Jack Einstellungen - was brauche ich zum Loslegen?

Die Jack Software ist enorm umfangreich. Viele Grundeinstellungen werden schon bei der Installation korrekt und für ein Standardreisebüro passend ausgeliefert. Doch soll hier nochmals zusammengefasst werden, welche Punkte man sich ansehen und ggf. anpassen sollte, damit Jack umfassend und korrekt eingerichtet ist. Bitte lesen Sie dazu auch die entsprechenden Abschnitte der Kapitel zu den Menüpunkten.
Die Abbildungen zeigen die Stellen in der Software, die nützlich und ggf. wichtig sind.

<Basisdaten - Veranstalter> - löschen Sie Veranstalter, mit denen Sie nicht arbeiten. Wenn es schon Buchungen in Jack mit den entsprechenden Veranstaltern gibt, können Sie den Veranstalter nicht löschen, sondern müssen ihn auf der Registerkarte <Parameter> deaktivieren, indem Sie auf <Veranstalter gesperrt> klicken.Erfassen Sie Veranstalter, die Ihnen in Jack fehlen:** Karteikarte <Adresse>

maximal 5-stelliges <Kürzel>, <Veranstalter>-Name,

- Karteikarte <Produktart>

mindestens 1 Produktart mit dem gültigen Basisprovisionssatz,

- Karteikarte <Konten>

zum Erzeugen von Konten (über <Vorschlag>),

- Karteikarte <Parameter>:

Inkassoform bestimmen, ggf. auch die Optionsfrist festlegen
Mit <OK> werden alle Änderungen gespeichert.

Überarbeiten Sie <Basisdaten - Reisearten / Zielgebiete / Beförderungsarten> und ergänzen ggf. mit weiteren Kürzeln.
<Datei - Parameter - Parameter Kunden> - denken Sie über Ihre Marketing strategie nach und überlassen Sie das strategische Denken nicht anderen! Sie sollten sich selbst Gedanken über Ihr eigenes Zielpublikum machen und ggf. hier weitere Kundenmerkmale definieren, die Sie selber bewerben können.
In der Karteikarte <Termine> können Sie spezielle Zahlungsziele vordefinieren. Diese Zahlungsziele übersteuern das allgemeingültige Zahlungsziel aus den Vorgangsparametern.

Sie können danach diese speziellen Zahlungstermine dann in folgenden Jack Bereichen zusteuern:

1.) im Kundenprofil in der Karteikarte <Zusatz> gibt es das Feld <Zahlungsziel>. Hier wählen Sie eines der speziellen Zahlungsziele aus, wenn für diesen Kunden andere Zahlungsbedingungen als für die anderen gelten.Beispiel: Firmen müssen z. B. nichts anzahlen, und der Rechnungsbetrag sollte als sofort fällig gesetzt werden. Dann könnte unter <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Termine> ein Zahlungsziel namens „Firmen" hinterlegt sein mit 0,-€ Anzahlung und Restzahlung sofort fällig bei Buchung. Dieses Zahlungsziel können Sie dann bestimmten Kunden im Kundenprofil zuweisen.

2.) in der Veranstalterproduktart bei den Basisdaten dieses Veranstalters gibt es die Felder <Zahlungsziele Veranstalter> und <Zahlungsziele Kunden>. Im ersteren Feld können Sie ein spezielles Zahlungsziel auswählen, wenn Sie bei diesem Veranstalter abweichende Zahlungsziele haben.Beispiel: Fewo-Veranstalter haben eine Anzahlung von 30% statt normalerweise 15 oder 20%. Im zweiten Feld stellen Sie ein, wie viel Anzahlung Jack gegenüber Ihrem Kunden für eine Leistung dieses Veranstalters berechnen soll.Beispiel: bei Fewo-Veranstaltern sollen 35% Anzahlung hinterlegt weden, so dass im Reisebüro immer noch Überdeckung gegenüber der Abbuchung des Veranstalters besteht.
Je konsequenter mit diesen speziellen Zahlungszielen gearbeitet wird, desto weniger Zeit benötigt man später für Mahnungen: ein paar Mausklicks, und schon werden die Mahnschreiben produziert - keines zu früh, keines zu spät!

<Datei - Parameter - Parameter Vorgang> - Ihre grundsätzlichen Einstellungen im Bereich der Reiseanmeldung:

In der Karteikarte <Adresse> wird nicht nur die Adresse Ihres Reisebüros eingetragen, sondern z. B. auch die Bankverbindung des Reisebüros. Ersteres hat nur Auswirkung beim Druck von Etiketten (die Reisebüroadresse wird ganz klein als Absender oberhalb der Empfängeradresse gedruckt), letzteres ist wichtiger, da die erste Bankverbindung für das Bankclearing (also das Lastschriftverfahren über Jack; Zusatzmodul) verwendet wird.
Unter <Vorgang1> können Sie ein grobes Schema für Serviceentgelte festsetzen, aber bitte beachten Sie, dass Sie ein korrektes Konto samt korrektem Steuerschlüssel hinterlegen. Erheblich flexibler sind Sie jedoch, wenn Sie mit der Jack Fee-Verwaltung arbeiten.

