggf. Werte ändern, Beträge splitten und das Buchen mit <Hinzu> vorbereiten. Erst danach klicken Sie auf <Buchen_>_, um die Buchungssätze endgültig zu erzeugen und in der Finanzbuchhaltung zu speichern.
Sie können eine Belegnummer für das Buchen der Eingangsrechnung vorgeben. Jack schlägt automatisch die Jack-Vorgangsnummer vor, die Sie aber z. B. durch die Vorgangsnummer des Veranstalters überschreiben können.
Als Belegdatum, also das Datum, mit dem die Buchungssätze tatsächlich buchhalterisch gebucht werden, schlägt Jack das Tagesdatum vor, das Sie jedoch mit dem echten Belegdatum überschreiben sollten.
Mit dem eingetragenen Belegdatum wird der Buchungssatz erzeugt, der die Verbindlichkeit gegenüber dem Veranstalter erzeugt. Deshalb sollte hier nicht mit dem Tagesdatum, sondern mit dem echten Belegdatum der Veranstalterrechnung gearbeitet werden, damit die Verbindlichkeit immer im korrekten Abrechnungszeitraum steht._
Hier wird ein informativer Text eingegeben, um nachvollziehen zu können, wozu dieser (Teil-) Betrag gehörte. Jack schlägt den Text aus der Preiszeile zur Leistung vor, der bei der Vorgangserfassung eingegeben wurde. Sie können den Vorschlag jedoch auch überschreiben oder das Feld leer lassen.
Hier sehen Sie den Bruttopreis für diese Einzelleistung, der auch Basis der Provisionsberechnung ist. Besteht die Einzelleistung aus mehreren Einzelpreisen (z. B. Reisepreis und Versicherung wurden als Einzelpreise im Reisevorgang erfasst), finden Sie hier ein Pull-down-Menü mit den Einzelpreisen, so dass Sie jeden Einzelpreis separat buchen können.
Es können z. B. in einer Leistung mehrere Preise hinterlegt werden z. B. Reisepreis 1000,- und RRV 25,-. Sie können diese Teilpreise aus dem Pull-down-Menü in der Veranstalterabrechnung auswählen. Wird eine der eingetragenen Preiszeilen ausgewählt, steht der Preiszeilentext in <Brutto>, sowie alle Betragsfelder (Belastung etc.) werden an den gewählten Bruttopreis angepasst._
Es können beliebig viele Teilrechnungen und Teilbeträge zu einer Einzelleistung angelegt werden. Möchten Sie nur einen Teilbetrag buchen, geben Sie hier nur diesen Teilbetrag des Bruttopreises ein (Sie können den Betrag einfach überschreiben - Jack merkt sich, wie viel noch übrig bleibt, wenn Sie nur einen Teilbetrag erfassen).
So können Sie den Umsatz entsprechend nach Steuern und Erlöskonten splitten (z. B. Flugpreis mit Provision und Tax ohne Provision).
Sollten Sie zu dieser Leistung schon Rechnungen bearbeitet haben, erscheinen diese Bearbeitungszeilen ebenfalls im Buchungsstapel unterhalb der Eingabefelder. (Diese Zeilen werden allerdings nicht doppelt gebucht!). Wurden z. B. bisher nur Teilbeträge bearbeitet, erscheinen die Buchungen der Teilbeträge, und Jack schlägt die Bearbeitung des Restbetrages vor.
Hier erfassen Sie die Provision, die Sie vom Veranstalter erhalten (Provisionserlös). Dabei können Sie die Provision als Prozentsatz vom Bruttopreis (im ersten Feld) oder als absoluten Betrag (im zweiten Feld) erfassen. Jack errechnet das jeweilige andere Eingabefeld selbständig. Um den Eingabeaufwand zu minimieren, schlägt Jack den Provisionssatz vor, der zu diesem Veranstalter unter <Basisdaten - Veranstalter - Produktarten> hinterlegt wurde. Je besser Ihre Basisdaten sind, desto einfacher und schneller geht die Rechnungsbearbeitung.
Fällt bei der Provision Umsatzsteuer an, sollte die Mehrwertsteuer auf die Provision hier als Prozentsatz (im ersten Feld) bzw. als absoluter Betrag (im zweiten Feld) erfasst werden. Dabei prüft Jack, ob dieser Steuersatz in der Steuertabelle hinterlegt ist (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze>) und korrigiert ihn gegebenenfalls. Sollte der Steuersatz von den Standardsteuersätzen abweichen, wird er auf den nächstliegenden Steuersatz der Steuertabelle gerundet.
Die Versteuerung der Provision kann sowohl zuzüglich als auch inklusive geschehen. Die Art der Besteuerung ist jeweils unter <Basisdaten - Veranstalter - Produktarten> hinterlegt. Hier setzen Sie vor dem Steuerprozentsatz <i> für inklusive oder <z> für zuzüglich.
