Löschen nach DSGVO

Alle Firmen müssen buchhalterische Informationen für 10 Jahre aufbewahren und im Zweifelsfall den Finanzbehörden zur Verfügung stellen.
Nach Ablauf dieser Frist können die Daten vernichtet werden. Bei einer Software Lösung ist damit das Löschen der Daten gemeint.

In myJACK finden Sie die entsprechende Funktion unter dem Menüpunkt <Verwaltung - Adresse - Löschen nach DSGVO>.

Die Maske öffnet sich ohne eine Eingrenzung, zeigt also eine leere Liste an.
Wie bei anderen Listen haben Sie oben die Schaltflächen

zur Suche (Lupen Symbol),
zum Durchführen des Löschens (Zahnrad Symbol) und
zum Aktualisieren der Ansicht (Doppelpfeil Symbol)

Nach Kunden suchen

Die Suche ist auf einen Wert beschränkt, auf die am weitesten zurückliegende Rückreise eines Kunden.

In diesem Feld geben Sie die Anzahl der Monate an, die die letzte Rückreise eines Kunden zurück liegt. Voreingestellt sind 120 Monate (= 10 Jahre). Wir empfehlen, diese Voreinstellung zu übernehmen.

Sie können auch einen anderen Wert eintragen und abfragen. Allerdings können Kundendaten nur gelöscht werden, wenn die letzte Rückreise älter als die Grundeinstellung für Ihr Büro stattfand. In Deutschland sind dies 120 Monate.

Mit einem Klick auf <Zurücksetzen> wird der Wert im Eingabefeld wieder auf 120 zurückgesetzt.
Mit einem Klick auf <Suchen> können Sie die Suche anstoßen, das Ergebnis wird in der Liste angezeigt.

Die Liste zeigt alle Kunden an, bei denen die letzte Rückreise mehr als z.B. 120 Monate zurück liegt.
Hat ein Kunde also einen Vorgang, dessen Rückreise nur 60 Monate zurückliegt, wird er in der Liste nicht angezeigt. Die Daten des Kunden werden nicht gelöscht.

Die Liste zeigt verschiedene Daten des Kunden an. Sie sehen die Kundennummer, Name und Adresse. Im letzten Feld sehen Sie das Datum der letzten Rückreise des Kunden.

Löschen von Kunden

Die Funktion des Löschens kann jeweils für einen Eintrag aufgerufen werden, über drei verschiedene Wege:

Klick auf den Eintrag, Klick auf Zahnrad, Auswahl <Löschen>

Doppelklick auf Eintrag
Rechtklick auf Eintrag und Auswahl <Löschen>

In allen drei Fällen erfolgt eine Nachfrage durch das System, um eine versehentliche Löschung zu verhindern.

Wenn Sie den Kunden und seine Daten wirklich löschen wollen, dann Bestätigen Sie mit <Ja>.

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Ansonsten klicken Sie auf <Nein>, um den Löschvorgang abzubrechen.

Beim Löschen werden folgende Daten aus myJACK entfernt:

das gesamte Kundenprofil (inclusive aller Untereinträge wie z.B. Kommunikation, Termine, Merkmale usw.)
alle Vorgänge, Leistungen und Preiszeilen
alle Dokumente, Termine und sonstige Informationen

Nach dem Löschen kann der Kunde und seine Daten nicht mehr in myJACK wiedergefunden werden.

Löschen von mehreren Kunden

Um das Löschen von mehreren Kunden in einem Zug zu ermöglichen, können Sie in der letzten Spalte der Liste mehrere Personen markieren.

Haben Sie alle Kunden zum Löschen markiert, klicken Sie wie oben beschrieben z.B. auf das Zahnrad Symbol und wählen dort <Löschen>.
In diesem Fall werden nur die markierten Kunden gelöscht.

Haben Sie bei Ihrer Auswahl auch Kunden markiert, bei denen die letzte Abreise weniger als 120 Monate her ist, so werden Sie darauf hingewiesen.

Bestätigen Sie die Abfrage mit <Ja>, so werden alle Kunden gelöscht, die gelöscht werden können. Alle anderen Kunden werden nicht gelöscht.
Sollten alle gewählten Kunden nicht gelöscht werden können, so weist Sie das System auch darauf hin.

In diesem Fall wird durch einen Klick auf <OK> keinerlei Aktion ausgelöst.

Weitere Hinweise zum Löschen

Im folgenden haben wir weitere Hinweise zur Löschfunktion zusammengefasst.

Es werden auch offene Aufträge älter als 10 Jahre gelöscht. Mit "Offen" ist hier gemeint, dass der Zahlbetrag nicht gleich dem Leistungsbetrag ist, also noch ein Betrag im Vorgang offen ist. Bei sehr alten Vorgängen mit offen Beträgen gehen wir davon aus, dass diese anderweitig geregelt wurden.
Vorgangslose Zahlungen werden nicht berücksichtigt. Das heißt, auch wenn der Kunde am Vortag eine vorgangslose Zahlung geleistet hat wie z.B. den Kauf eines Gutscheins, aber der letzte Vorgang mehr als 10 Jahre her ist, darf der Kunde gelöscht werden. Folglich werden auch keine vorgangslosen Zahlungen gelöscht.
Bei der Vorgangssuche sind Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferadresse und Provisionsempfänger gleichberechtigt, d. h. es werden alle Vorgänge berücksichtigt, unabhängig davon ob eine Person/Adresse als Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferadresse oder Provisionsempfänger eingetragen ist.

Zur Wahrung der Integrität der Buchhaltungsdaten werden folgende Festlegungen getroffen:

Belege und ihre Positionen sind für die Korrektheit der Buchhaltung essentiell und werden daher nicht gelöscht. Die Texte bei zu erhaltenen Belegen bleiben unverändert, allerdings werden die Referenzen auf gelöschte Vorgänge entfernt.
Zahlungen (und ggf. ihre PDF-Belege) zu Vorgängen und deren Preiszeilen werden nicht gelöscht, Referenzen auf Vorgänge und Preiszeilen werden entfernt.
Buchungssitzungen vom Typ Vorgangssitzung zu gelöschten Vorgängen werden nicht gelöscht, Referenzen auf Vorgänge werden entfernt.
OPs werden nicht gelöscht, Referenzen auf Vorgänge und Preiszeilen werden entfernt.