Import Kontoauszug - Kontoauszüge bearbeiten und buchen
- Ernst Steffl
Hauptartikel:
Buchhaltung - Belege & Auswertung - Import Kontoauszug
Kontoauszüge prüfen und bearbeiten
Wenn Sie auf einen der Kontoauszüge einen Doppelklick durchführen, wird automatisch eine weitere Registerkarte <Kontobewegungen> angezeigt. Auf dieser Registerkarte werden im oberen Bereich die Daten der Kontobewegung angezeigt.
Über einen Doppelklick auf einen der Einträge öffnet sich unten auf der Seite ein Bereich mit den Detailinformationen und den Verbuchungsinformationen.
Die ersten beiden Blöcke von links zeigen Informationen zur Kontobewegung an, also die Daten aus dem Kontoauszug.
Der rechte Block hingegen zeigt die Verbuchungsinformationen an, also die Informationen, die für die Verbuchung vorgeschlagen werden. Sie können die Verbuchungsinformationen im rechten Block noch anpassen, solange die Position noch nicht verbucht wurde.
Wenn Sie im rechten Bereich ein OP geführtes Konto ausgewählt wird, muss im Feld <OP-Auswahl> ein OP ausgewählt werden. Alternativ können Sie hier auch eine eigene OP-Nummer eingeben.
Konnte myJACK keine Regel auf die Kontobewegung anwenden, wird automatisch die Buchung gegen Konto "DTAUS ungeklärte Positionen" vorgeschlagen.
Die Felder, die im rechten Block angezeigt werden, sind abhängig von der <Kategorie>, die Sie der Kontobewegung im oberen Bereich zuweisen.Für eine SEPA-Zahlung zum Beispiel sind hier andere Punkte relevant wie für eine Sachkostenbuchung. In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht über die einzelnen Kategorien:
Kategorie | Ansicht | Beschreibung |
Kontenregel |
| Diese Kategorie wird automatisch vom System vergeben in allen Fällen, in denen der Kontobewegung über eine Regel die Verbuchungsinformationen zugewiesen werden konnten. Über das Feld <Steuer> können Sie einen Steuersatz für die Verbuchung hinzufügen. Die Auswahl ist die gleiche wie in der allgemeinen Buchungsmaske, wie dort wird der Standardsatz für das Konto vorgeschlagen. Im Feld <Buchungstext> können Sie einen alternativen Text für die Buchung eingeben. Wenn das Feld nicht befüllt ist, übernimmt myJACK die Voreinstellung aus der Kontenregel. Wird ein OP geführtes Konto in der Regel angesprochen, so wird im Feld <OP-Name/OP> der Text vorgeschlagen, den Sie in der Kontenregel im Feld <Text für offene Posten> definiert haben. Sie können den Eintrag jedoch ändern, indem Sie in der Drop-Down Liste einen bestehenden OP auswählen, oder eine neue OP Nummer eingeben. Im zweiten Fall legt der Import einen OP auf dem Konto an, den Sie dann später z.B. über die Belegerstellung wieder ausgleichen müssen. |
Unbekannt |
| Sie können vor der Verbuchung im Feld <Kontenwahl> eine andere Auswahl treffen. Das hier ausgewählte Konto wird dann für die Verbuchung verwendet. Ist das gewählte Konto ein OP-geführtes Konto, so können Sie im Feld <OP-Auswahl> einen Offenen Posten auswählen. Über das Feld <Steuer> können Sie einen Steuersatz für die Verbuchung hinzufügen. Die Auswahl ist die gleiche wie in der allgemeinen Buchungsmaske, wie dort wird der Standardsatz für das Konto vorgeschlagen. Im Feld <Buchungstext> können Sie einen alternativen Text für die Buchung eingeben. Wenn das Feld nicht befüllt ist, übernimmt myJACK die Voreinstellung aus der Kontenregel. |
SEPA-Zahlung |
| Wenn Sie einen SEPA-Export durchgeführt haben, werden die entsprechenden Positionen auf das Konto "102310 Erzeugte SEPA-Lastschriften" gebucht, als offene Posten. Sie können nun im Feld <OP-Auswahl> den korrekten OP auswählen. Im Feld <Buchungstext> können Sie einen alternativen Text für die Buchung eingeben. Wenn das Feld nicht befüllt ist, übernimmt myJACK die Voreinstellung. |
