Start mit der Buchhaltung in myJACK

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FAQ - Onboarding

Buchhaltungsdaten bei den Reiseveranstaltern frühzeitig bestellen

Alle Büros, die mit der Buchhaltung von myJACK arbeiten, lassen die elektronischen Veranstalter-Abrechnungen der meisten Veranstalter einlesen. Dadurch entfällt, dass Sie den Menüpunkt <Buchhaltung - VA-Abrechnung> nutzen müssen, um die Papierabrechnungen manuell einzugeben und Sie können direkt über die Maske <Buchhaltung - Belegerstellung> beim Buchen des Bankauszugs den offenen Posten der Sammelzahlung ausgleichen. Wenn Sie die Daten bestellt haben, so liefern die Veranstalter diese baldmöglichst nach Bestellung an uns.

Das bedeutet nicht, dass wir diese auch automatisch direkt einlesen, sondern nur, dass die Daten erst einmal zu Bewotec kommen. Damit die Einspielung auch durchgeführt wird, bedarf es noch einer kurzen Notiz an unser Helpdesk. So lässt sich genau koordinieren, ab welchem Zeitpunkt (z.B. Ihr definierter Stichtag, siehe unten), den Sie vorgeben können, die elektronischen Daten ins System gebucht werden.

Bitte überlegen Sie sich auch, ob Sie die elektronischen Abrechnungen nach Reisedatum oder nach Tagesdatum eingespielt haben möchten. Dies können Sie selbst unter <Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten>, dann oben <Schnittstellen - Eingangsrechnungsimport> "Belegdatum" einstellen für Ihr Büro. Dies hat Auswirkungen auf Ihre Umsatzsteuer, denn alle beteiligten Konten werden mit dem genannten Datum bebucht.

Dies ist das Formular zur Bestellung der Daten. Füllen Sie es am besten am PC aus und setzen allein die Unterschrift handschriftlich darunter. So wird es weniger Probleme bei der Übermittlung von Ihnen zu uns (per Fax/Scan) und von uns zu den Reiseveranstaltern geben.

Überlegen Sie sich einen Stichtag, ab dem die Buchhaltung geführt werden soll

Alles, was nach dem Stichtag in der Buchhaltung passiert, soll von Ihnen ordnungsgemäß in der Buchhaltung gebucht werden. Der Stichtag ist auch wichtig für alle Mitarbeiter im Büro: Vorgänge, die nach dem Stichtag abreisen, werden eventuell auch dann abgerechnet und somit in der Buchhaltung benötigt (außer vielleicht Flüge, die zum Ausstellungsdatum abgerechnet werden). Fehlende Vorgänge können Sie meist leicht erstellen, indem Sie sich diese in einer neuen leeren Expert-Maske darstellen, dadurch werden diese in die Inbox übertragen und können leicht importiert und danach auch in der Buchhaltung abgerechnet werden.

Was tun, wenn Sie schon länger mit myJACK arbeiten, aber erst jetzt mit der Buchhaltung beginnen?

In diesem Fall ist das Hauptproblem, dass durch das Arbeiten in myJACK auf unterschiedlichen Konten offene Posten angelegt wurden (Anzahlungskonto, Verrechnungskonten), die normalerweise über die Buchhaltungsfunktionen ausgeglichen werden. Diese Altbestände an OPs wollen Sie natürlich loswerden. Bewotec bietet Ihnen kostenfrei an, diese alten OPs zu einem Stichtag über eine Routine auszubuchen. Dabei werden nur OP-geführte Konten angepasst, Nicht-OP-Konten werden nicht berührt.

Diese Routine MUSS an dem Tag ausgeführt werden, an dem gewünscht ist, dass die Werte ausgebucht werden. Eine Ausführung zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt ist aktuell noch nicht möglich.

Diese Routine lässt sich im Idealfall zum 31.12. eines Jahres ausführen und am 1.1. startet man dann mit einer leeren Buchhaltung. Die jahresübergreifenden AI-Fälle sind dann die, die besonders im Auge zu behalten sind und für die ein Anfangsbestand erstellt werden muss (respektive später der OP auszubuchen ist).

Altvorgänge aktivieren oder nicht?

