Einstellungen - Dokumente
- Ernst Steffl
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Agenturstammdaten - Einstellungen
In diesem Bereich können Sie ein Verzeichnis hinterlegen, um Dokumente in myJACK zu importieren.
Sie können den Pfad entweder manuell eingeben, oder Sie klicken rechts auf das Ordner Symbol. Es öffnet sich dabei ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Ordner auswählen können.
Es gibt Verzeichnisse, die besonders geschützt werden, wie z.B. das Verzeichnis “Downloads”. Diese Verzeichnisse können nicht für den automatischen Upload verwendet werden.
Sie erhalten dann eine entsprechende Hinweismeldung.
Wenn Sie ein Dokument in dieses Verzeichnis ablegen, wird dies in die Dokumentenverwaltung abgelegt. Sie finden das Dokument über <Verwaltung - Listen - Dokumentenliste>, oder aus dem Vorgang heraus, Registerkarte <Dokumente>, Schaltfläche <Dokument verknüpfen>.
Die angegebenen Verzeichnise sollten nur für entsprechenden Zweck vorgesehen sein. Wenn Sie auch andere aut. Uploads verwenden, z.B. für BSP oder für E-Rechnungen, dann sollten Sie für jeden Bereich ein eigenes Verzeichnis anlegen.
Eine gemeinsame Nutzung kann zu Problemen führen, wenn z.B. ein Dokument hochgeladen werden soll, es aber für eine E-Rechnung gehalten wird.
Sie können beim Upload von Dateien direkt dafür sorgen, dass das Dokument einem Kunden oder einem Vorgang zugeordnet wird. Dazu müssen Sie im Dateinamen ein Kennzeichen einsetzen, das die Zuordnung ermöglicht.
Folgende Möglichkeiten haben Sie:
...##XXXX-XXXX##... | WebCode: Verknüpfung mit Vorgängen über WebCode |
…##XXXXXXXX##... | WebCode: Verknüpfung mit Vorgängen über WebCode |
...##V1234##... | Vorgang/Auftrag: Verknüpfung mit Vorgang über Auftragsnummer |
…##A1234##... | Angebot: Verknüpfung mit Angebot über Angebotsnummer |
…##K1234##... | Kunde: Verknüpfung mit Kunde über Kundennummer |
Wichtig dabei ist, dass vor und nach der Nummer zwei Doppelkreuze eingefügt werden.