Vorgang |
| Hat myJACK beim Import einen Vorgang gefunden, der der Kontobewegung entspricht, so wird dieser Vorgang automatisch der Kontobewegung zugeordnet. Falls der gewählte Vorgang nicht korrekt ist, können Sie aber vor der Verbuchung noch den richtigen Vorgang wählen. Klicken Sie dazu auf das Lupen-Symbol, myJACK öffnet dann die normale Suchmaske für Kunden und Vorgänge. Im Feld <Buchungstext> können Sie einen alternativen Text für die Buchung eingeben. Wenn das Feld nicht befüllt ist, übernimmt myJACK den voreingestellten Text für Vorgangszahlungen. Altvorgänge werden für die Prüfung nicht herangezogen. |
Splitbuchung | Es kann vorkommen, dass eine Position auf der Bank auf mehrere Konten oder Positionen aufgeteilt werden muss, zum Beispiel bei Veranstalterzahlungen, bei denen verschiedene Abrechnungen in einer Zahlung zusammengefasst werden. Die Vorgehensweise bei Splitbuchungen können Sie in dieser Anleitung nachlesen: Import Kontoauszug - Splitbuchungen | |
(nicht buchen) | - | Mit dieser Kategorie können Sie eine Position im Kontoauszug von der Verbuchung ausschließen. Die Position wird bei der Verbuchung als erledigt gekennzeichnet, es werden jedoch keine Verbuchungspositionen dafür erstellt. |
Bitte denken Sie daran, Ihre Änderung an einer Kontobewegung mit einem Klick auf die Schaltfläche <Speichern> fest zu hinterlegen:
Wenn Sie die Prüfung/Bearbeitung einer Kontobewegung abgeschlossen haben, können Sie bei dieser Kontobewegung die entsprechende Markierung in der Liste setzen. Dazu setzen Sie einfach die Checkbox in der Spalte <Geprüft>. Beim Verbuchen des Kontoauszugs wird geprüft, ob bei allen Kontobewegungen die Checkbox "Geprüft" gesetzt ist.
Bei der Verbuchung wird für die Buchung auf das Bankkonto immer der Bruttobetrag aus der jeweiligen Position des Kontoauszugs verwendet. Dies bezieht sich auch auf Belege, bei denen Steuerkonten involviert sind.
OP geführte Konten
Bei OP geführten Konten müssen Sie - wie auch bei der manuellen Verbuchung - einen OP auswählen. Dabei werden die aktuell vorhandenen OPs in dem Drop-Down Feld <OP-Name/OP> angezeigt.
Sie können nun entweder den passenden OP auswählen, dann wird bei der Verbuchung des Kontoauszugs dieser OP bebucht.
Oder Sie tragen in dem Feld <OP-Name> eine eigene Bezeichnung für den OP ein. Dann wird bei Verbuchung ein neuer OP mit diesem Namen angelegt.
Bei der Auswahl des OP Kontos wird automatisch eine Prüfung durchgeführt. Stimmt der Betrag eines vorhandenen OPs mit dem Betrag der Kontobewegung überein, so wird dieser OP automatisch in das Feld eingetragen. Sie können aber trotzdem einen andern OP auswählen und damit die Vorauswahl überschreiben.
Kontoauszüge verbuchen
Wenn Sie alle Kontobewegungen kontrolliert bzw. bearbeitet haben, können Sie die Verbuchung anstoßen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol und wählen <Buchen> aus.
Beim Verbuchen des Kontoauszugs wird geprüft, ob bei allen Kontobewegungen die Checkbox "Geprüft" gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Mit einem Klick auf <Ja> können Sie alle Kontobewegungen verbuchen. Dabei wird die Checkbox <Geprüft> bei allen Positionen gesetzt.
Darüber hinaus wird geprüft, ob bei allen Kontobewegungen die Positionsnummer gefüllt ist. Diese ist bei der Verbuchung ein Pflichtfeld. Fehlt bei einer Kontobewegung die Positionsnummer, so erscheint eine Hinweismeldung, die Verbuchung wird abgebrochen.
