KTK - Tabblad Klant

Inhoud

Tabblad Klant

    Velden beschrijving

        Klantnr.
        Debiteurnr.
        Categorie
        Klant sinds
        Gewijzigd
        Zoekcode
        Naam
        Voorletter
        Extra
        Titel
        Briefaanhef
        Straat
        Extra1
        Extra2
        Land
        PC
        Plaats
        Postbus
        Code1
        Code2
        Tel. privé
        Tel. werk
        GSM
        Fax
        E-Mail
        Geb.datum
        Geslacht

    Buttons

        Memo
        Commissie
        Fee-regel
        Fees
        Spaarpunten
        Planner
        Boeking
        OK
        Annuleren


Tabblad Klant



In het tabblad Klant worden de belangrijkste klantgegevens ingegeven. Hier moeten zoveel mogelijk velden indien mogelijk ingevuld worden.

Parameter

Om er voor te zorgen dat de eerste hoofdletter voor < Voorletter >, < Naam >, < Plaats >, < Straat > niet met hoofdletter geschreven moet worden kan via Parameters ingesteld worden.


Velden beschrijving


Klantnr.



Het klantnummer wordt automatisch oplopend door het programma aangemaakt.

Waarschuwing

We raden u ten stelligste af, de door de software voorgestelde klantnummer te wijzigen. Dit kan tot problemen in de boekhouding leiden!

Parameter

Dat bij het toevoegen van nieuwe klanten geen klant- en debiteurnummer voorgesteld wordt kan men in de Parameters vastleggen.

In de Parameters kan ingesteld worden dat naar overgeslagen nummers gezocht wordt.

In de Parameters kan ingesteld worden dat alleen maximaal 9-cijferige klantnummers gebruikt worden.

Parameter

Het nummer, waarmee de software begint en automatisch verhoogd kan in de Klantenparameters in het deel < Wijs debiteurnr. toe > in het veld < Klantnr. > ingesteld worden.

Wachtwoord/Rechten

De mogelijkheid om het veld aan te mogen passen kan in de Wachtwoord/Rechten < Functie - Opgeroepen klantnr. wijzigen > per medewerker vrijgegeven/geblokkeerd worden.

Naar boven

Debiteurnr.



Het debiteurennummer wordt automatisch oplopend door de software aangemaakt. Het gaat hier om het rekeningnummer van de debiteur in de boekhouding. De debiteurenrekening wordt automatisch in het rekeningschema aangemaakt, zodra een boekhoudkundige actie in de software automatisch of handmatig (bijv. afdrukken van een factuur, klant betaling, enz.) doorgevoerd wordt.

Informatie

Voordat u de eerste klant opslaat is het handig, dat u de klant- en debiteurnummers hetzelfde zet.


Voorbeeld:
Vul in de Klantenparameters in het deel < Wijs debiteurnr. toe > in het veld < Klantnr. > de waarde 10000 in. Vul in de Klantenparameters in het deel < Wijs debiteurnr. toe > in het veld < Debiteurnr. > een 0 in. De eerste klant in Jack Plus krijgt dan automatisch het klantnummer 10000 en het debiteurennummer 10000 toegewezen.

Informatie

Het klantnummer is een zoekveld. Tevens wordt deze op ieder dossier, bevestiging en factuur geprint.

Waarschuwing

Wij raden u ten stelligste af, om tijdens het gebruik van de software het voorgestelde debiteurnummer te wijzigen. Dit kan tot fouten in de boekhouding leiden!

Parameter

Het nummer, welke automatisch opgehoogd wordt kan in de Klantenparameters in het gedeelte < Wijs debiteurnr. toe > in het veld < Debiteurnr. > ingesteld worden.

Wachtwoord/Rechten

De mogelijkheid om het veld aan te mogen passen kan in de Wachtwoord/Rechten < Functie - Klantkaart-debiteurenrek. wijzigen > per medewerker vrijgegeven/geblokkeerd worden.

Naar boven

Categorie



U kunt de klanten in categoriën indelen, waarmee u later selecties kunt maken.

Parameter

Om er voor te zorgen dat u in het veld < Categorie > iets selecteren kan, moet u de bijbehorende waarde eerst in de Klantenparameters in het tabblad < Klant > in het gedeelte < Categorie > opslaan.

Applicatieparameters

In de Applicatieparameters in de categorie < Klanten - Klant - Instellingen > in het gedeelte < Standaard categorie > kan men instellen, welke opgeslagen categorie standaard bij het toevoegen van een nieuwe klant geselecteerd wordt.