Wenn für Ihr Büro bei der Neueinrichtung von myJACK Daten aus Ihrem bisherigen System übernommen wurden, nicht nur die Kundenadressen, sondern auch die Vorgänge, so werden diese mit der Vorgangsart "Altvorgang" eingelesen. Diese spezielle Vorgangsart dient allein dazu, dass Sie unterscheiden können, welches alte Vorgänge sind, die keine Auswirkung auf die Buchhaltung haben. Wenn Sie einen solchen "Altvorgang" für die aktuelle Abwicklung in der Buchhaltung benötigen, so können Sie diesen aktivieren. Klicken Sie einfach auf <Bearbeiten>, es erscheint eine kurze Rückfrage und der Vorgang ist danach kein Altvorgang mehr, sondern ein Auftrag und kann bearbeitet werden, wie jeder andere Auftrag auch.

Wichtig ist, dass dadurch die vom Kunden geleistete Anzahlung in der Buchhaltung mit aktuellem Datum als Vortrag gebucht wird und Sie den Vorgang nun weiterverarbeiten können (Wenn es ein Direktinkasso-Vorgang ist, passiert natürlich nichts).

Diese Information ist insofern sehr wichtig, dass die Funktion zum Aktivieren NICHT genutzt werden soll, wenn Sie oder Ihre Kollegen "nur kurz etwas nachschauen" möchten, denn wie beschrieben, berührt der Vorgang dann die Buchhaltung. Um dies zu verhindern nutzen Sie bitte folgende Einstellung: <Verwaltung> <Administration> <Agenturstammdaten>, dann oben <Einstellungen>, dann unten links die Option "Altvorgänge aktivierbar ab:". Das hier eingetragene Datum ist das Datum der Abreise der Vorgänge. Alle Vorgänge, deren Abreisedatum nach dem hier hinterlegten Datum liegt, können aktiviert werden. Alle anderen dann nicht mehr, es kommt ein Hinweis, dass der Altvorgang nicht bearbeitet werden kann. Es empfiehlt sich, diese Funktion gleich zu Beginn Ihrer Arbeit mit myJACK einzurichten. Setzen Sie z.B. den Stichtag, mit dem Sie mit myJACK beginnen möchten.

Es ist anzumerken, dass Sie selbstverständlich Statistiken, Selektionen und Auswertungen sehr wohl auch mit den Altvorgängen durchführen können, nur eine Bearbeitung und Änderung eines Vorgangs ist dann nicht möglich. Genau dafür sollen Sie die Altvorgänge nutzen.

Unter dem folgenden Link finden Sie eine detaillierte Beschreibung, wie Sie Altvorgänge in myJACK bearbeiten sollten: 

Kassenanfangsbestand und Bankanfangsbestand setzen und Kasse/Bank Tag für Tag führen und kontrollieren

Setzen Sie über <Buchhaltung - Belegerstellung - Allg. Buchung> den Anfangsbestand für Bank und Kasse, indem Sie buchen <Soll> Kontonummer "100.000" / <Haben> Kontonummer "900.000" und den Betrag eingeben, der zum Stichtag als positiver Bestand in der Kasse besteht. Wenn Sie die Bank vortragen, nutzen Sie anstatt Kontonummer "100.000" bitte "102.000". Als Datum geben Sie den Stichtag ein, die Periode setzen Sie auf "00" anstatt "01" (Siehe auch unter ).

Kontrollieren Sie vorher und nachher über <Buchhaltung - Auswertungen - Kontoblatt>, dass der Saldo (unten links zu sehen) immer Ihrem gebuchtem Stand entspricht. Die Abfrage soll nach Periode durchgeführt werden: 2015/00 bis 2015/12. Wenn Sie feststellen, dass vorher schon Beträge auf dem Konto z.B. Kasse vorhanden sind (weil Sie vorher mit myJACK gearbeitet haben, aber ohne Buchhaltung), so ist der Anfangsbestand nicht mit dem Betrag zu buchen, der auf dem Konto aktuell besteht, sondern mit der Differenz aus vorhandenem Bestand und tatsächlichem Bestand, sodass hinterher der Bestand dem tatsächlichen Bestand entspricht.

Nachdem Sie die Bestände Bank und Kasse gesetzt haben, fahren Sie fort, Ihre Bankauszüge über <Buchhaltung - Belegerstellung -Allg. Buchung> einzugeben (siehe unter ). Wenn Sie merken, dass es sich um eine Veranstalter-Abrechnung handelt (die nicht automatisch eingespielt wurde und daher von Ihnen manuell erfasst werden soll), so wechseln Sie in die Maske <Buchhaltung - VA-Abrechnung> (siehe unter ) und erfassen diese direkt. Wenn Sie zurück zum Buchen des Bankauszugs wechseln, so können Sie an der gleichen Stelle weiterbuchen.