Unter <Vorgang2> können Sie Hinweise für den Expedienten hinterlegen, um ihn zu jeder Buchung an bestimmte Dinge zu erinnern. Oder Sie verwenden diese Funktion dafür, Ihre Werbeerfolgskontrolle auszubauen: ohne Standardfragen definieren Sie einfach Beschriftungen für Felder, die später in der Reiseanmeldung in der Karteikarte <Beträge/Infos> angeklickt werden, je nach Ursprung der Buchung (z. B. Mailing, Anzeige im Reiseteil, Kundenabend, persönlicher Brief, Telefonat etc.). So können Sie später feststellen, ob sich z. B. der Aufwand für Ihr Mailing gelohnt hat.
Unter <Zahlungen> müssen alle Möglichkeiten hinterlegt sein, mit denen man einen Jack Vorgang kundenseitig auf Null bekommen kann.

Damit sind also nicht nur Geldvorgänge (Kasse, Bank, Scheck etc.) gemeint, sondern auch „unbare" Vorfälle und solche, die zu keiner Einnahme geführt haben (z. B. Zahlung mit Geschenkgutschein, Kulanzausbuchung, Rundungsdifferenz, Mitarbeiterfehler, Dienstreise etc.). Damit wird vermieden, dass über <Buchhaltung - Buchen> solche Geschäftsvorfälle gebucht und damit die übersichtliche Vorgangsbuchhaltung verlassen wird.

Diejenigen Reisebüros, die mit der VERK-Schnittstelle und / oder der Fee-Verwaltung arbeiten, sollten hier eine eigene Zahlungsart für Kreditkartenzahlungen erfassen, die beim Kassieren von DB/DER-Werten / der Fees über den Consolidator über eine Kreditkarte auflaufen: z. B. „VERK-CC" / „Fee-CC". Bitte vergessen Sie dabei nicht, zu dieser separaten Zahlungsart auch unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> ein separates Konto zu definieren. Damit werden die über VERK bzw. die Fee-Verwaltung als Direktinkasso-Fee aufgelaufenen Kreditkartenwerte auf ein anderes Konto gebucht als solche Kreditkartenzahlungen, die das Reisebüro selbst kassiert. Bei den VERK-Kreditkartenzahlungen handelt es sich ja eigentlich um ein „echtes" Direkt- / Veranstalterinkasso, während die „normalen" Kreditkartenzahlungen, die über das Reisebüro laufen, Reisebüroinkassos sind. Zusätzlich müssen die VERK-Kreditkartenzahlungen unter <Basisdaten - VERK-Codes> mit der korrekten Kundenzahlungsart definiert werden (und für die Jack-Übernahme mit <Import>, <V48> sowie <CC> gekennzeichnet werden), und genau diese Zahlungsart wird zuvor hier in den Vorgangsparametern hinterlegt. Die Fee-Kreditkartenzahlungen werden zusätzlich in den Basisdaten des entsprechenden Consolidators aktiviert (unter <Basisdaten --Veranstalter - Parameter>).

Unter <Ein-/Auszahlungen> sollten nur Geschäftsvorfälle angelegt werden, die ein Expedient erledigen soll, also nur bare Vorgänge. Ein Buchhalter würde einen Bankauszug nicht über diese Funktion buchen, sondern über <Buchhaltung - Buchen> mit dem Bankkonto als <Festkonto>, statt über die Ein-/Auszahlungen.

Unter <History> stellen Sie ein, welche Aktionen in Jack protokolliert werden. Nach einer gewissen Einarbeitungszeit sollte die History so eingestellt sein, dass nur noch wichtige Dinge mitgeschrieben werden z. B. keinen Abruf von Statistiken oder Kontenblättern, so dass die History übersichtlicher wird.

<Datei - Parameter - Textbausteine> - jeder aus Ihrem Büro sollte etwas dazu beitragen können. Erfassen Sie alle Texte, die Sie im Alltag immer wieder benötigen und nicht jedes Mal neu formulieren und tippen möchten. Hierzu gehören gerade solche Texte, mit denen Sie sich selbst absichern („RRV nicht gewünscht"), und die einfach zu lang sind, um sie jedes Mal neu einzugeben (z. B. Storno- / Tarifbestimmungen eines Fluges). Die Textbausteine können Sie sich dann in der Reiseanmeldung in die Karteikarte <Texte> ziehen, oder Sie klicken in der Leistung <Info> an, und können dort Texte zu dieser speziellen Leistung hinterlegen.
Buchhaltungseinstellungen:Diese Einstellungen verhalten sich erheblich komplexer, zumal in Jack fast jede Aktion die Buchhaltung vorbereitet. Deswegen empfehlen wir, vorsichtig mit den Buchhaltungseinstellungen umzugehen.
Folgende Funktionen beeinflussen die Grundeinstellungen in der Jack Buchhaltung:
- <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>
- <Buchhaltung - Stammdaten - Steuertabelle>
- <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>
- <Buchhaltung - Listen - Kontenliste>
- <Basisdaten - Veranstalter>: Produktarten, Konten und Verbuchungstabellen!
- <Basisdaten - VERK-Codes>: Import, V48, Kassen-/CC-Zahlungen
- <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>
- <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Ein/Auszahl.>
- <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang1>
- <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Termine>
- <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Termine>

Erfolgt hier eine saubere Ersteinstellung, kann eigentlich nichts mehr schief laufen.
Sobald Sie sich unsicher sind oder etwas an Ihren Grundeinstellungen ändern möchten, sollten Sie im Zweifelsfall Bewotec kontaktieren