Buchhaltung - Stammdaten - Dokumentenliste

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Die Dokumentenliste ermöglicht es Ihnen, nach Dokumenten zu suchen, die entweder in myJACK erstellt wurden oder die manuell von Ihnen in myJACK geladen wurden.

Als Standard wird dabei die Suche auf ein Jahr eingegrenzt. Im Feld <Datum von> wird als Wert Tagesdatum -1 Jahr hinterlegt.

Dabei zeigt die Liste die folgenden Spalten an, die auch als Abfrageparameter genutzt werden können:

Feldname	Beschreibung
Datum von-bis	Das Erstellungsdatum des Dokuments bzw. Datum des Hochladens in myJACK. Im Feld <Datum von> wird als Standardwert Tagesdatum -1 Jahr hinterlegt. Die Vorbelegung kann überschrieben werden.
Art	Die Art des Dokuments.
Beschreibung	Ein optionaler Text für das Dokument. Bei myJACK-Dokumenten ist dieses Feld normalerweise leer, kann aber manuell nachgetragen werden. Bei eigenen Dokumenten wird hier automatisch der Dokumentenname eingetragen.
Nummer	Die Belegnummer des Dokuments (nur bei buchhalterischen Dokumenten wie Rechnung, Zahlungsbeleg usw. vorhanden)
Kundennummer	Grenzt die Liste auf Dokumente ein, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft sind.
Auftragsnummer	Grenzt die Liste auf Dokumente ein, die mit einem bestimmten Auftrag verknüpft sind.
Benutzer	Der Mitarbeiter, der das Dokument erstellt oder hochgeladen hat.
Agentur	Die Agentur, unter der das Dokument erstellt oder hochgeladen wurde.

Dokumente hochladen

Um ein Dokument in myJACK zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche <Hochladen> Im folgenden Fenster können Sie das gewünschte Dokument auswählen und mit der Schaltfläche <Datei hochladen> in myJACK ablegen.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe für Dateien 20 MB beträgt.

Dokumente verknüpfen

Sobald ein Dokument in myJACK geladen ist, kann es an anderen Stellen z.B. mit einem Beleg verknüpft werden. In der Mitte jeder Zeile gibt es mehrere Spalten, in denen für das Dokument angezeigt wird, an welchen Stellen in myJACK das Dokument verknüpft wurde.

Wenn Sie mit der Maus auf eines der Symbole zeigen, wird ein Tooltip mit näheren Informationen (z.B. Auftragsnummer, Belegnummer usw.) angezeigt.

Sie können Dokumente mit Vorgängen, Leistungen, Belegen usw. verknüpfen. In den jeweiligen Masken gibt es die entsprechenden Schaltflächen, mit denen Dokumente verknüpft werden können.

Werden Dokumente aus der Dokumentenliste gelöscht, so werden diese auch an allen anderen verknüpften Stellen entfernt.

Dokumente aufrufen/drucken

Über das Drucker-Symbol in der vorletzten Spalte können Sie das entsprechende Dokument aufrufen. Dabei wird das jeweils notwendige Programm (PDF Reader, MS Word, usw.) direkt gestartet (sofern dieses Programm auf dem PC installiert ist). Über das Disketten-Symbol können Sie ein Dokument aus myJACK auf Ihren lokalen PC speichern. Dies betrifft sowohl Dokumente, die in myJACK erstellt wurden, als auch Dokumente, die zu einem früheren Zeitpunkt in myJACK geladen wurden.

Es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Speicherort der Datei angeben müssen.

Beim ersten Aufruf wird das Home-Verzeichnis des Windows-Nutzers aufgerufen, wenn Sie ein anderes Verzeichnis auswählen, so wird dieses Verzeichnis beim nächsten Aufruf vorgeschlagen. myJACK schlägt als Dateinamen den Namen des hinterlegen Dokuments vor. Sie haben aber die Möglichkeit, im Feld <Dateiname> den Vorschlag zu überschreiben. Über die Schaltfläche <Speichern> wird das Dokument im gewählten Ordner abgelegt. Das Dokument bleibt weiterhin in myJACK vorhanden.

Dokumente löschen

In der letzten Spalte der Dokumentenliste sehen Sie entweder ein Mülleimer-Symbol oder ein Schloss-Symbol. Die Dokumente mit Schloss-Symbol wurden in myJACK erstellt und können nicht gelöscht werden. Dokumente mit dem Schloss-Symbol können auch wieder aus myJACK entfernt werden, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Unter Umständen kann es vorkommen, dass auch selbst geladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden dürfen.