<Buchhaltung – Import und Export – Diverser Buchhaltungs¬export>

Unter diesem Menüpunkt finden Sie die verschiedenen Schnittstellen zu externen Buchhaltungssystemen. Jedes System arbeitet anders, deswegen sind auch die Einstellungen immer anders, die das jeweilige System benötigt, um die Daten aus Jack einlesen zu können.
Die gängigste Buchhaltungsschnittstelle in Deutschland ist die DATEV-Schnittstelle. Deswegen soll an dieser Stelle lediglich auf die DATEV-Schnittstelle eingegangen werden.
Die Einstellungen zu den anderen Buchhaltungssystemen sollten Sie in Abstimmung mit Bewotec durchführen.

7.14.1.1Export Datev

7.14.1.1Export Datev
Damit der DATEV Export richtig funktioniert, sollten Sie vorab folgende Einstellungen prüfen:

<Buchhaltung – Stammdaten – Steuersätze> – in der Steuertabelle müssen sowohl bei <Umsatzsteuer> als auch bei <Vorsteuer> die richtigen DATEV-Schlüssel hinterlegt sein, die Ihr Steuerberater kennt.
<Automatikkonto> – Ihr Steuerberater sagt Ihnen, welche Konten Automatikkonten sein müssen. Diese Konten können Sie unter <Buchhaltung – Stammdaten – Kontenverwaltung> als Automatikkonten definieren.
Es kann sein, dass Ihr Steuerberater zuvor den kompletten Jack-Kontenrahmen bei sich angelegt bekommen möchte. In diesem Fall sollten Sie zuerst die Funktion <Buchhaltung – Export/Import – Diverser Buchhaltungsexport – Export Datev-Konten> erledigt haben, bevor Sie zum eigentlichen Export des Jack Journals übergehen.

Unter <Buchhaltung – Import/Export – Diverser Buchhaltungsexport – Export Datev> erfolgt der Datenexport zu DATEV.
Für einen erfolgreichen Datenimport in das DATEV-Programm müssen die Daten aus Jack mit einigen Grundinformationen versehen werden. Ein Teil dieser Informationen wird hier eingestellt, ein Teil hinter dem Button <Optionen>, ein anderer Teil wurde vorher über die Kontendefinition erledigt.

Wählen Sie einen Exportordner. Jack wird später die Exportdatei in dem hier von Ihnen angegebenen Verzeichnis ablegen. Von hier aus können Sie es jederzeit z. B. per Mail an Ihren Steuerberater schicken. Über die Schaltfläche <Suchen> können Sie den Ordner auf Ihrer Festplatte auswählen.
Hier stellen Sie ein, mit welchen Kontenlängen Sie in Jack arbeiten. Verwenden Sie 4-stellige Sachkonten und entsprechend 5-stellige Debitor- und Kreditornummern, verwenden Sie hier <OBE>. Arbeiten Sie in Jack jedoch mit 5-stelligen Sachkonten und entsprechend mit 6-stelligen Debitor- / Kreditorkonten, müssen Sie <KNE> aktivieren.
Die Daten können in DATEV nur dann korrekt eingelesen werden, wenn die Debitor- / Kreditor-Konten maximal 1 Stelle mehr als die Sachkonten enthalten! Andere Konstellationen können seitens DATEV leider nicht verarbeitet werden (z. B. 4-stellige Sachkonten und 6-stellige Debitoren mit 7-stelligen Kreditoren)!
Sie können sowohl von <Kontonummer> von/bis, als auch von <Belegdatum> von/bis eingrenzen.
Hier kann eingestellt werden, ob beim Steuerberater statt aller einzelnen Debitorkonten lediglich der Buchungssatz des Debitorsammelkontos ankommen soll. Damit vermeidet man, dass beim Steuerberater extrem viele Debitorkonten angelegt und ggf. abgestimmt werden müssen.
Manche ältere DATEV-Versionen verarbeiten besser Import-Dateien, die weniger als 10.000 Buchungssätze beinhalten. Diese Option empfiehlt sich auch dann, wenn man einfach einmal einen Testlauf durchführen und nicht das komplette Datenvolumen auf einmal exportieren möchte.
In diesem Feld kann eingestellt werden, ob das 1. Belegfeld in DATEV mit der Jack Vorgangsnummer gefüllt werden soll, oder ob die Jack Belegnummer des Jack Journals beibehalten werden soll. Als dritte Alternative kann das 1. Belegfeld in DATEV mit der Veranstalter-Rechnungsnummer gefüllt werden.

