Buchungssätze-Import - Aufruf und Prüfung der Import-Datei

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Last updated: Aug. 02, 2023
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Hauptartikel:
Buchhaltung - Abschlüsse - Buchungssätze-Import

 

Sie finden den Buchungssätze-Import unter dem Menüpunkt <Buchhaltung - Abschlüsse - Buchungssätze-Import>.

Die Maske ist in mehrere Bereiche eingeteilt.

  1. Buchungssitzung

  2. Auswahl Import Datei

  3. Prüfung der Daten

Im obersten Bereich können Sie den Sitzungsnamen eingeben.

Ganz oben sehen Sie das Feld <Name>. Hier können Sie den Namen der Buchungssitzung eingeben. Unter diesem Namen wird die Sitzung z.B. in der Sitzungsliste dargestellt. Im Normalfall wird hier automatisch ein Text vorbelegt, dieser besteht aus dem Begriff "Belegimport" und einem Zeitstempel. Sie können den Text aber überschreiben.

Darunter können Sie die Datei auswählen, die Sie importieren möchten. Sie können entweder über die Schaltfläche <Datei auswählen> auf Ihrem PC nach der Datei suchen oder den Pfad zu der Datei manuell eingeben. 

Durch einen Klick auf die Schaltfläche <Datei prüfen> wird geprüft, ob die Daten in der Datei den Vorgaben für den Import entsprechen. Das Ergebnis dieser Überprüfung sehen Sie dann im unteren Bereich der Maske.

Auf der linken Seite stehen alle Buchungssätze, so wie sie aus der Datei ausgelesen wurden. Auf der rechten Seite wird eine Liste mit Warnungen ("Warning") und Fehlern ("Error") angezeigt.

Die Liste zeigt den Typ des Eintrags, eine kurze Fehlerbeschreibung und die Zeile in der Datei, bei der die Meldung aufgetreten ist.

Die Einträge vom Typ "Error" und "Parser" verhindern den Import der Datei. Informationen dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt Validierung.

Einträge vom Typ "Error" oder "Parser" müssen in der Import Datei korrigiert werden. Öffnen Sie die Datei mit einem passenden Programm und ändern die fehlerhaften Einträge. Wo der Fehler auftritt, finden Sie in der Fehlerliste, dort wird die Zeilennummer angezeigt. Speichern Sie die Datei. Nun wechseln Sie wieder in myJACK und klicken noch einmal auf <Datei prüfen>. Dabei wird der aktuelle Stand der Datei eingelesen

 

Stehen auf der rechten Seite keine Einträge oder nur Einträge vom Typ "Warning", so kann die Datei importiert werden.  Klicken Sie dazu unten rechts auf die Schaltfläche <Belege speichern>.

Validierung

Bei der Validierung überprüft myJACK den Aufbau der ausgewählten CSV-Datei und zeigt unter Umständen eine entsprechende Auflistung von Problemen an.

Dabei gibt es drei verschiedene Typen von Problemen:

Error

Fehler führen dazu, dass die CSV Datei nicht importiert werden kann.

Warning

Warnungen sind Hinweise auf eventuelle Fehler, die aber den Import der Daten nicht verhindern.

Parser

Einträge mit Parser verhindern, wie Fehler, den Import der Datei.

 

Folgende Punkte führen zu einem "Error":

  • Die Buchungsperiode ist abgeschlossen.

  • Die Buchungsperiode gibt es nicht, z.B. Perioden unter 0 und über 99.

  • Der Beleg hat nur eine Belegposition.

  • Das angegebene Konto existiert nicht.

  • Von der konfigurierten Buchhaltungswährung abweichende Währung ist ein Fehler. Die angegebene Währung weicht von den Einstellungen in den Buchhaltungsstammdaten ab.

  • Der Steuerschlüssel existiert nicht.

  • Die Filiale, GSB oder Gruppe existieren nicht.

  • Die Summe aller Soll-Positionen stimmt nicht überein mit der Summe aller Haben-Positionen (bitte beachten Sie dabei auch, die Steuerbeträge zu betrachten).

  • Bei Steuer: nur eines der Felder Steuer-Schlüssel und Steuer-Betrag ist gefüllt.

  • Bei Steuer: entspricht der Steuerschlüssel in der Datei dem am myJACK Konto hinterlegten Steuerschlüssel

  • Es wird bei einem OP-geführten Konto kein OP angegeben.

  • Es wird bei einem nicht OP-geführten Konto ein OP angegeben.

Folgende Punkte führen zu einem "Warning"

  • Der hinterlegte Steuerbetrag weicht vom errechneten Steuerbetrag ab.

  • Das angegebene Datum liegt mehr als 1 Jahr zurück.

  • Das angegebene Datum liegt in der Zukunft.

Folgende Punkte führen zu einem Eintrag "Parser":

  • Es sind nicht alle Pflichtfelder gefüllt. In diesem Fall wird der Beleg gar nicht zur weiteren Validierung eingelesen.

  • Der Inhalt von Feldern kann nicht übernommen werden, z.B. weil ein nicht mögliches Datum eingegeben wurde.

Bei der Prüfung der Import-Datei wird auch die Nutzung der Variablen geprüft:

  • Wird in einem Feld eine Variable verwendet, die nicht definiert ist, führt das zu einem "Error".

  • Wird eine Variable definiert, die im Dokument nicht verwendet wird, führt das zu einer "Warning".