Eigenveranstaltung mit Einkaufsvorgängen
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Abwicklung über Einkaufs- und Verkaufsvorgänge
Sie können für den Einkauf und den Verkauf einer Eigenleistung separate Vorgänge erstellen. Dies bietet sich z.B. an für Gruppenreisen, deren Leistungen Sie über bekannte Leistungsträger abwickeln.
Der Vorteil dieser Abwicklung liegt darin, dass Sie für die Kunden eigene Vorgänge anlegen und diese so gestalten können, dass der Druck Ihren Wünschen am nächsten kommt (Verkaufsvorgänge). Im Gegenzug wird über den Einkaufsvorgang die buchhalterische Abwicklung vorgenommen – Hier erfassen Sie die tatsächlichen Leistungsträger mit Ihren Beträgen, die Sie eingebucht haben. Es wird nur ein Einkaufsvorgang für eine ganze Gruppe erstellt, der viele Verkaufsvorgänge gegenüber stehen können.
Einkaufsvorgang
Den Einkaufsvorgang erstellen Sie, sobald Sie die ersten Leistungen bei Leistungsträgern eingekauft haben.
In unserem Beispiel wurden zehn Flüge und fünf Hotelzimmer (Doppelzimmer) eingekauft. Beide Leistungen wurden von einem Veranstalter eingekauft, den Sie auch bei einem normalen Vermittlungsvorgang verwenden könnten.
Der Preis für die gebuchte Leistung wird im Einkaufsvorgang auf Null gesetzt, wenn die Gruppenreise vollständig ist. Dabei ist es zwingend erforderlich, dass Sie dabei die Preisart "Verrechnung" benutzen.
Wenn Sie mehrere Gruppenreisen im Jahr veranstalten, so können Sie das Feld <Gruppe> nutzen, um die Reisen zu unterscheiden.
Gruppen können Sie selbst unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen> erfassen. Legen Sie die Gruppe in den Buchhaltungsstammdaten an.
Verkaufsvorgang
Der oder die Verkaufsvorgänge laufen auf die Endkunden. Die Leistung wird auf den Veranstalter <EIGEN> angelegt.
Durch die Erstellung von Verkaufsvorgängen haben Sie die Möglichkeit, die Kontrolle und die Bearbeitung von Einkauf und Verkauf auseinanderzuhalten. Bei beiden Typen können Sie über <Liste - Offene Vorgänge> die Zahlungen kontrollieren.
Wichtig bei der Anlage der Verkaufsvorgänge ist, dass auch hier die Preisart "Verrechnung" verwendet wird!
Verbuchung der Eingangsrechnungen
Sobald Sie eine Eingangsrechnung von einem Leistungsträger erhalten, können Sie diese Abrechnung über die <Buchhaltung - Belege&Auswertung - VA-Abrechnung> in myJACK verbuchen. Wenn vom Leistungsträger noch eine zusätzliche Provision gezahlt wird, kann diese hier erfasst werden. Die Abrechnung wird so eingegeben, wie Sie sie bei einer normalen Vermittlungsleistung eingeben würden.
Verbuchung der eigenen Erlöse
Sobald die Reise komplett abgerechnet ist, also die VA-Abrechnungen eingegeben wurden und die Kundenzahlungen vollständig gezahlt wurden, kann die Endabrechnung erfolgen. Dabei können Sie ganz einfach den Differenzbetrag, der auf dem Verrechnungskonto des Veranstalters "EIGEN" noch offen ist, auf ein Erlöskonto umbuchen. Dazu würden Sie einen oder mehrere Offene Posten auf dem Verrechnungskonto gegen das Erlöskonto ausgleichen.
Bitte beachten Sie bei der Verbuchung der Erlöse, dass unter Umständen auch Steuer verbucht werden muss.
Berechnung der Bewotec-Kosten für Eigenveranstaltungen
Bei der Berechnung der monatlichen Gebühren für Bewotec wird die Preisart "Verrechnung" nicht berücksichtigt. Deswegen ist es wichtig, dass Sie beim Erstellen der Verkaufsvorgänge und beim Ausgleich der Einkaufsvorgänge die Preisart "Verrechnung" benutzen.
Wenn Sie so vorgehen, wird bei der Berechnung der monatlichen Gebühren nur der Betrag der eingekauften Leistungen herangezogen. In unserem Beispiel oben werden also nur die Beträge 6.250€ aus der Flugleistung und 2.730€ aus der Hotelleistung in die Berechnung mit einfließen.