Übertragen von Kunden- und VA Zahlungen aus dem Altsystem

Owned by Ernst Steffl
Last updated: Aug. 08, 2023
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Weiterführende Artikel:

 

Beim Umstieg von einem System auf myJACK ergeben sich für Vorgänge unterschiedliche Bearbeitungszustände. Mit diesem Artikel wollen wir Ihnen eine Übersicht geben über die Schritte, die Sie in myJACK für diese unterschiedlichen Zustände gehen müssen.

Aus unserer Sicht gibt es die folgenden Zustände:

  1. Kundenzahlung offen und VA Zahlung offen

  2. Kundenzahlung offen und VA Zahlung teilweise

  3. Kundenzahlung offen und VA Zahlung komplett

  4. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung offen

  5. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung teilweise

  6. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung komplett

  7. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung offen

  8. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung teilweise

  9. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung komplett

  10. Vorgänge mit Direktinkasso

  11. Vorgangszahlungen verbuchen ohne Vorgang

  12. Verbuchen der Erlöse nach Abreisedatum

Bei den folgenden Beschreibungen gehen wir davon aus, dass die entsprechenden Vorgänge in myJACK angelegt und aktiviert wurden.
Bis auf den letzten Fall gehen wir von einem Agenturinkasso aus.

1. Kundenzahlung offen und VA Zahlung offen

Kundenzahlung
Sie verbuchen die Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.

VA Zahlung
Da in ihrem alten System keine Eingangsrechnung verbucht wurde, ist die Leistung auch in myJACK völlig offen.
Geben Sie die VA Abrechnung nach Erhalt ganz normal in myJACK ein.

 

2. Kundenzahlung offen und VA Zahlung teilweise

Kundenzahlung
Sie verbuchen die Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.

VA Zahlung

In diesem Fall wurde ein Teil der Zahlung an den Veranstalter in Ihrem alten System verbucht und "fehlt" damit in myJACK.

Erfassen Sie zunächst in der Maske VA-Abrechnung den im alten System bereits abgerechneten Umsatz. Erfassen Sie dazu bei "Umsatz" den bereits abgerechneten Umsatz und bei Provisions in jedem Fall Null, Sie möchten ja die Provision nicht doppelt verbuchen. Dadurch wird der bereits abgerechnete Umsatz auf das Kreditor Konto gebucht. Im Normalfall würde der Betrag zwischen Kreditorkonto und Bank ausgebucht werden. In unserem Fall wird der Betrag aber gegen ein Saldenvortragskonto gebucht.

Dies hinterlegen Sie über die Belegerfassung mit dem folgenden Buchungssatz:

Kreditor an 902000 VA-Zahlungen altes System (AT 902000 und CH 902000)
(auf dem Kreditorkonto sollte der zuvor erzeugte Betrag als OP zu finden sein)

 

3. Kundenzahlung offen und VA Zahlung komplett

Kundenzahlung
Sie verbuchen die Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.

VA Zahlung
Sie geben die komplette Zahlung an den Veranstalter über die Maske "VA-Abrechnung" in myJACK ein. Wenn bereits Erlöse abgerechnet wurden und diese Erlöse zum Abreisedatum gebucht werden sollen, geben Sie dabei ebenfalls die Erlöse mit an.
Durch die Verbuchung wird ein offener Posten auf dem Kreditor erstellt. Diesen OP auf dem Kreditor buchen Sie gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000) aus.

 

4. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung offen

Kundenzahlung
Die Teilzahlung aus dem alten System übernehmen Sie in den myJACK Vorgang. Dazu verwenden Sie die Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
Sie verbuchen die aktuellen Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.

VA Zahlung
Da in ihrem alten System keine Eingangsrechnung verbucht wurde, ist die Leistung auch in myJACK völlig offen.
Geben Sie die VA Abrechnung nach Erhalt ganz normal in myJACK ein.

 

5. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung teilweise

Kundenzahlung
Die Teilzahlung aus dem alten System übernehmen Sie in den myJACK Vorgang. Dazu verwenden Sie die Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
Sie verbuchen die aktuellen Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.

VA Zahlung

In diesem Fall wurde ein Teil der Zahlung an den Veranstalter in Ihrem alten System verbucht und "fehlt" damit in myJACK.

Erfassen Sie zunächst in der Maske VA-Abrechnung den im alten System bereits abgerechneten Umsatz. Erfassen Sie dazu bei "Umsatz" den bereits abgerechneten Umsatz und bei Provisions in jedem Fall Null, Sie möchten ja die Provision nicht doppelt verbuchen. Dadurch wird der bereits abgerechnete Umsatz auf das Kreditor Konto gebucht. Im Normalfall würde der Betrag zwischen Kreditorkonto und Bank ausgebucht werden. In unserem Fall wird der Betrag aber gegen ein Saldenvortragskonto gebucht.

Dies hinterlegen Sie über die Belegerfassung mit dem folgenden Buchungssatz:

Kreditor an 902000 VA-Zahlungen altes System (AT 902000 und CH 902000)
(auf dem Kreditorkonto sollte der zuvor erzeugte Betrag als OP zu finden sein)

 

6. Kundenzahlung teilweise und VA Zahlung komplett

Kundenzahlung
Die Teilzahlung aus dem alten System übernehmen Sie in den myJACK Vorgang. Dazu verwenden Sie die Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).
Sie verbuchen die aktuellen Kundenzahlung in myJACK zu dem Zeitpunkt, zu dem sie geleistet wurden. Dabei werden Zahlungsarten wie "Barzahlung" oder "Banküberweisung" verwendet.