Ergänzen Sie bei den entsprechenden Kontobewegungen die Positionsnummer.
Danach können Sie die Verbuchung wieder anstoßen.
Nachdem die Verbuchung abgeschlossen wurde, können Sie z.B. in der Sitzungsliste, Belegliste usw. nachvollziehen, was verbucht wurde.
Bewegungen neu bewerten
Es kommt vor, dass Sie beim Import von Kontoauszügen feststellen, dass eine hinterlegte Regel nicht benutzt wurde. Wenn Sie hierauf über den Menüpunkt <Buchhaltung - Stammdaten - Kontoauszug - Regeln> parallel zur MT940-Übersicht die entsprechende Kontoregel ändern, wird diese nicht direkt auf den offenen Kontoauszug angewandt.
Sie können aber im Kontoauszug anstoßen, dass die Regeln neu durchgeführt werden. Wählen Sie dazu über das Zahnrad-Symbol die Option <Bewegungen neu bewerten> aus.
Dadurch werden die Regeln neu auf alle Kontobewegungen angewendet. In unserem Fall müsste die Kontobewegung nun die Verbuchungsinformationen enthalten, die Sie in der neu erfassten Regel hinterlegt haben.
Neue Regel erstellen aus Kontobewegung
Möglicherweise bemerken Sie bei der Kontrolle des Kontoauszugs, dass noch bestimmte Regeln für die Zuordnung von Konten usw. fehlen. Sie können zwar die Daten manuell abändern, Sie haben damit aber bei der nächsten Verbuchung die gleiche Situation.
Wenn Sie die entsprechende Kontobewegung in der Liste markieren, können Sie daraus eine neue Kontoregel erstellen.
Klicken Sie dafür auf das Zahnradsymbol und wählen dort die Option <Neue Buchungsregel aus Position>.
Es wird die Erfassungsmaske für Kontenregel geöffnet, die Kontoinformationen (IBAN, Empfänger usw.) werden in die Erfassungsmaske übernommen.
Sie ergänzen nun noch die Verbuchungsdaten und bestätigen die neue Regel mit <Übernehmen>.
Die Regel wird in der Liste der Kontenregeln an die erste Position gesetzt. Sollte das nicht korrekt sein, können Sie die Reihenfolge über <Buchhaltung - Stammdaten - Kontoauszug-Regeln> ändern.
Details für die Erfassung von Kontenregeln finden Sie hier: Buchhaltung - Stammdaten - Kontoauszug - Regeln
Positionsnummer setzen
Für die Verbuchung von Belegen ist eine Positionsnummer erforderlich. In der manuellen Belegerstellung wird hier die Belegnummer vorbelegt und kann geändert werden.
Beim Kontoauszugsimport wird ähnlich vorgegangen. Aus dem Kontoauszug wird dabei die Kontoauszugsnummer vorblegt und kann im Feld <Position> geändert werden.
Sollte der Kontoauszug keine Kontoauszugsnummer haben oder als Nummer der Wert “0” hinterlegt ist, kann keine Vorbelegung erfolgen. In diesem Fall können Sie über das Zahnradsymbol die Option <Alle leeren Positionen: Positionsnummer setzen>.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie eine Positionnummer hinterlegen können. Mit <Ausführen> bestätigen Sie die Eingabe.
Die eingebene Positionsnummer wird dann im Feld <Position> bei allen Kontobewegungen hinterlegt.
Kontoauszüge nicht verbuchen
Es kann vorkommen, dass der erste Import auch Kontoauszüge enthält, die nicht in die Buchhaltung von myJACK übernommen werden sollen, da sie vor dem Beginn der Buchhaltung in myJACK liegen.
In diesem Fall rufen Sie bitte den entsprechenden Kontoauszug auf und wähle über das Zahnradsymbol die Option <Alle Positionen nicht verbuchen> aus.
Alle Positionen in diesem Kontoauszug werden dann als "erledigt" markiert, es werden aber keine Buchungspositionen dafür erzeugt. Eine Verbuchung in myJACK findet somit nicht statt.