Bei <Optionen> muss Ihr Steuerberater seine Daten hinterlegen.
Dabei sind die im Beispiel dargestellten Einträge besonders wichtig. Dies sind jedoch Informationen, die der Steuerberater aus seinem DATEV-Programm kennt und Ihnen entsprechend liefern kann.

In diesem Abschnitt können Sie einstellen, wie viele Stellen Ihre Konten beim Export haben sollten. Jack füllt dann bei einem Export rechts von der eigentlichen Kontonummer so viele Nullen ein, dass die Gesamtzahl der Zahlen dem Wert entspricht, den Sie hier angeben.
Diese Option sollten Sie nur in Absprache mit Ihrem Steuerberater nutzen.

Haben Sie alle Einstellungen gemacht, klicken Sie auf <Exportieren>.
Jack errechnet erst die Daten und gibt dann eine Erfolgsmeldung aus, wie viele Datensätze erzeugt wurden.

Die Daten wurden im zuvor angegebenen Verzeichnis gespeichert; die Namen beider Dateien lauten: DE001 und DV01.

Es sollte zuerst immer auf die lokale Festplatte exportiert werden. Danach können die Daten z. B. per E-Mail versendet werden.
Von dort aus können sie direkt an den Steuerberater geschickt werden.
Damit der DATEV Export richtig funktioniert, sollten Sie vorab folgende Einstellungen prüfen:

<Buchhaltung – Stammdaten – Steuersätze>: In der Steuertabelle müssen sowohl bei <Umsatzsteuer> als auch bei <Vorsteuer> die richtigen DATEV-Kürzel hinterlegt sein, die Ihr Steuerberater kennt.
<Buchhaltung – Stammdaten – Kontenverwaltung>: Ihr Steuerberater sagt Ihnen, welche Konten gemäß DATEV Automatikkonten sein müssen. Anschließend sollten Sie die Konten in Jack ggf. nochmals anpassen.

Export Datev-Konten

Bei manchen Steuerberatern kann der DATEV-Export erst erfolgen, nachdem die in Jack verwendeten Konten mit ihren Beschriftungen und Eigenschaften auch in seinem DATEV-Programm angelegt wurden, also der komplette Kontenrahmen vorab übertragen wurde.
Das manuelle Anlegen von Konten kann dem Steuerberater abgenommen werden, indem einfach VOR dem eigentlichen DATEV-Export zuerst die Konten aus Jack exportiert und im DATEV-Programm importiert werden.
Auch hier muss zuvor ein <Exportordner> angegeben werden. Jack schlägt automatisch einen Ordner im Jack-Verzeichnis vor. Wenn Sie Datei an einem anderen Ort ablegen wollen, öffnen Sie über <Suchen> ein kleines Dateimanagerfenster, in dem Sie das entsprechende Verzeichnis auswählen können.
Der Kontenbereich wird in <Kontonummer von> <bis> eingestellt.
Unter <Konten-Exportart> sollten Sie definieren, ob die Datensätze mit den entsprechenden Kennziffern oder ohne Kennziffern exportiert werden. Sollten Sie sich hier unsicher sein, fragen Sie am besten Ihren Steuerberater.
Im Bereich <Datev-Inputformat> stellen Sie ein, mit welchen Kontenlängen Sie in Jack arbeiten. Verwenden Sie 4-stellige Sachkonten und entsprechend 5-stellige Debitor- und Kreditornummern, verwenden Sie hier <OBE>. Arbeiten Sie in Jack jedoch mit 5-stelligen Sachkonten und entsprechend mit 6-stelligen Debitor- / Kreditorkonten, müssen Sie <KNE> aktivieren.
Auch hier kann der Steuerberater Ihnen die Informationen liefern, mit der Sie die restlichen Felder füllen müssen.
Die Schaltfläche <Export> stößt den Kontenexport an. Die Exportdatei lässt sich anschließend aus dem oben angegebenen Verzeichnis weiterschicken. Erst danach sollte der eigentliche DATEV-Export stattfinden, wie er im vorherigen Unterkapitel beschrieben wurde.