Automatisierte E-Mails
- Ernst Steffl
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Über Vorgänge lassen sich bereits Kundenwünsche und Begrüßungsschreiben automatisch an das Hotel versenden. Im Vorgangs-Bereich <Termine> können aber auch E-Mails automatisch aus Vorgängen versendet werden, ohne Eingriff des Users.
Diese Funktion können Sie z.B. nutzen, wenn Sie den Kunden kurz vor Abreise auf seine bevorstehende Reise hinweisen möchten, oder nach Rückkehr abfragen wollen, ob alles in Ordnung war.
Erstellung einer Mailvorlage
Um diese Funktion zu nutzen, wird bitte zunächst unter <Verwaltung - Administration - Emailvorlagen> eine Mail-Vorlage neu erstellt, die später automatisch verschickt werden soll.
Wichtig: Nach dem Klick auf <+> oben rechts (1), bitte als <Baustein> nicht „E-Mail“, sondern „E-Mail benutzerdefiniert“ (2) wählen, da nur hier ein <Name> vergeben werden kann.
Wählen Sie den <Name> so, dass diese Vorlage später leicht als derartige automatische Mail identifiziert werden kann (gerade wenn viele Vorlagen vorhanden sind), z.B. „Automatik – vor Hinreise“. Diesen Namen wird der spätere Empfänger nicht sehen.
In der Vorlage sollen Platzhalter-Felder genutzt werden, um die Mail so personalisiert wie möglich zu gestalten. Die Platzhalter sind auf der rechten Seite (4) zu finden und werden nach Doppelklick an der Stelle (3) eingefügt, an dem der Cursor platziert war.
Klicken Sie auf <Speichern>. Danach erst steht die Vorlage in den Agenturstammdaten zur Verfügung.
Erstellung der Terminvorlage
Nach Erstellung der Mail-Vorlage kann diese unter <Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten>, dann oben <Einstellungen> und dort oben links <Wiedervorlagen> hinterlegt werden. Man klickt auf den „Bleistift“, um einen neuen Termin für die Vorgangserfassung einzustellen und trägt die Daten wie im Screenshot ein.
In der nun geöffneten Bearbeitungsmaske haben Sie diverse Felder, eine gesamte Aufstellung finden Sie hier: Einstellungen - automatische Wiedervorlagen
Die wichtigsten Felder sind:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Titel | Ist der Name der Terminvorlage – diesen sieht der Kunde nicht |
Referenzdatum | Von welchem Datum soll ausgegangen werden, um die Mail zu verschicken? |
Fälligkeit Tage +- | Um wieviel Tage versetzt von dem Referenzdatum ausgehend soll die Mail verschickt werden? Minus-Eingabe: Vom Referenzdatum wird diese Anzahl Tage abgezogen, Eingaben ohne Vorzeichen: Referenzdatum zuzüglich dieser Anzahl Tage wird gerechnet, um die Mail zu versenden. |
Empfänger | Wem soll die Mail zugestellt werden? Meist wird hier der „Anmelder“ eines Vorgangs oder der „Rechnungsempfänger“ gewählt. Es sind auch mehrere Empfänger möglich, so kann z.B. auch eine Kopie an das eigene Büro („Agentur“) geschickt werden. Dies ist aber nicht notwendig, da im Vorgang eh eine Kopie abgelegt wird. |
Vorlage | Hier kann die im ersten Punkt erstellte Mail-Vorlage gewählt werden. |
Betrag von - bis | Um Versicherungsvorgänge und Null-Vorgänge auszuschließen, lohnt die Eingabe eines Mindestpreises von z.B. 300€. |
Abhängig von den Einstellungen, die sie vorgeben, wird ein entsprechender Termin nur in den zutreffenden Vorgängen hinterlegt. Anhand der Vorlage wird dann automatisch eine E-Mail versendet. Dabei erhält der entsprechende Termin die Terminart “E-Mail”, was für die Kontrolle wichtig ist.
Kontrolle der Termine und verschickten Mail im Vorgang
Sie können die Termine ganz normal über die Registerkarte <Termine> im Vorgang kontrollieren. Sobald die E-Mail verschickt wurde, können Sie diese E-Mail im Vorgang auf der Registerkarte <Dokumente> finden.
Sie können die bisher noch nicht verschickten Automatik-Mails in der Terminliste kontrollieren.
Die Termine für den E-Mail Versand werden beim Erstellen des Vorgangs hinzugefügt. Wird der Vorgang später storniert, so bleiben die Termine bestehen.
Wenn Sie also ein Storno durchführen, so sollten Sie prüfen, ob es einen Automatik Termin im Vorgang gibt. Sie können ihn dann im Vorgang löschen.