Neue Adresse

Weiterführende Artikel zum Thema:

Die Kundenakte ist der zentrale Speicher für alle kundenbezogenen Daten. Im Bereich <Neue Adresse> können Sie einen oder mehrere Kunden manuell anlegen.

Neben diesem Menüpunkt haben Sie auch noch an anderen Stellen in myJACK die Möglichkeit, einen Kunden neu anzulegen.

im Vorgang, Registerkarte <Kunde>
in der Suche
in der Expert Maske, über die Schaltfläche <Kunde holen>

An all diesen Stellen wird eine neue Kundenakte auf die gleiche Art erstellt, daher wird das Verfahren nur hier beschrieben.

Im Folgenden beschreiben wir die einzelnen Bereiche, die Sie bei der Kundenerfassung befüllen können. Dabei müssen Sie nicht alle Felder befüllen, das einzige Pflichtfeld ist das Feld < Name > im Bereich < Adresse >. Dieses Feld muss befüllt sein, damit der Kunde gespeichert werden kann.

Bei der Neuanlage von Kunden kann es sein, dass bestimmte Informationen nicht direkt mit eingegeben werden können, z.B. die Merkmale. Dies passiert, wenn zum Speichern der Information die Kundennummer benötigt wird, die bei der Erstellung eines Kunden noch nicht vorhanden ist.

Schaltflächen und Steuerungselemente

In der Kundenakte stehen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung:

Export DSGVO

Auf Anfrage des Kunden müssen Sie die gespeicherten Daten des Kunden als Export zur Verfügung stellen. Bewotec hat dazu in der Kundenakte die neue Schaltfläche <Export DSGVO> geschaffen.

Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Daten des Kunden im XML-Format aufbereitet. myJACK fragt nun, wo diese Datei abgelegt werden soll.

Wählen Sie das entsprechende Verzeichnis und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Datei. Mit <Speichern> bestätigen Sie den Export.

myJACK bestätigt das Speichern der Datei, ab diesem Zeitpunkt können Sie die Datei dem Kunden zur Verfügung stellen.

Bitte beachten Sie, dass Sie Kundendaten nur dann über offene Kanäle wie z.B. E-Mail übertragen dürfen, wenn die eigentlichen Daten verschlüsselt sind. Wenn Sie z.B. den Datenexport per E-Mail an den Kunden schicken sollen, müssen Sie die XML-Datei verschlüsseln, z.B. indem Sie die Datei in eine passwortgeschützte Zip-Datei einbetten.

Löschen DSGVO

Sie haben in der Kundenakte die Möglichkeit, die gespeicherten Daten zu löschen, bzw. unkenntlich zu machen. Dazu klicken Sie einfach in der Kundenakte auf die Schaltfläche <Löschen DSGVO>.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die Kundendaten nicht gelöscht, sondern gemäß Datenschutzverordnung unkenntlich gemacht.

Dabei werden die folgenden Änderungen durchgeführt:

Name und Adresse im Kundenprofil werden mit X unkenntlich gemacht (jeweils erster und letzter Buchstabe bleibt stehen).
Mitreisende im Kundenprofil werden gelöscht. Sollten die Mitreisenden eine eigene Kundenakte haben, so wird lediglich die Verknüpfung gelöscht.
Alle Kommunikationsdaten werden gelöscht.
Alle Kontodaten und Merkmale werden gelöscht.
Alle Marketing-Sperren werden auf den Wert <Nein> gesetzt, damit diese Adresse nicht mehr angeschrieben wird.
Alle Bankverbindungen werden gelöscht und die Referenzen entsprechend entfernt.
Alle automatischen SEPA-Zahlungen werden gelöscht und die Referenzen entsprechend entfernt.

Adressen auf buchhalterisch relevanten Belegen (Zahlung, Rechnung usw.) oder in Dokumenten bleiben unverändert.

Das Löschen von Kundendaten ist nicht möglich, wenn für den Kunden noch offene Vorgänge vorhanden sind. Als offener Vorgang wird in diesem Zusammenhang ein Vorgang betrachtet, bei dem noch ein offener Betrag vorhanden ist.

Abbrechen

Bricht die Eingabe ab. Es erscheint eine Frage, ob die Eingaben verworfen werden sollen.

Neuer Vorgang

Mit der Schaltfläche <Neuer Vorgang> können Sie einen neuen Vorgang für den Kunden erstellen. Der Kunde ist dann direkt als Anmelder im Vorgang erfasst.

Drucken

Über die Schaltfläche <Drucken> können Sie verschiedene Druckoptionen aufrufen.

Klicken Sie nun auf das Drop-Down Feld und wählen dort die gewünschte Vorlage aus.

Mit einem Klick auf <Drucken> stoßen Sie dann den eigentlichen Druck an.

