Verfahrensdokumentation myJACK

Laut den gesetzlichen Maßgaben sind Sie als steuerpflichtiges Unternehmen verpflichtet, für eine Prüfung durch das Finanzamt eine Verfahrensdokumentation zur Verfügung zu stellen.

Diese Verfahrensdokumentation enthält hauptsächlich Ihre eigenen Prozesse im Reisebüro.

• Wie werden z.B. Rechnungen erfasst und bearbeitet?

• Wie ist die Bearbeitung von Kundenbuchungen geregelt?

• Wer darf in der Buchhaltung arbeiten?

• usw.

Die Abläufe in einem Reisebüro unterscheiden sich natürlich stark von einem Büro zum anderen. Bei diesen Themen kann Bewotec Sie folglich nicht unterstützen.

Allerdings gibt es einige Punkte, bei denen Bewotec als Softwarehersteller Sie unterstützen kann.
 

Knowledge Base myJACK

Sie verwenden bei Ihrer Arbeit unsere Software "myJACK". In dieser Software gibt es an diversen Stellen Parallelen zu Ihren eigenen Abläufen, da diese ja in myJACK abgewickelt werden.
Anhand unseres Online Handbuchs kann ein Prüfer sich einen Überblick darüber verschaffen, wie myJACK arbeitet.
Da das ganze Handbuch natürlich sehr umfangreich ist, können Sie einem Prüfer als ersten Überblick die verkürzte Version für unsere Schulungen zur Verfügung stellen. Sie finden dieses Dokument immer in der aktuellsten Version unter dem folgenden Link: https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/230817825
Über diesen Link können alle Schulungsunterlagen zu unterschiedlichen Themen abgefragt werden.

Wenn sich darüber hinaus weitere Fragen ergeben, können Sie die entsprechenden Handbuchseiten über die normale Suchfunktion aus myJACK heraus aufrufen.
 

Verbuchung Buchhaltung

Die Art und Weise, wie verschiedene Fälle in der Buchhaltung verbucht werden, haben wir auf separaten Seiten mit entsprechenden Screenshots hinterlegt.
Prinzipiell wird in myJACK eine Belegverbuchung durchgeführt, nicht eine Verbuchung nach Buchungssätzen.
Einige Vorgehensweisen sind der Tatsache geschuldet, dass die Verbuchung von Reisebüros an andere Stelle erfolgt, wie bei anderen Geschäftsbereichen. So wird bei Reisebüros mit Vermittlungsgeschäft nicht der verkaufte Umsatz besteuert, sondern die Erlöse, die vom Veranstalter / Leistungsträger an das Reisebüro gezahlt wird.

Folgende Beispiele haben wir vorbereitet:
Vorgang: https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/188612613
Vorgang: https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/188579852
Vorgang:
Vorgang:

Serverinfrastruktur

Die Hardware, auf denen myJACK läuft, befindet sich in einer professionellen Serverfarm, die von der Firma Plusserver ( ) betrieben wird.
myJACK läuft dabei auf dedizierten Servern innerhalb dieser Serverfarm. Auf diesen Servern sind ausschließlich Daten von Bewotec Kunden gespeichert.

Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten arbeiten Plusserver und Bewotec eng zusammen. Dabei wird der Zugriff auf die Server in mehrfacher Hinsicht gegen unbefugten Zugriff gesichert:

• Zutritt zum Server Gebäude hat nur entsprechend geschultes Personal von Plusserver

• der Zutritt zum Gebäude wird durch Plusserver dokumentiert

• das Netzwerk ist durch entsprechende Maßnahmen (Firewall, Virensoftware, VPN, Benutzerberechtigungen) gesichert

• die Mitarbeiter der Firma Plusserver haben Vollzugriff auf die Server zur Ausführung der Betriebsaufgaben. Der Zugriff für Bewotec Mitarbeiter ist beschränkt.

• die Zugriffe auf die Server werden protokolliert

• Datenübertragungen (z.b. für Datensicherungen) erfolgen verschlüsselt und werden dokumentiert

• die Datensicherung befindet sich nicht im gleichen Gebäude wie die Server

• es existiert ein Redundanz Rechenzentrum für den Katastrophenfall

Die Firma Plusserver wird regelmäßig in verschiedenen Themenbereichen zertifiziert. Die für myJACK relevanten Zertifikate finden Sie hier:


 

Datenbank

Die Daten, die von unseren Kunden erzeugt werden, sind in einer relationalen Datenbank des Herstellers Postgres gespeichert.
Auch die Datenbank verfügt über entsprechende Zugriffsberechtigung. Der einzelne Mitarbeiter im Reisebüro hat dabei nur einen indirekten Zugriff auf die Daten, und zwar über die Software. Einen direkten Datenbankzugriff für Mitarbeiter eines Reisebüros gibt es nicht!
Direkter Datenbankzugriff ist auf entsprechend qualifizierte Mitarbeiter von Bewotec beschränkt, im notwendigen Rahmen für Ihre Tätigkeiten.