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Einrichtung des SEPA-Exports

Für die Nutzung des SEPA-Exports muss die Datei „SEPA_Payments.dll“ im Cartridge Verzeichnis von DaVinci vorhanden sein.

Ist diese Datei dort vorhanden, so ist unter „SETUP -> Externe Schnittstellen“ der Eintrag „SEPA Zahlungsimport/-export“ zu finden.

Open

Stammdateneinstellungen

Bankverbindung

Bei der Adresse 1 muss auf der Karteikarte „Bank“ die Bankverbindung des Veranstalters eingetragen werden. Diese wird für das Lastschriftverfahren genutzt.

Open

SEPA-Gläubiger ID und ESR Teilnehmernummer

Unter dem Menüpunkt „SETUP -> Systemeinstellungen -> Anwendungsgrundlagen -> Stammdaten -> Adresse“ muss die SEPA Gläubiger ID und ESR Teilnehmernummer erfasst werden. Diese werden beim Export geprüft. Sollten diese nicht valide sein, so wird der Export nicht durchgeführt.

Mitarbeiter „AUTO“

Da beim SEPA-Export für die exportierten Zahlungen automatisch Kundenzahlungen erstellt werden, muss der Mitarbeiter „AUTO“ im System angelegt sein. Dieser wird für die Erfassung der Kundenzahlungen als Mitarbeiter genutzt.

SEPA-Einstellungen in der Agentur-Bankverbindung

Bei den Agenturen, für die Zahlungen per SEPA-Lastschrift eingezogen werden sollen (= Agenturinkasso), muss in der Agenturadresse eine Bankverbindung hinterlegt werden. Hier sind folgende Felder für den automatischen SEPA-Einzug zwingend notwendig:

• IBAN

• LSV-Flag (falls mehrere Bankverbindungen hinterlegt wären, so wird die Bankverbindung mit dem aktivierten LSV-Flag genutzt)

• SEPA-Typ (B2B oder CORE)

B2B wurde bei jeder Agentur hinterlegt und muss bei neuen Agenturen im LSV Verfahren hinterlegt werden.

Ist bei der Bankverbindung kein SEPA-Typ hinterlegt, so wird der SEPA-Typ CORE als Default beim Export herangezogen.

Agenturinkasso mit Zahlungsart „Lastschrift“

Bei Agenturadressen, die als Inkassoart „Agenturinkasso“ eingestellt haben und als Zahlungsart „Lastschrift“, ändert sich an den hinterlegten Bankverbindungen bei der Erstellung einer Buchung nichts. Hier wird die Bankverbindung in den Vorgang gezogen (ohne Prüfung, ob das Mandat noch gültig ist oder nicht).

Die Prüfung der Gültigkeit sowie die Vergabe einer neuen Mandatsnummer muss auf manuellem Weg bzw. über einen manuellen Prozess erfolgen.

LSV-Export

Unter Konfiguration - > Import/Export -> Schnittstellen Benutzerdefiniert wird der Export gestartet.

Es öffnet sich dann folgender Dialog:

Beschreibungen

Export Eingabe des Exportverzeichnisses, wenn der Export eine Datei erstellen soll

XML Datei erstellen und verbuchen bei Erzeugung der Datei und gleichzeitigem Verbuchen

Nur Datei erstellen. Es wird kein OP ausgeglichen und kein Avis erzeugt

Nur verbuchen: Der OP wird ausgeglichen und ein Avis erzeugt

Land: Hier muss das Land ausgewählt werden, da der Export leicht unterschiedlich ist

FiBu-Konto Verrechnungskonto, auf welches die Lastschriftzahlungen gebucht werden.

Bank details….. Einstellung muss auf „Vorgang“ stehen. In diesem Fall werden bei den Direktkunden die
Bankdetails aus dem Vorgang exportiert, ansonsten werden die Bankdetails aus der
Agenturadresse geholt.

Verwendungszweck Wird im Feld „Verwendungszweck“ in der Datei mit eingefügt. (optional)

Fälligkeit Eingrenzung des gewünschten Fälligkeitszeitraumes; Hier werden die Fälligkeiten von An-
/Restzahlung aus dem Vorgang gezogen (Überzahlungen werden zum Tagesdatum angezeigt)
Kunde Bei Eingabe einer Kundennummer werden nur die offenen Beträge dieses Kunden angezeigt.

Über den Button „Suchen“ werden dann in der unteren Liste die offenen Beträge angezeigt.

Mit OK wird der Export gestartet.