VA Zahlung
Sie geben die komplette Zahlung an den Veranstalter über die Maske "VA-Abrechnung" in myJACK ein. Wenn bereits Erlöse abgerechnet wurden und diese Erlöse zum Abreisedatum gebucht werden sollen, geben Sie dabei ebenfalls die Erlöse mit an.
Durch die Verbuchung wird ein offener Posten auf dem Kreditor erstellt. Diesen OP auf dem Kreditor buchen Sie gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000) aus.

 

7. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung offen

Kundenzahlung
Die Zahlung aus dem alten System verbuchen Sie in den myJACK Vorgang mit der Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).

VA Zahlung
Da in ihrem alten System keine Eingangsrechnung verbucht wurde, ist die Leistung auch in myJACK völlig offen.
Geben Sie die VA Abrechnung nach Erhalt ganz normal in myJACK ein.

 

8. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung teilweise

Kundenzahlung
Die Zahlung aus dem alten System verbuchen Sie in den myJACK Vorgang mit der Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).

VA Zahlung

In diesem Fall wurde ein Teil der Zahlung an den Veranstalter in Ihrem alten System verbucht und "fehlt" damit in myJACK.

Erfassen Sie zunächst in der Maske VA-Abrechnung den im alten System bereits abgerechneten Umsatz. Erfassen Sie dazu bei "Umsatz" den bereits abgerechneten Umsatz und bei Provisions in jedem Fall Null, Sie möchten ja die Provision nicht doppelt verbuchen. Dadurch wird der bereits abgerechnete Umsatz auf das Kreditor Konto gebucht. Im Normalfall würde der Betrag zwischen Kreditorkonto und Bank ausgebucht werden. In unserem Fall wird der Betrag der aber gegen ein Saldenvortragskonto gebucht.

Dies hinterlegen Sie über die Belegerfassung mit dem folgenden Buchungssatz:

Kreditor an 902000 VA-Zahlungen altes System (AT 902000 und CH 902000)
(auf dem Kreditorkonto sollte der zuvor erzeugte Betrag als OP zu finden sein)

 

9. Kundenzahlung komplett und VA Zahlung komplett

Kundenzahlung
Die Zahlung aus dem alten System verbuchen Sie in den myJACK Vorgang mit der Zahlungsart "Zahlung Altsystem". Als Belegdatum verwenden Sie hierbei am besten den Beginn des Geschäftsjahres (in den meisten Fällen also entweder der 1.1. oder der 1.11.).

VA Zahlung
Sie geben die komplette Zahlung an den Veranstalter über die Maske "VA-Abrechnung" in myJACK ein. Wenn bereits Erlöse abgerechnet wurden und diese Erlöse zum Abreisedatum gebucht werden sollen, geben Sie dabei ebenfalls die Erlöse mit an.
Durch die Verbuchung wird ein offener Posten auf dem Kreditor erstellt. Diesen OP auf dem Kreditor buchen Sie gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000) aus.

 

10. Vorgänge mit Direktinkasso

Bei diesen Vorgängen müssen nur die Erlöse gebucht werden. Diese geben Sie in der Maske "VA-Abrechnung" ein.
Durch die Verbuchung der Eingangsrechnung werden die Erlöse auf die entsprechenden Konten für den Veranstalter gebucht, auf der Gegenseite entsteht ein Offener Posten auf dem Kreditorkonto.
Der Ausgleich dieses Kreditor OPs erfolgt im Normalfall gegen das Bankkonto.

Ausnahme: Sie verbuchen die Erlöse zum Abreisedatum. Die Zahlung vom Veranstalter haben Sie im alten System erhalten und verbucht, die Abreise ist aber im Geschäftsjahr, das in myJACK abgewickelt wird. In myJACK müssen deswegen die Erlöse ebenfalls ersichtlich sein.

In diesem Fall müssen Sie die Erlösbuchung in myJACK ebenfalls verbuchen, der Ausgleich des Kreditor OPs erfolgt in diesem Fall gegen das Konto "902000 VA-Zahlungen altes System" (AT 902000 und CH 902000).


11. Vorgangszahlungen ohne Vorgang

Wenn Sie nicht alle Vorgänge von Ihrem Altsystem nach myJACK übertragen haben, und erhalten jetzt für einen solchen Vorgang noch Zahlungen vom Veranstalter, so ist prinzipiell auch eine Verbuchung ohne Vorgang möglich.

Sie können die nachträglich gezahlten Erlöse auch direkt zwischen Bank und Erlöskonto buchen.
Der verwendete Buchungssatz wäre:
Bankkonto an Erlöskonto Veranstalter

Eine Verbuchung mit einem Vorgang ist natürlich der direkten Verbuchung auf das Erlöskonto vorzuzuiehen, da man hierbei über den Vorgang den gebuchten Erlös sehen kann.

 

12. Verbuchung Erlöse nach Abreisedatum

Wenn Sie Ihre Erlöse zum Abreisedatum verbuchen, so haben Sie wahrscheinlich in Ihrem Altsystem bereits Erlöse für das neue Geschäftsjahr gebucht. Da das neue Geschäftsjahr in myJACK geführt wird, müssen diese Werte in myJACK übertragen werden.

Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihren Steuerberater, auf welche Art diese Werte in myJACK hinterlegt werden sollen.