Im Drop-Down Menü stehen die folgenden Vorlagen zur Auswahl:

Vorlage	Beschreibung

Vorlage	Beschreibung
App	Mit dieser Option können Sie für den Kunden ein Dokument ausdrucken, das seine Zugangsdaten für die App meinereisedaten.de enthält. Als Zugangsdaten werden die Haupt-E-Mail-Adresse des Kunden und das App-Passwort im Bereich <Sonstiges> der Kundenakte verwendet. Sie erhalten das gleiche Dokument, wenn Sie im Vorgang auf der Registerkarte <Dokumente> das Auftragsdokument "App-Zugangsdaten" auswählen.
Auskunft nach DSGVO	Über die Schaltfläche <Auskunft nach DSGVO> kann, ohne einen Vorgang, eine Datenschutzerklärung ausgedruckt werden. Die Datenschutzerklärung druckt alle erfassten Daten des Kunden, inkl. der erfassten Marketingsperren. Der Kunde kann diese Daten einsehen und mit seiner Unterschrift bestätigen, dass Sie diese Information zu Recht speichern. Bei den Marketingsperren wird Folgendes gedruckt: bei Status "Unbekannt" oder "Ja": Anzeige als "Ja" bei Status "Nein": Anzeige als "Nein" Das Dokument wird nach dem Druck automatisch in den Abschnitt <Dokumente> in der Kundenakte abgelegt.
Basislastschrift / Firmenlastschrift	Über die Schaltflächen <SEPA-Basislastschrift> und <SEPA-Firmenlastschrift> können Sie die jeweiligen Dokumente aufrufen, die der Kunde unterschreiben muss, damit Sie über Lastschrift Beträge vom Kunden einziehen können. Damit das Mandat vollständig ist, müssen Sie unter <Verwaltung - Administration - Agenturdaten> auch Ihre SEPA-Gläubiger-ID hinterlegen.
Brief	Sie können mit dieser Option ein Word-Dokument aufrufen. Dieses Dokument enthält nur die absolut notwendigen Bestandteile des Briefs (Kundenadresse, Briefanrede, Datum usw.). Der eigentliche Brieftext muss manuell eingegeben werden. Die Option <Logo> druckt das Logo des Reisebüros im Kopfbereich und die Reisebüro-Informationen in die Fußzeile. Bei der Option <Blanko> werden diese Informationen nicht mit übergeben.
Etikettendruck	myJACK ist in der Lage, Einzeletiketten zu drucken. Wir haben das mit dem Etikettendrucker Brother P-touch QL570 getestet. Dies ist ein Etikettendrucker für Endlosetiketten mit Schneidesystem (bestellbar z.B. bei Amazon http://www.amazon.de/gp/product/B001FQL2HI/ref=oh_details_o06_s00_i00?ie=UTF8&psc=1).
Info nach DSGVO	Neben der Auskunftspflicht müssen Sie als Reisebüro festlegen, welche Daten vom Kunden gespeichert werden und wie Sie mit diesen Daten umgehen. Diese Informationen müssen dem Kunden zur Verfügung stellen können. Über diesen Menüpunkt in der Kundenakte können Sie dieses Dokument drucken. Das Dokument wird auch automatisch bei Anlage eines Vorgangs für einen neuen Kunden ausgegeben. Der entsprechende Textbaustein mit den entsprechenden Informationen muss von Ihnen selbst angelegt werden. Unter Umständen werden Sie dabei Unterstützung von Ihrem Datenschutzbeauftragten benötigen. Sie können den Textbaustein unter <Verwaltung - Administration - Textbausteine> hinterlegen. Dort gibt es den Eintrag <Infopflicht DSGVO>.
Rahmenvertrag Firma	Mit diesem Druck können Sie einen Rahmenvertrag mit dem Kunden ausdrucken, den der Kunde dann unterschreibt. Diesen Rahmenvertrag benötigen Sie z.B. im Zusammenhang mit der Pauschalreiserichtlinie. Sie dürfen einen Vorgang nur dann auf den Reisetyp "Firmendienst" umstellen, wenn Sie einen Rahmenvertrag geschlossen haben. Den Text für den Rahmenvertrag hinterlegen Sie unter <Verwaltung - Administration - Textbausteine>, dort gibt es einen eigenen Abschnitt für den Rahmenvertrag.

Die hier aufgeführten Vorlagen sind bei jedem Reisebüro vorhanden. Zusätzlich können in der Auswahlliste noch weitere Positionen auftauchen. Diese weiteren Position können vom Reisebüro selbst angelegt werden. Lesen Sie dazu den Artikel

Kunde speichern

Speichert die Änderungen an der Kundenakte, lässt aber die Kundenakte geöffnet, sodass sie weitere Änderungen vornehmen können.

Sollte die Kundenakte in der Zwischenzeit von einem anderen Benutzer gespeichert worden sein, so weist myJACK Sie darauf hin.

Sie können über die Schaltfläche <Neu laden> den aktuellen Stand aus der Datenbank laden. Dabei werden Ihre eigenen Änderungen überschrieben. Mit einem Klick auf <Abbrechen> werden keine Daten geladen, es wird aber auch nicht Ihr aktueller Stand gespeichert. Sie können jedoch jetzt die eingegebenen Daten notieren und anschließend die Kundenakte neu laden.