Bei einer Versteuerung der Belastung (z. B. in ausländischen Jack Versionen oder bei Eigenveranstaltungen) kann die Steuer nur inklusive (bezogen auf die Belastung) angegeben werden. Dazu wird automatisch <i> für incl. vorangestellt.
Hier steht die Belastung (Inkasso durch Reisebüro) oder Gutschrift (Inkasso seitens Veranstalter; Reisebüro erhält nur Provisionsgutschrift). Jack errechnet den Betrag entsprechend der Provision und der hinterlegten Inkassoart. Ändern Sie den Belastungsbetrag, errechnet Jack entsprechend <Provision/Erlös> neu. Kaufen Sie Leistungen zu Nettopreisen ein, tragen Sie den Einkaufspreis direkt unter <Belastung> ein und setzen den Provisionssatz auf Null.
Arbeiten Sie mit Einkaufspreisen (einzustellen unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Anmeldung - Einstellungen - Einkaufspreise aktivieren>), wird als Belastungsbetrag automatisch der Betrag vorgeschlagen, der in der Reiseanmeldung als Einkaufspreis eingetragen wurde. Wurden keine Einkaufspreise eingetragen, aber es sind Ticketdaten vorhanden, steht hier der Netto-Ticketpreis. Gibt es weder einen Einkaufspreis, noch Ticketpreise, schlägt Jack den Belastungs- / Gutschriftsbetrag vor, den er anhand des Provisionssatzes aus den Veranstalterproduktarten errechnen kann._
Zu jedem Veranstalter werden unter <Basisdaten - Veranstalter - Konten> mehrere Erlösarten / -konten definiert. Diese Erlösarten können Sie hier dem Pull-down-Menü entnehmen. Jack setzt dann unter <Erlöse> das entsprechende Konto aus den Veranstalterbasisdaten ein. Durch die Definition verschiedener Erlösarten und -konten für den gleichen Veranstalter werden die Erlöse entsprechend ihrem Steuersatz automatisch auf das korrekte Erlöskonto gebucht. Außerdem können z. B. Versicherungserlöse oder Regieerträge von anderen Erlösarten buchhalterisch getrennt werden.
Hier steht das Erlöskonto für die Erlösbuchung, das anhand der Erlösart automatisch vorgeschlagen wird.
Hier steht das Kreditorkonto. Das Feld ist ausgegraut und kann nicht überschrieben werden. Es wird das Konto angezeigt, das Sie unter <Basisdaten - Veranstalter - Konten> hinterlegt haben.
Bitte beachten Sie:
Die Änderung des Kreditorkontos sollte nur nach Rücksprache mit Bewotec erfolgen, da sich dies unmittelbar auf die Vorgangsbuchhaltung auswirkt.
!worddaveee68d850fa2224a8a6fd9231204f88c.png|height=39,width=52!Hier können Sie die entsprechende Fremdwährung auswählen. (Zusatzmodul)
Hier können Sie sehen, mit welcher Inkassoform die Leistung vom Expedienten erfasst wurde. Handelt es sich um ein Veranstalterinkasso (Button aktiv), erscheint in der Bearbeitungszeile der Gutschriftbetrag (negatives Vorzeichen). Liegt dagegen das Inkasso beim Reisebüro, erscheint ein positiver Belastungsbetrag.
Die Inkassoart kann jedoch nicht hier, sondern nur direkt im Reisevorgang geändert werden. Allerdings nur dann, wenn zu dieser Leistung noch keine Veranstalterrechnung gebucht wurde und noch keine Kundenrechnung mit <Abschluß> fakturiert wurde.
Danach vergleichen Sie die Daten der erhaltenen Veranstalterrechnung mit den Daten, die in den Eingabefeldern stehen und passen ggf. die Eingabefelder an (oder reklamieren u. U. die Veranstalterrechnung beim Veranstalter, falls er Sie z. B. mit einer falschen Steuer belastet hat.)
Mit diesem Button können Sie den eingetragenen <Brutto>-Betrag, den Sie gerade bearbeiten möchten, in einem beliebigen Verhältnis splitten. Das bedeutet, dass der entsprechende Brutto-Verkaufspreis anteilig mit steuerpflichtiger und anschließend mit steuerfreier Provision verarbeitet wird.
Nachdem Sie das Verhältnis festgelegt und die Maske mit <OK> geschlossen haben, trägt Jack beim Bruttobetrag automatisch Prozentzahl vom Betrag in <Brutto> ein, und zwar mit einer umsatz steuer pflichtigen Provision. Nachdem dieser Betrag mit <Hinzu> bestätigt wurde, werden die verbleibenden Prozente des Bruttobetrages, der noch auf dieser Leistung übrig ist, steuerfrei vorgeschlagen.
