Registrierkasse DE - Highlights

Die OFD Karlsruhe hat am 31.3.2020 nochmals zur Belegausgabepflicht Stellung genommen. Hier sind die Highlights  zusammengestellt.

A. Wer ist zur Belegausgabe verpflichtet?
Ab 01.01.2020 muss jede oder jeder, der zur Aufzeichnung der Kasseneinnahmen eines elektronischen Aufzeichnungssystems nutzt, den Kunden einen Kassenbeleg zur Verfügung stellen (Belegerstellungspflicht). Hierunter fallen elektronische oder computergeschützte Aufzeichnungssysteme, die Kassenfunktion haben (also z. B. elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Systeme, Cloudsysteme, Kassenverbundsysteme etc.).

B. Wer ist nicht verpflichtet?
Nicht darunter fallen Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte.
Bei Nutzung einer sog. offenen Ladenkasse besteht keine Belegausgabepflicht. Dennoch besteht weiterhin die Pflicht zur Ausstellung von Quittungen i. S. d. § 368 BGB, Rechnungen (vgl. §§ 14, 14a, 14b UStG) oder anderen Belegen (z. B. § 144 Abs. 4 AO).

C. Wie kann der Beleg ausgegeben werden?
Der Beleg kann) in (i) elektronischer Form oder in (i) Papierform zur Verfügung gestellt werden (§ 6 Kassen-SichV).

D. Welche inhaltlichen Anforderungen an den Beleg bestehen?
Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens,

• das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,

• die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

• die Transaktionsnummer im Sinne des § 2 Satz 2 KassenSichV,

• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz, im Fall einer Steuerbefreiung auch einen Hinweis darauf,

• die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls,

• den Betrag je Zahlungsart,

• den Signaturzähler,

• den Prüfwert.

E. Gibt es eine Befreiung von der Belegausgabepflicht?
Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht kommt auf Antrag nur dann in Betracht, wenn nachweislich eine sachliche Härte für den einzelnen Unternehmer besteht.
Diese liegen vor, wenn (i) z. B. dadurch höhere Gewalt eine Belegausgabe nicht möglich (Stromausfall, Wasserschaden, Ausfall der Belegausgabeeinheit usw.) oder wenn (ii) die Belegausgabepflicht im konkreten Fall unzumutbar ist. Dies muss durch den Unternehmer nachgewiesen werden.