In de Applicatieparameters in de categorie < Klanten - Klant - Status veld definiëren > in de regel < Categorie > kan men instellen of dit veld verplicht moet zijn, of dat deze geblokkeerd moet zijn.

In de Applicatieparameters kan men instellen of de ingaven als lijst getoond moet worden.

Naar boven

Klant sinds



Vul hier de datum van het eerste contact met de klant in. Jack Plus stelt bij het aanmaken van de klant automatisch de huidige datum voor. Deze datum kan overschreven worden.

Naar boven

Gewijzigd



Hier wordt de datum van de laatste wijziging van de klantenkaart getoond.
De getoonde waarde kan niet handmatig gewijzigd worden. Deze wordt door Jack Plus automatisch gewijzigd, zodra aanpassingen in de klantgegevens gemaakt en opgeslagen werden.

Naar boven

Zoekcode



Jack vult hier automatisch de achternaam, dan " * " en dan de voorletter van de klant in. Deze ingave wordt later bij het zoeken van klanten gebruikt.

Informatie

In bepaalde gevallen kan het een voordeel zijn, deze waarde handmatig te wijzigen.
Voorbeeld 1:
U heeft 50 Janssens, maar alleen één werkt bij Philips. Hij krijgt als zoekcode "PHILIPS". Bij het zoeken van klanten vult u niet de naam Janssens, maar "PHILIPS" in.
Jack Plus laat dan alle andere Janssens niet zien.
Voorbeeld 2:
U heeft een bedijfsklant "Timmerbedrijf Janssens" aangemaakt, en vult in het veld < Zoekcode > "Janssens" in. Bij het zoeken van klanten zal Jack Plus het bedrijf met "Timmerbedrijf Janssens" tonen.

Naar boven

Naam



Vul hier de achternaam van de klant in.

Naar dit veld kan bij het zoeken van klanten in het veld < Naam, Voorletter > gezocht worden.

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt de naam in de tweede regel op de tweede plek geprint.

Naar boven

Voorletter



Vul hier de voornaam van de klant in.

Naar dit veld kan bij het zoeken van klanten in het veld < Naam, Voorletter > gezocht worden, wanneer de achternaam vooraan geplaatst worde.

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt de voornaam in de tweede regel op de eerste plek voor de achternaam geprint.

Naar boven

Extra



Vul hier extra adresgegevens of een overig contactpersoon in.

Voorbeeld: t.a.v. Mevr. Pieterse

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt dit extra veld op de derde regel geprint.

Naar boven

Titel



De titel bestaat uit twee delen: uit de eigenlijke aanhef, zoals "Dhr.", "Mevr.", enz. en uit de academische titel, zoals bijv. "Prof.", "Dr.". Selecteer de titel van een opgeslagen ingave met behulp van het pulldown menu, of geef handmatig een titel in.

Voorbeeld: Dhr. , Mevr.

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt de titel in de eerst regel geprint.

Naar boven

Briefaanhef



Selecteer een briefaanhef uit de opgeslagen reeks met behulp van het pulldown-menu, geef naar believen een briefaanhef in, of verander een zojuist geselecteerde briefaanhef uit het pulldown-menu.

De briefaanhef wordt bijv. voor mailings, bulkbrieven, brieven, enz. gebruikt.

Voorbeel: Geachte dames en heren, Geachte heer Pieterse, etc.

Tip

Vul de briefaanhef direct bij het aanmaken van de klantgegevens in. Zo blijft u een moeizame en urenlange nabewerking bespaart, als u later eenmaal bijv. een klantenmailing wil verzenden.

Informatie

Vul na de briefaanhef geen komma in. De komma wordt bijv. in het document voor de mailing, de bulkbrief of de brief ingegeven.

Naar boven

Straat



Vul hier de straat in van het woonadres van klant.

Applicatieparameters

In de Applicatieparameters kan vastgelegd worden dat geen vraag komt bij ontbrekende adresvelden.

Naar boven

Extra1



Vul hier hier eventueel een adres toevoeging in.

Voorbeeld: Verdieping C5-1

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt de adres toevoeging 1 onder de straat geprint.

Naar boven

Extra2



Vul hier eventueel meer adres toevoegingen in.

Voorbeeld: Appartement 5

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt de adres toevoeging s onder de adres toevoeging 1 geprint.

Naar boven

Land



Vul hier de land afkorting van de woonplaats van de klant in.