Enthält der Bruttobetrag der Leistung auch eine separat zu buchende Versicherung (muss steuerfrei gebucht werden), sollte als erstes dieser Versicherungsbetrag mit <Hinzu> verarbeitet werden. Erst danach sollte man den <Splitting>-Button anklicken, damit nur der verbleibende Betrag gesplittet wird.
Wurden Eingangsrechnungen unter <Vorgang - Kontrolle VA-Rechnung> geprüft, sind alle solchermaßen bearbeiteten Buchungssätze noch nicht endgültig gebucht. Stattdessen können diese Buchungssätze durch einen Supervisor kontrolliert und noch beliebig geändert werden. Für die endgültige buchhalterische Buchung klicken Sie - nachdem Sie die Buchungszeile in der Liste markiert haben - auf <Check ok>. Jack fügt diese Zeile Ihrem Verbuchungsstapel hinzu. Erst danach werden diese Zeilen nach dem Klick auf <Buchen> endgültig gebucht.
Das eigentliche buchhalterische Buchen wird dadurch veranlasst, dass die Buchhaltung <Vorgang - Veranstalterabrechnung> aufruft und alle vorbereiteten Leistungen eines Mitarbeiters einzeln kontrolliert. Dabei muss jede Leistung mit <Check OK> angestoßen werden, die tatsächlich schon korrekt vorgemerkt war. Erst dann kann die wirkliche Buchung mit <Buchen> angestoßen werden.
Haben Sie die entsprechenden Felder ausgefüllt, bestätigen Sie die Angaben mit <Hinzu_>_. Die Daten erscheinen in der darunterliegenden Liste, und die Eingabefelder leeren sich bzw. zeigen nur noch den Betrag, der noch übrig bleibt.
Im ersten, unbeschrifteten Statusfeld der Bearbeitungsliste im unteren Maskenteil erscheint ein Kreuz vor der Leistung (sozusagen abgehakt), wenn Sie den kompletten Rechnungsbetrag bearbeitet haben. Haben Sie nur einen Teilbetrag bearbeitet, erscheint in der Bearbeitungsliste ein waagerechter Strich.
Die Zeilen im Buchungsstapel werden mit verschiedenen Statusmarkern gekennzeichnet:
Bedeutung der verschiedenen Status:
Grüner Haken Die Teilrechnung wird mit diesen Daten - bei der Ersterfassung! - nach dem Klick auf <Hinzu> für die Buchhaltung vorbereitet. Oder: die Teilrechnung wurde bereits früher einmal zu dieser Leistung gebucht und wird jetzt nicht nochmals gebucht.
Gelber Haken Die Zeile wurde bereits geprüft (unter <Vorgang - Kontrolle VA-Rechnung>), aber noch nicht endgültig gebucht. Zum Buchen markieren Sie die Zeile und klicken auf <Check ok>
Rotes Kreuz Die Zeile wurde gebucht und später wieder storniert.
Gelbes Kreuz Die bereits gebuchte Rechnung wurde unter <Vorgang - Kontrolle VA-Rechnung> zur Stornierung vorbereitet, aber der Storno wurde noch nicht endgültig gebucht. Zur endgültigen Stornierung markieren Sie die Zeile und klicken auf <Check ok_>_.
Bedeutung der Felder:
<Status> Status der bearbeiteten Leistung - s. o.
<Belegnr.> Belegnummer (meist die Vorgangsnummer)
<Belegdatum> Druckdatum der Veranstalterrechnung
<Text> Preistext aus dem Vorgang
<Brutto> Bruttopreis der Leistung aus dem Vorgang
<Prov.%> Provision in Prozent
<Prov.> Provision als absoluter Betrag
<MwSt.%> MwSt in Prozent
<MwSt.> MwSt als absoluter Betrag
<Belastung> Zahlbetrag an den Veranstalter
<Erlös> Anzeige der Erlösart
<Erlöskto> Anzeige des zugehörigen Erlöskontos
<Kreditorkto> Anzeige des bebuchten Kreditorkontos
<Inkasso> Anzeige der Inkassoform der Leistung
<Kostenstelle> Anzeige der bebuchten Kostenstelle
<Kostenträger> Anzeige des bebuchten Kostenträgers
Alle im Buchungsstapel stehenden Zeilen werden nach einem Klick auf <Buchen> endgültig in der Buchhaltung gebucht.
Sie können Buchungsdaten des Stapels noch ändern, solange Sie noch nicht auf <Buchen> geklickt haben. Markieren Sie die gewünschte Zeile in der Liste, ändern die Eingaben und bestätigen mit <Ändern_>_.
