Buchungssätze-Import - Aufbau der Import-Datei
- Ernst Steffl
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Buchhaltung - Abschlüsse - Buchungssätze-Import
Um Buchungsätze in myJACK importieren zu können, benötigen Sie eine entsprechende Datei mit den Daten. Diese Datei können Sie mit einem beliebigen anderen Programm, wie z.B. einem Texteditor oder MS Excel, anlegen. Wichtig dabei sind das Format der Datei und die Eingabe der Daten in der Datei.
myJACK erwartet als Importdatei eine CSV-Datei (Semikolon separiert, Encoding
CP-1252, Ansi ). Eine Beispieldatei können Sie hier bekommen: .
Die Importdatei muss mindestens einen Beleg enthalten. Ein Beleg muss mindestens die Belegdaten und zwei Belegpositionen zur Verfügung stellen. Optional kann die Datei Variablen enthalten.
Ein Beispieldatensatz könnte so aussehen:
Kurz zusammengefasst:
Belegdaten (Pflicht)
Belegpositionen (Pflicht)
Definition von Variablen (optional)
Belegdaten
Die Kopfdaten des Belegs werden in den ersten vier Zeilen definiert. Dabei enthält die erste Spalte die Referenz zum entsprechenden Belegfeld, in der zweiten Spalte wird der Wert eingetragen.
Als Erstes Feld muss das Feld < Belegtext > angegeben sein. Dieses Feld markiert den Anfang eines Belegs. Alle folgenden Zeilen gehören zu diesem Beleg.
Danach folgen in beliebiger Reihenfolge folgende Felder:
Belegdatum
Buchungsperiode
Belegnummer
Belegpositionen
Nach den Kopfdaten des Belegs können Sie beliebig viele Positionszeilen einfügen. Jede Belegposition enthält drei der folgenden Spalten:
Feld | Datentyp | Pflichtfeld | Validierung |
# | Zeichenfolge "Pos" | ja | Der Wert "Pos" steuert, dass die Zeile als Belegposition gesehen wird. |
Positionsdatum | Datum im Format TT.MM.JJJJ | nein | Ist das Feld nicht gefüllt, wird das Belegdatum verwendet. |
Positionsnummer | Zeichenfolge (max. 200 Zeichen) | nein | Ist das Feld nicht gefüllt, wird die Belegnummer verwendet. |
Positionstext | Zeichenfolge (max. 1000 Zeichen) | nein | Ist das Feld nicht gefüllt, wird der Belegtext verwendet. |
Konto | Zahl | ja | Ist das Konto nicht in der myJACK-Kontenverwaltung vorhanden, wird bei Prüfung ein "Error" ausgegeben. |
S/H | Zeichen "S" (Soll) oder "H" (Haben) | ja |
|
Betrag | Zahl mit zwei Nachkommastellen | ja | Wird keine Nachkommastelle hinterlegt, wird automatisch ",00" ergänzt. Wenn Sie eine Position mit Steuer eingeben, wird in diesem Feld der Netto-Betrag eingetragen. Im Feld Steuer-Betrag wird die Steuer hinterlegt. |
Währung | Währung in ISO-Währungscode (z.B. "EUR") | nein | Im Augenblick muss die angegebene Währung der Währung entsprechen, die unter <Buchhaltung - Stammdaten - Stammdaten> angegeben ist. Wenn keine Währung angegeben ist, wird die Währung aus den Stammdaten verwendet. |
Steuer-Schlüssel | Zeichenfolge (z.B. "V010") | ja | Ist der angegebene Steuerschlüssel nicht bekannt, wird bei Prüfung ein "Error" ausgegeben. |
Steuer-Betrag | Zahl mit zwei Nachkommastellen | nein | Wird keine Nachkommastelle hinterlegt, wird automatisch ",00" ergänzt. |
Offener Posten | Zeichenfolge (max. 128 Zeichen) | nein | Wird ein OP-geführtes Konto benutzt, ist dieses Feld ein Pflichtfeld. |
OP-Typ | "SEPA" oder leer | nein |
|
OP-Fälligkeit | Datum im Format TT.MM.JJJJ | nein, bei OP-Typ "SEPA" ja |
|
Filiale | Zeichenfolge (max. 128 Zeichen) | nein |
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Geschäftsbereich | Zeichenfolge (max. 128 Zeichen) | nein |
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Gruppe | Zeichenfolge (max. 128 Zeichen) | nein |
|
Nicht alle Felder müssen befüllt sein. Welche Felder Pflichtfelder sind, entnehmen Sie der Spalte < Pflichtfeld>.
Wenn ein Pflichtfeld nicht gefüllt ist, wird bei der Prüfung ein Fehler ("Error") ausgegeben.
Belegköpfe und Belegpositionen können im CSV beliebig oft wiederholt werden, um verschiedene Verbuchungen in einer Datei zu hinterlegen.
Komplett leere Zeilen oder Zeilen, die nur "leere" Felder enthalten, werden beim Einlesen ignoriert. Sie werden auch bei der Prüfung nicht berücksichtigt.
Sie können in Ihrer Datei auch Kommentare hinterlegen, um anderen Kollegen den Umgang mit der Importdatei zu erleichtern. Kommentarzeilen enthalten im ersten Feld ein #. Die übrigen Felder werden bei der Prüfung und beim Import ignoriert.
Enthält die erste Spalte einen anderen Wert als die Bezeichnung der Belegdaten, den Wert "Pos" oder "#", so wird diese Zeile ignoriert, aber in den Warnings aufgelistet.
Definition von Variablen
Das CSV kann optional mit der Definition von Variablen beginnen:
Marker | Variable | Wert |
var | Var1 | 15.3.2016 |
Die Nutzung von Variablen erleichtert das Anpassen der Importdatei. Wenn Sie z.B. eine Variable für das Buchungsdatum definieren, müssen Sie bei der nächsten Nutzung der Datei nur an einer Stelle das Datum anpassen. An allen Stellen, an denen die Variable benutzt wird, erscheint das geänderte Datum.
Sie können an jeder Stelle der Importdatei auf diese Variable zugreifen, indem Sie als Feldwert einfach ${VARIABLE} verwenden (im obigen Beispiel also ${Var1}).