Änderungen DSGVO - verschlüsselte Datenübertragung
- Ernst Steffl
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Änderungen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung dürfen Sie Kundendaten nur dann über offene Kanäle, wie z.B. per E-Mail versenden, wenn die eigentlichen Daten verschlüsselt sind.
Verschlüsselung in myJACK
PDF-Dokumente, die aus myJACK aus einem Vorgang aus den Dokumenten heraus per Mail verschickt werden, sind mit einem Passwort gesichert. Als Passwort wird die Postleitzahl des Kunden verwendet. Passen Sie daher Ihre Mail-Vorlagen entsprechend an, damit Ihr Kunde informiert ist, dass er die Anhänge mit seiner Postleitzahl öffnen kann.
Diese Verschlüsselung mit einem Passwort lässt sich über <Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten - Einstellungen> und dort <E-Mail> ausschalten, falls gewünscht. Die Option lautet "PDF-Email Anhänge standardmäßig verschlüsseln" auf der rechten Seite in der Mitte:
Die Verschlüsselung wird auf die folgende Art erzeugt:
Diese Option ist im Standard aktiviert. Anhänge an E-Mails werden mit dieser Checkbox automatisch verschlüsselt. Das Passwort zum Öffnen ist die PLZ des Kunden. Dabei gibt es folgendes zu beachten.
Die PLZ muss mind. 4 Zahlen lang sein.
Leerzeichen werden entfernt
Buchstaben werden entfernt
Beispiele:
PLZ Passwort
================ ========
"51503" 51503
"5 15 03" 51503
"DE-51503X" 51503
"DE 51503 X" 51503
"AT 6291 X" 6291
"AT 629112 X" 629112
"AT 629 X" -ohne-