U kunt de landen afkorting uit een selectielijst selecteren, indien u in het veld een ? ingeeft en aansluitend de TAB-toets indrukt.

Naar boven

PC



Vul hier de postcode van de klant in.

U kunt de postcode uit een selectielijst selecteren, indien u in het veld een ? ingeeft en aansluitend de TAB-toets indrukt.

Naar boven

Plaats



De plaatst wordt door het programma automatisch ingevult, wanneer u vanuit het veld < PC > naar dit veld gaat. De plaats kan overschreven worden.

Naar boven

Postbus PC



Postbussen hebben een eigen postcode in de woonplaats van de klant. Vul daarom hier de postcode van de postbus in.

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt deze postcode en de achterliggende plaats geprint.

Naar boven

Postbus



Vul hier de postbus met het bijbehorende nummer in.

Voorbeeld: Postbus 123456

Bij het printen van adressen (bijv. dossier, bevestiging, rekening, enz.) wordt in plaats van de staat het postbus geprint.

Naar boven

Code 1



Dit veld kan naar believen gebruikt worden.

U kunt de omschrijving van het veld onder < Bestand - Parameters - Klantenparameters > in het veld < Code1 > naar believen wijzigen.

Dit veld is verbonden met het zoeken van klanten, het zoeken van boekingen, de uitgebreide statistiek en de uitgebreide klantenselectie. Bij het zoeken van klanten en van boekingen kunnen klanten/boekingen hiermee aan de hand van de ingegeven data gevonden worden.

Gebruiks voorbeeld: Administratie van klantenkaarten, administratie van klantnummer uit uw internet boekingsprogramma, enz.

Applicatieparameters

De veldinhoud kan via de Applicatieparameters als lijst opgesteld worden.
De veldinhoud kan via de Applicatieparameters kan tot 6 posities begrensd worden.

Informatie

In de uitgebreide statistiek en in de uitgebreide klantenselectie wordt altijd de interne omschrijving Code1 gebruikt.

Naar boven

Code 2



Dit veld kan naar wens gebruikt worden.

U kunt de omschrijving van het veld onder < Bestand - Parameters - Klantenparameters > in het veld < Code2 > naar believen wijzigen.

Dit veld is verbonden met het zoeken van klanten, het zoeken van boekingen, de uitgebreide statistiek en de uitgebreide klantenselectie.

Informatie

In de uitgebreide statistiek en in de uitgebreide klantenselectie wordt altijd de interne omschrijving Code1 gebruikt.

De veldinhoud kan via de Applicatieparameters als lijst opgesteld worden.

Naar boven

Tel. privé



Vul hier het telefoonnummer (privé) van de klant in.

Klik op de button < Bellen > om het telefoonnummer met behulp van de TAPI-interface automatisch te kiezen.

Informatie

De TAPI-interface is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kan de software uitgaande en binnenkomende telefoongesprekken aan een klant koppelen. Er verschijnt bij een inkomende lijn niet alleen automatisch het klantenprofiel op het scherm, maar er kunnen ook tijd- en werkgerelateerde fees gegenereerd worden (bijv. vluchtinformatie, omboeking, advies over enkele reizen, enz.). Slaat u uw telefoonnummer op in volgend formaat: +31 (13) 5832239. Controleert u hierna het ingegeven format voordat u alle andere nummers ingeeft. De instellingen kunnen per centrale afwijken.{

Naar boven

Tel. werk



Vul hier het telefoonnummer (zakelijk) van de klant in.

Klik op de button < Bellen > om het telefoonnummer met behulp van de TAPI-interface automatisch te kiezen.

Informatie

De TAPI-interface is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kan de software uitgaande en binnenkomende telefoongesprekken aan een klant koppelen. Er verschijnt bij een inkomende lijn niet alleen automatisch het klantenprofiel op het scherm, maar er kunnen ook tijd- en werkgerelateerde fees gegenereerd worden (bijv. vluchtinformatie, omboeking, advies over enkele reizen, enz.) Slaat u uw telefoonnummer op in volgend formaat: +31 (13) 5832239. Controleert u hierna het ingegeven format voordat u alle andere nummers ingeeft. De instellingen kunnen per centrale afwijken.

Naar boven

GSM



Vul hier het telefoonnummer (GSM/mobiel) van de klant in.

Klik op de button < Bellen > om het telefoonnummer met behulp van de TAPI-interface automatisch te kiezen.