Waren die Daten schon gebucht, werden sie nach dem anschließenden Klick auf <Buchen> in der Buchhaltung automatisch storniert und wieder neu gebucht.
Eine Buchungszeile aus dem Stapel können Sie jedoch immer noch aus dem Stapel streichen, indem Sie sie einfach stornieren. Die Zeile verschwindet dann aus dem Stapel, wenn sie bisher noch nicht gebucht war. Ebenso das Kreuz vor der Zeile im unteren Maskenteil verschwindet (nicht mehr abgehakt). Das gilt auch für Zeilen, die unter <Vorgang - Kontrolle VA-Rechnung> schon vorbereitet wurden.
Auch Zeilen, die schon gebucht wurden, können mit dieser Funktion storniert werden. Jack storniert im Hintergrund den ursprünglichen Journaleintrag und versieht diese Zeile mit einem roten Kreuz im Verbuchungsstapel. In der Buchhaltung bewirkt das Stornieren eines Journaleintrags eine Generalumkehr zum gleichen Datum, mit dem gleichen Betrag, jedoch mit umgekehrtem Vorzeichen.
OP-Termine
Beim Bearbeiten der Veranstalterleistungen schlägt Jack auto matisch bestimmte Termine und Beträge für die jeweiligen An- bzw. Restzahlungen der Leistung vor. Dabei bezieht sich Jack auf die unter <Basisdaten - Veranstalter - Produktart / Parameter> vordefinierten Zahlungsfälligkeiten gegenüber dem Veranstalter. Bevor Sie auf <Hinzu> klicken, können Sie den Termin- und Betragsvorschlag jedoch ändern. Die hier erzeugten Termine gehen mit in die Verwaltung offener Zahlungen von Jack ein: sowohl in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> als auch in <Buchhaltung - OP-Verwaltung> laufen die offenen Zahlungen mit den hier eingegebenen Fälligkeiten auf.
Beispiele zur Kontrolle von Rechnungen / Gutschriften vom Veranstalter*
Die Beispiele beziehen sich auf eine Besteuerung der Provision und einen MwSt-Satz von 19%.
Standardleistung
Der Kunde hat eine Pauschalreise zum Preis von € 544,- gebucht. Sie erhalten vom Veranstalter 10% Provision (absolut = 54,40 €) zzgl. einer Steuer von 19% (absolut = 10,34 €). Sie müssen an den Veranstalter also 479,26 € bezahlen. Automatisch wird das beim Veranstalter hinterlegte Erlöskonto vorgeschlagen, das für Provisionen mit 19% vorgesehen ist.
Sie können aber auch ein anderes Konto eintragen, wenn ihm auch die ausgewählte Steuer zugeteilt wurde. Sie können allerdings nicht einerseits mit 16% USt arbeiten und dann auf ein Konto buchen, das für steuerfreie Provisionen gedacht ist. Das akzeptiert Jack nicht.
Consolidator mit kalkuliertem Erlös
Der Kunde hat einen Flug gebucht, den Sie bei einem Consolidator für € 1000,- gekauft haben. Damit der Kunde Ihren Aufschlag nicht auf der Rechnung sehen kann, haben Sie in der Reiseanmeldung bei der Leistung den Gesamtpreis von € 1100,- erfasst. Vom Consolidator erhalten Sie keine Provision.
Sie können jetzt 2 Teilbeträge erfassen:
einerseits über den Preis, den Sie an den Consolidator zahlen müssen, andererseits über Ihren Aufschlag, der einen 100%igen Erlös darstellt und buchhalterisch auch getrennt von den Erlösen aus Vermittlungstätigkeit auf ein separates Konto gebucht werden sollte (dieses Konto sollte auch schon in den Veranstalter-Basisdaten hinterlegt sein, sonst können Sie es hier nicht anwählen!).
Also erfassen Sie zuerst den Veranstalterpreis (indem Sie einfach <1000> in <Brutto> eintragen und die Provision auf <0> ausbessern). Mit <Hinzu> nehmen Sie die Zeile in Ihren Buchungsstapel auf.
Jack schlägt automatisch den Restbetrag von € 100,- vor, bei der Sie nur noch die Provision auf 100% ändern. Mit <Hinzu> fügen Sie die Zeile dem Stapel zu.
Veranstalterinkasso
Sie haben für den Kunden eine Leistung gebucht, die er direkt mit dem Veranstalter abrechnet (z. B. per Kreditkarte, die der Leistungsträger akzeptiert). Das bedeutet, dass Jack jetzt keine <Belastung> mehr ausweist, sondern eine <Gutschrift>, denn das Reisebüro erhält nur noch eine Provisionsgutschrift vom Veranstalter, keine Belastung.