Telefonschnittstelle

Weiterführende Artikel:
https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/117309472
https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/114196499

Sie haben täglich Anrufe von Kunden, die Fragen zu Ihren Buchungen haben oder neue Buchungen tätigen wollen. Bei einigen Kunden kennen Sie vielleicht schon die Rufnummer, bei anderen sicher nicht.

Die Telefonschnittstelle soll Ihnen hier die Arbeit erleichtern, indem sie

• anhand der Rufnummer die Kundenakte in myJACK erkennt und

• zu der Kundenakte Zusatzinformationen anzeigt.

Voraussetzungen

Damit die Telefonschnittstelle die Informationen am richtigen PC anzeigen kann, muss am myJACK Benutzer eine Telefonnummer hinterlegt sein. Diese Telefonnummer speichern Sie im Mitarbeiterprofil unter <Verwaltung - Administration - Mitarbeiter> (für alle Ihre Mitarbeiter) oder unter <Verwaltung - Administration - Profil bearbeiten> (jeder Mitarbeiter für sich selbst).

Wichtig für die korrekte Erkennung der Kunden ist natürlich die Datenqualität.
Bewotec geht von einem bestimmten Format für die Telefonnumern aus. Dieses Format so aus:
+[Ländervorwahl][Vorwahl ohne führende Null und Sonderzeichen][Rufnummer ohne Sonderzeichen]
Die gesamte Nummer muss zwischen 8 und 14 Zeichen haben.

Folgende Nummer ist korrekt: +49220589640
Folgende Nummer ist nicht korrekt: +4902205/8964-0

Bei neu angelegten Kunden wird das gewünschte Format automatisch gesetzt. Wenn Sie einen Import von Kundendaten in myJACK erhalten haben, sollten Sie diese Kunden z.B. über <Verwaltung - CliQs - Kundendatenkontrolle> prüfen.

Aktuell werden die folgenden Programme für die Schnittstelle unterstützt:

• ….

Funktionsweise

Bei einem eingehenden Anruf versucht die Telefonanlage, anhand der Zielrufnummer einen Mitarbeiter zu bestimmen, der die Information über den Anruf bekommen soll.

Hat er den entsprechenden Mitarbeiter gefunden, wird beim ihm ein Popup angezeigt.

Open

Dabei ist die Anzeige natürlich unterschiedlich, je nachdem, ob die Telefonnummer des Anrufers in myJACK in einer Kundenakte gefunden wurde. Dann zeigt das Popup wie im Screenshot oben den Namen des Kunden an.

In solch einem Fall stehen drei Optionen zur Verfügung:

• Ausblenden: das Popup verschwindet komplett und wird auch nicht mehr rechts unter <Benachrichtigungen> angezeigt.

• Kundensuche: es wird die Kundensuche aufgerufen, Name und Vorname werden eingetragen und direkt eine Suche angestoßen.

• Übersicht: blendet ein Fenster ein, in dem Informationen zum Kunden und seinen Vorgängen eingeblendet werden

Ausblenden

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Popup geschlossen. Der Anruf wird dann auch nicht mehr rechts unter <Benachrichtigungen> angezeigt (Siehe Verpasste Anrufe anzeigen)

Kundensuche

Bei einem Klick auf <Kundensuche> wird die Suche geöffnet und Name und Vorname des Kunden in die Suchmaske eingegeben. Es wird direkt eine Suche angestoßen.

Open

Sie sehen also direkt ein Ergebnis.

Übersicht

Über diese Schaltfläche wird ein neues Fenster angezeigt, in dem einige wichtige Informationen zum Kunden zusammengefasst sind.

Sie sehen hier:

• die Kontaktdaten des Kunden

• die letzen fünf Buchungen des Kunden

Darüber hinaus können Sie entweder die Telefonnummer, oder Namen/Vornamen in der Suche abfragen.

Telefonnummer in Kundensuche

Mit einem Klick auf die Schaltfläche <Telefonnummer in Kundensuche> können Sie in der Suche nach der Telefonnumer suchen.

Dazu wird die angezeigte Rufnummer in das allgemeine Suchfeld eingetragen und direkt eine Suche angestoßen.

Name in Kundensuche

Ein Klick auf diese Schaltfläche überträgt den Namen und Vornamen des Kunden und fügt sie in die Suchmaske der Kunden- und Vorgangssuche ein.

Es wird direkt eine Suche angestoßen.

Sie sehen dann alle Adressen mit dem gleichen Vornamen/Namen, und alle dazugehörigen Vorgänge.

Letzte 5 Vorgänge

Unter den allgemeinen Informationen zum Kunden finden Sie eine Aufstellung der letzten fünf Vorgänge für diesen Kunden.

Diese Auflistung ermöglicht es Ihnen, sich einen kurzen Überblick über die aktuellen Buchungen des Kunden zu verschaffen. Sie können mit einem Doppelklick jeden dieser Vorgänge aufrufen.

Anzeige Popup wenn Telefonnummer bei mehreren Kunden hinterlegt ist.

Es könnte sein, dass eine Rufnummer bei mehr als einem Kunden in myJACK hinterlegt ist. Wenn dies der Fall ist, sieht die Anzeige des Anrufs geringfügig anders aus.

Wenn Sie nun wissen möchten, welche anderen Kunden die gleiche Rufnummer verwenden, klicken Sie auf <Telefonnummer in Kundensuche>.

Sie erhalten dann eine Übersicht mit allen Kunden mit der gleichen Rufnummer.

Verpasste Anrufe ansehen

Das Popup zu dem Anruf wird wie bei Terminen nur eine gewisse Zeit angezeigt, danach verschwindet es.

Sie können die Information jedoch jederzeit wieder anzeigen lassen, indem Sie rechts auf die Schaltfläche <Benachrichtigungen> klicken.