Informatie

De TAPI-interface is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kan de software uitgaande en binnenkomende telefoongesprekken aan een klant koppelen. Er verschijnt bij een inkomende lijn niet alleen automatisch het klantenprofiel op het scherm, maar er kunnen ook tijd- en werkgerelateerde fees gegenereerd worden (bijv. vluchtinformatie, omboeking, advies over enkele reizen, enz.) Slaat u uw telefoonnummer op in volgend formaat: +31 (13) 5832239. Controleert u hierna het ingegeven format voordat u alle andere nummers ingeeft. De instellingen kunnen per centrale afwijken.

Naar boven

Fax



Vul hier het faxnummer van de klant in.

Naar boven

E-mail.



Vul hier het e-mail adres van de klant in.

Met de button < Mail > kunt u een e-mail direct uit de klantenkaart versturen. Voorwaarde daarvoor is, dat in de klantgegevens een e-mailadres bestaat. Dit adres wordt in het e-mailventer in het veld < Aan > geplaatst, maar kan eventueel ook nog handmatig aangepast worden.

Applicatieparameters

In de Applicatieparameters kan vastgelegd worden dat een bevestiging getoond wordt bij het ontbreken van een e-mail adres.
In de Applicatieparameters kan vastgelegd worden of bij het versturen van een e-mail een onderwerp, een aanhef of een handtekening voorgesteld moet worden of niet.
In de Applicatieparameters kan vastgelegd worden of de bodytekst van e-mail met de inhoud van de tekstbouwstenen ingevuld moet zijn

Naar boven

Geb. datum



Vul hier de geboortedatum van de klant in.

Deze ingave wordt bij het aanmaken van een dossier automatisch bij de bijbehorende passagiers ingegeven (zie < Boeking - Boeking - Passagiers - Geb.datum >)

Dit veld komt tevens terug in de verjaardagslijst, de uitgebreide statistiek en de uitgebreide klantenselectie.

Naar boven

Geslacht



Selecteer hier het geslacht van de klant.

Informatie

Zodra u in het veld < Titel > (Dhr of Mevr) heeft geselecteerd, wordt automatisch de bijbehorende geslacht geselecteerd. U kunt handmatig een andere optie selecteren.

Dit veld komt tevens terug in de uitgebreide statistiek en de uitgebreide klantenselectie.

Naar boven

Buttons



Memo

Opent een venster, waarin u naar believen vele memo's voor een klant kunt ingeven.

De button wordt pas actief, wanneer een klant opgeslagen werd.

Wachtwoord/Rechten

Het aanmaken van memo's kan in de Wachtwoord/Rechten < Functie - Klanten memo's > per medewerker vrijgegeven/geblokkeerd worden.

Het wijzigen/verwijderen van de memo's kan in de Wachtwoord/Rechten < Functie - Memo wijzigen/verwijderen > per medewerker vrijgegeven/geblokkeerd worden.

Naar boven

Commissie

Opent de individuele commissietabel.

Informatie

De provisietabel is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kunt u omvangrijke korting- en provisiestaffels aanmaken, zoals provisie naar gelang een dossier naar verschillende criteria automatisch laten bepalen.

Naar boven

Fee-regel

Opent een venster, waarin men de klant een fee-regel kan toewijzen.

Informatie

De Fee-administratie is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kunnen automatisch dossier- en servicegebonden vergoedingen doorgevoerd worden.

Naar boven

Fees

Opent een venster, waarin men de klant fees kan toewijzen.

Information

De Fee-administratie is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kunnen automatisch dossier- en servicegebonden vergoedingen doorgevoerd worden.

Naar boven

Spaarpunten

Opent een venster, waarin men de klant spaarpunten kan toewijzen.

Information

De spaarpunten administratie is een optioneel aan te schaffen uitbreidingsmodule.
Met deze uitbreidingsmodule kunnen omzet gerelateerde spaarpunten beheert worden.

Naar boven

Planner

Opent een venster, waarin de klant gerelateerde afspraken ingegeven/gewijzigd kunnen worden.

De button wordt pas actief, wanneer een klant opgeslagen werd.

Naar boven

Boeking

Opent de laatste boeking van de klant. Wijzigingen, die in het klantenprofiel gemaakt werden, worden automatisch opgeslagen.

Is voor de klant nog geen boeking opgeslagen, dan zal een nieuwe boeking geopend worden.

Naar boven

OK

Slaat alle ingegeven data op en sluit het venster.

Naar boven

Annuleren

Sluit het venster zonder de wijzingen in de klantenkaart op te slaan. Alle ingegeven data na het openen van het venster gaan daarbij verloren.

Naar boven