Wenn Sie über <Buchhaltung - Belegerstellung> in die Kasse buchen, so schlägt sich dies auch in der Kassenübersicht nieder. Führen Sie dort nach Setzen des Anfangsbestands am besten direkt einen Kassenabschluss durch, damit die Kassenübersicht danach sauber mit einem Anfangsbestand beginnt (siehe ).

Anfangsbestände der weiteren Konten setzen und über die Saldenliste verwalten

Wenn Sie die gesamte Buchhaltung in myJACK führen möchten, so können Sie die sonstigen Konten, wie z.B. Anlagekonten für Gebäude, Fuhrpark, Büroeinrichtung auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachbuchen. Zum nächsten Auswertungszeitpunkt, wenn Sie die Daten zum Steuerberater per Datev-Export übergeben, sollen die Bestände alle richtig vorhanden sein. Kontrollieren Sie dies ebenfalls regelmäßig über <Buchhaltung - Auswertungen - Saldenliste> mit der Abfrage nach Periode, z.B. 2015/00 bis 2015/12.

Anfangsbestände von Debitoren/Kreditoren setzen

Durch die Aktivierung von Altvorgängen, die aus Ihrem bisherigen Midoffice-System übernommen wurden, wird schon automatisch ein Anfangsbestand gesetzt und es wird gebucht Konto 901.000 im Soll in Höhe der geleisteten Kunden-Zahlung. Eine Automatismus für die Veranstalter-Zahlungen, also für die Kreditorenkonten, gibt es nicht.

Da in myJACK keine Debitorenkonten existieren, da diese erst durch einen Rechnungsdruck erzeugt werden, empfehlen wir, dass Sie durch Buchung von Konto 900.080 an das Konto 901.000 die ganzen Debitoren-Werte vortragen.

Anders verhält es sich bei den Kreditoren. Hier finden Sie für jeden Veranstalter ein entsprechendes Kreditorenkonto, da können Sie 1:1 buchen Soll Kreditor an Haben 900.090 bzw. umgekehrt, je nachdem, was für einen Betrag Sie vortragen möchten. (Vergessen Sie nicht Periode "0" Null zu setzen, damit es als Vortrag in der Saldenliste erscheint)

Startperiode für Buchhaltung definieren

Sie müssen für die Buchhaltung eine Startperiode festlegen, damit Sie nicht versehentlich in einen Zeitraum buchen, der vor der Buchhaltung in myJACK liegt. Gehen Sie dazu auf den Menüpunkt <Buchhaltung - Abschlüsse - Periodenabschluss> und fügen dort die Startperiode hinzu. Im Normalfall ist dies die Periode (=Monat), ab der Sie mit der Buchhaltung in myJACK arbeiten möchten. 

Kontenrahmen mit externen Referenzen und Übermittlung ans Steuerbüro

myJACK hat einen sechsstelligen Kontenrahmen. Da in vielen Steuerbüros mit 4-stelligem Kontenrahmen gearbeitet wird, können Sie die Übermittlung im Datev-Export ans Steuerbüro so steuern, dass dort auch 4-stellige Konten übermittelt werden. Dafür finden Sie in den Kontostammdaten unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontostammdaten> eine Spalte <ext. Referenz>. In diese Spalte können Sie die jeweils gewünschte Kontonummer eintragen, die im Export geliefert werden soll. So lässt sich der Kontenrahmen auch auf SKR03 oder SKR04 "ummünzen".

Um zu überprüfen, ob alle Konten, die bebucht wurden, auch eine Zuordnung haben, schauen Sie bitte unter <Buchhaltung - Auswertungen - Saldenliste> und lassen sich die Werte darstellen, klicken Sie danach auf <Ansicht wechseln> im unteren linken Bereich. Es wird jetzt die Spalte <ext. Referenz> auch angezeigt und Sie können so noch einmal kontrollieren, ob Sie bei allen benötigten Konten auch eine entsprechende Kontonummer hinterlegt haben.

Den Export der Daten können Sie dann über <Buchhaltung - Abschlüsse - Datev-Export> durchführen. Dies wird auch gern zu Beginn der Arbeit in einem neuen System nach einem Zeitraum von 4/8 Wochen durchgeführt, damit der Steuerberater sich die Übermittlung anschauen kann und sehen kann, ob die Daten in der gewünschten Form übermittelt werden (siehe ).