Import Kontoauszug - Automatische Erkennung von Vorgängen

Owned by Ernst Steffl
Last updated: Aug. 07, 2024
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Import Kontoauszug

myJACK versucht beim Import eines Kontoauszugs, Kundenzahlungen zu Vorgängen in myJACK zuzuordnen. Dabei prüft myJACK verschiedene Informationen.

Bei jeder Kontobewegung wird als Erstes der Verwendungszweck nach Informationen zum Vorgang durchsucht:

  • Auftragsnummer (numerisch)

  • Reservierungsnummer (alphanumerisch)

  • Kundennummer (numerisch)

  • Rechnungsnummer (numerisch)

Bitte beachten Sie dabei, dass im Verwendungszweck die Referenznummer in irgendeiner Weise getrennt hinterlegt sein muss, damit die Suche sie auswerten kann. Dies kann zum Beispiel ein Leerzeichen sein. Bei einem Verwendungszweck, der nur aus Ziffern besteht, kann die Abtrennung auch durch einen Buchstaben erfolgen, z.B. ein “V” für “Vorgang”.

Beispiele für funktionsfähige Verwendungszwecke:

  • Auftrag 0815

  • Urlaub Mallorca Buchung 12345

  • 99842300000072100000_25104_3 (die Auftragsnummer ist hier 25104)

Beipsiele für nicht funktionsfähige Verwendungszwecke:

  • 99842300000072100000251043 (auch hier ist die Auftragsnummer 25104)

  • Urlaub

  • Buchung12345

Wenn myJACK Übereinstimmungen zwischen Nummern aus dem Verwendungszweck und aus myJACK-Vorgängen findet, so werden diese intern als mögliche Treffer gewertet.  

Unter Umständen können nach dieser Suche mehrere Vorgänge für die Kontobewegung in Frage kommen. Diese „Liste“ wird dann im zweiten Schritt nochmal gefiltert.

Im ersten Schritt werden alle Altvorgänge, Angebote und Inboxvorgänge aussortiert, es bleiben also nur Aufträge und Unterbuchungen. Die gefundenen Vorgänge dürfen nicht in der Vergangenheit liegen, das heißt, das Abreisedatum darf nicht vor dem Datum der Kontobewegung liegen. Der offene Betrag im Vorgang darf nicht 0€ sein, er kann aber negativ oder positiv sein.

Zusätzlich zu dieser Überprüfung wird noch eine Überprüfung des Betrags durchgeführt, dazu kann eine zulässige Abweichung hinterlegt werden.Sie hinterlegen diese zulässigen Abweichungen unter <Buchhaltung - Stammdaten - Stammdaten>. 

Die zulässigen Abweichungen können Sie für Anzahlung, Restzahlung, offener Betrag und Gesamtbetrag separat hinterlegen, die Werte werden als Prozente eingegeben. Dabei bedeutet ein kleiner Prozentsatz, dass der Betrag der Kontobewegung sich nur geringfügig von den überprüften Beträgen im Vorgang unterscheiden dürfen. Ein höherer Prozentsatz lässt einen größeren Spielraum zu.  Bei der Überprüfung wird der Betrag in der Kontobewegung mit folgenden Werten im Vorgang verglichen:

  • Anzahlung

  • Restzahlung

  • offener Betrag

  • Gesamtbetrag

Als letzter Filter wird geprüft, ob die IBAN in der Kontobewegung der IBAN eines Veranstalters oder des Reisebüros entspricht. Ist dies der Fall, so wird die Kontobewegung nicht als Kundenzahlung markiert. 

Gibt es nur einen Vorgang, bei dem einer der Beträge gleich dem Betrag aus der Kontobewegung ist, so wird gegen diesen Vorgang verbucht. Werden wieder mehrere Übereinstimmungen gefunden, so schlägt myJACK die Zahlung gegen das Konto "DTAUS ungeklärte Positionen" vor. Sie können den Vorgang aber manuell zuweisen.

Eine Kontobewegung wird nicht auf einen Vorgang gebucht,

  • wenn das Abreisedatum im Vorgang vor dem Wertstellungsdatum im Kontoauszug liegt, der Kunde also nach Abreise bezahlt.

  • wenn der Vorgang bereits ausgeglichen ist, also einen Restbetrag von 0€ aufweist.


Anwendung von manuellen Regeln

Neben der automatischen Erkennung von Vorgängen können Sie auch selbst Regeln erstellen, die beim Import des Kontoauszugs geprüft werden. Dabei handelt es sich um Kontobewegungen, die regelmäßig vorkommen, wie z.B. Miete, Gehälter, Strom usw. Für jeden dieser Fälle wollen Sie über eine Regel das richtige Konto für den Import zusteuern, da Sie sich dadurch die Arbeit für den Kontoauszugsimport erleichtert.

Eine Beschreibung, wie Sie manuelle Regeln anlegen können, finden Sie in der Anleitung zu Buchhaltung - Stammdaten - Kontoauszug - Regeln.