Im Vorgang wird dann die vorausgewählte Aktion gestartet

Wenn verbucht wurde, verschwinden die geschlossenen OP von der Liste

Das ist wichtig, da ansonsten immer neue LSV XML erzeugt werden.

Die ausgeglichenen Zahlungen sind direkt am Vorgang ersichtlich.

Geplatzte LSV müssen über den Kundenzahlungsdialog zurückgebucht werden:

Gutschriftsverbuchung

Für einen selektierten Zeitraum am besten in zwei Schritten vorgehen.

den LSV Export mit den positiven Einzügen (beide Haken aus)

Ergebnismenge ist Last-und Gutschriften.

Nach OK wird die LK Datei und das Avis erzeugt

Setzen der Haken und wiederholtes Suchen bringt nur noch die Gutschriften

Somit wird eine Gutschriftsdatei (GK-Datei), nach dem Format Pain.001 erzeugt. Hier wird jeder Vorgang einzeln ausgewiesen und die Gutschrift in den Vorgang verbucht

Das Avis für die Gutschriften hat einen positiven Betrag.

Valutadatum

Da ab der Version 1088 das Valutadatum abgespeichert werden kann, hat man die Möglichkeit das auf der Avise mit anzudrucken. Dazu ist dann noch die Anpassung der Avise erforderlich. Ferner werden wir die Vorzeichen der Beträge umkehren.

Das Valutadatum bezieht sich ja immer auf 3 Banktage nach Ausdruck. Damit es auch bei Feiertagen eine Konstanz gibt, sollten die Feiertage sofern sie auf einen Banktag fallen, in DaVinci erfasst werden.

Druck von Zahlungsavis und Datei-Begleitzettel

Für das SEPA-Verfahren stehen 2 Reports zur Verfügung.

6.1 Zahlungsavis für die Agentur

Für jeden SEPA-Export können, falls gewünscht, an die Agenturen mit Agenturinkasso separate Zahlungsavis erstellt werden.

Der entsprechende Report wird bei den Reportzuweisungen wie folgt eingebunden:

Im LSV-Export erfolgt der Ausdruck über die Karteikarte „Zahlungsavis“:

Hierzu wird der gewünschte Export markiert und über die Buttons

Drucken (druckt das Zahlungsavis aus)
Email (versendet Zahlungsavis per Mail)

Versandart Agentur (druckt bzw. mailt auf Basis der Einstellung in der Agentur)

können die Zahlungsavise erzeugt und versendet werden.

Einstellung „Buchhaltung EmailTyp“.

Wird hier ein spezieller Email-Typ ausgewählt, so wird dieser, falls in der Agenturadresse hinterlegt, zum Mailen genutzt. Ansonsten wird die Standardmailadresse der Agentur angewendet. D.h. über diese Einstellung können nun separate Mailadressen für die Buchhaltung angesteuert werden.

Beispiel für ein Zahlungsavis:

6.2 Aufstellung für die Bank

Für jeden SEPA-Export kann, falls gewünscht, ein Begleitzettel für die Bank ausgedruckt werden.

Der entsprechende Report wird bei den Reportzuweisungen wie folgt eingebunden:

Weiterhin müssen entsprechende Sprachfelder für den Report per SQL eingespielt werden.

Im SEPA-Export erfolgt der Ausdruck über die Karteikarte „Exportierte Zahlungen“:

Hierzu wird der gewünschte Export markiert und über den Button „Drucken“ ausgelöst

UEBERNAHMEPROTOKOLL DER ZAHLUNGEN Datum: 04.02.2020

Uhrzeit: 16:17:47

Absender: Universal Flugreisen AG

Gewerbeweg 15

9490 Vaduz

Kontaktperson: BewoTest

Erstellungsdatum: 04.02.2020

Kontrollsummen:

Betrag: 33.093,85 CHF Zahlungsform: ?

Betragssumme: 33.093,85 CHF

Transaktionen: 7

1 1.232,00 CHF CH8704835031776011000 MTCH AG ‑ HOTELPLAN ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

2 18.399,45 CHF CH9604835045542071000 CRESCHZZ80A IMBACH REISEN ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

3 5.261,00 CHF CH8704835031776011000 MTCH AG ‑ HOTELPLAN ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

4 2.032,80 CHF CH3100790016917592462 SCHÄR‑REISEN AG WABERN ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

5 3.085,60 CHF CH090023023054535402X KUONI REISEN ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

6 2.022,80 CHF CH2700769400211832002 FUNTASTIC TRAVEL GMBH ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

7 1.060,20 CHF CH400024024098053601U MAGANUCO VOYAGES ZAHL. 01.03.20 ‑ 08.03.20

Summe: 33.093,85 CHF