Gruppenvorgänge

Viele Büros veranstalten parallel zu ihrem "normalen" Reisebürogeschäft auch selbst Gruppenreisen. Diese Gruppenreisen sollen natürlich ebenfalls in myJACK erfasst und abgerechnet werden. 

Bei der Abwicklung in myJACK haben Sie mehrere Möglichkeiten, die von der Art und Weise abhängig sind, wie die Leistungen gebucht werden und was die Kunden sehen sollen.

Möglichkeit 1: Mehrere Verkaufsvorgänge
Diese Option benutzen Sie, wenn Sie für jeden Reisenden separate Buchungen durchführen, die einzelnen Reisenden aber von Ihnen zu einer Gruppe zusammengefasst und betreut werden. 

Möglichkeit 2: Einkaufsvorgang mit mehreren Verkaufsvorgängen
Wenn Sie dagegen alle Reiseteilnehmer auf einen Filekey buchen, aber trotzdem für jeden Kunden separat eine Rechnung stellen wollen, dann erstellen Sie einen Einkaufsvorgang mit der Buchung (Gesamtpreis), in den Verkaufsvorgängen werden dann die Einzelpreise verwendet. 
(Diese Vorgehensweise wird in abgewandelter Form auch für Eigenveranstaltungen verwendet)

Möglichkeit 3: Ein Verkaufsvorgang, kein Einkaufsvorgang
Hier gehen Sie im Prinzip wie Möglichkeit 1 vor, allerdings wird nur ein Vorgang angelegt, in dem nur eine Buchung beim Veranstalter enthalten ist.

Möglichkeit 1: Mehrere Verkaufsvorgänge

In diesem Verfahren werden die Vorgänge für jeden einzelnen Kunden separat angelegt und gebucht. Das bedeutet, dass man für jede gebuchte Leistung eine eigene Buchungsnummer vom Veranstalter hat. Im Prinzip wird also so gebucht, als würden unabhängige Vorgänge gebucht.
Der Einfachheit halber kann man hier mit einem Angebotsvorgang arbeiten, aus dem heraus die verschiedenen Vorgänge erstellt werden. 

Allerdings wollen Sie diese Vorgänge einer Gruppe zuordnen, um z.B. in der Suche einen leichteren Zugriff auf diese Vorgänge zu haben. 

Legen Sie dafür in der Buchhaltung eine Kostenstelle für diese Gruppe an. 
Rufen Sie dazu <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen> auf und klicken auf <neue Gruppe anlegen>. 

Open

Nach einem Neustart von myJACK können Sie dann die neu angelegte Gruppe im Vorgang hinterlegen. 

Open

Durch die Hinterlegung im Vorgang haben Sie dann auch die Möglichkeit, in der Suche nach diesen Vorgängen zu filtern. 

Möglichkeit 2: Einkaufsvorgang mit mehreren Verkaufsvorgängen

Für dieses Verfahren benötigen Sie auf der einen Seite einen Vorgang mit der Sammelbuchung, die Sie beim Veranstalter getätigt haben (Einkaufsvorgang). Das heißt, Sie haben nur eine Buchungsnummer für alle Teilnehmer an der Gruppenreise.
Die Gesamtsumme der Reise haben Sie als eine oder mehrere Preiszeilen in der Leistung. Für diese Leistung erhalten Sie dann Provision, abhängig von der Inkassoart müssen Sie eventuell auch Zahlungen an den Veranstalter leisten. Diese Zahlungen wickeln Sie dann über die VA Abrechnung ab. 
Als Kunden für den Vorgang sollten Sie Ihr eigenes Reisebüro angeben. 

Auch in diesem Fall bietet es sich an, ein neues Gruppenkennzeichen zu verwenden. 

Sobald alle Buchungen getätigt wurden, fügen Sie eine weitere Preiszeile in der Leistung ein. Dabei benutzen Sie die Preisart <Verrechnung> und als Wert den Gesamtbetrag der Leistung im Minus. 

Durch die neue, negative Preiszeile der Vorgang auf Null gesetzt, ansonsten würde der Vorgang immer offen bleiben hinsichtlich der Kundenzahlung. Da in diesem Vorgang keine Kundenzahlung erfolgt, wäre das nicht sinnvoll. 
Die Preisart <Verrechnung> nutzen Sie, damit diese Preiszeile nicht in der monatlichen Umsatzauswertung aufgeführt wird.
In den Verkaufsvorgängen wird auch mit der Preisart <Verrechnung> gearbeitet.  Sowohl aus dem Einkaufsvorgang als auch aus den Verkaufsvorgängen heraus wird somit auf ein separates Verrechnungskonto gebucht, auf dem sich die Beträge am Ende ausgleichen sollten. 

Die Verkaufsvorgänge sehen ähnlich aus. Auch hier haben Sie den gleichen Veranstalter, die gleichen Daten und auch die Gruppenkennzeichnung. 

Bei der Erfassung der Leistungen wird aber nicht mit den "normalen" Preisarten gearbeitet, wie z.B. "Pauschalpreis", sondern mit der Preisart < Verrechnung >. Als Buchungsnummer für die Reise hinterlegen Sie am besten eine eigene "Nummer" wie z.B. "FAHRADCAMP131019" oder etwas ähnliches. Diese Nummer verwenden Sie nun für alle Buchungen, die zu dieser Gruppe gehören. 

Durch die Anlage der Buchungen auf diese Art, werden in der Buchhaltung auf zwei unterschiedlichen Verrechnungskonten Werte gebucht. 

Auf dem Verrechnungskonto des Veranstalters wird nur aus dem Einkaufsvorgang heraus gebucht, und zwar der Gesamtbetrag der Leistung. Der entsprechende OP auf dem Verrechnungskonto hat die Buchungsnummer der Einkaufsleistung, in unserem Fall die Nummer "65786512". Der Betrag dieses OPs entspricht dem Gesamtbetrag der Buchung beim Veranstalter, also 25.000€. Über diesen OP wird die Eingangsrechnung vom Veranstalter abgewickelt. 

Bei der Preisart <Verrechnung> ist das Verrechnungskonto 301460 hinterlegt, das Verrechnungskonto für den Veranstalter EIGEN. Auf diesem Konto werden zwei unterschiedliche OPs angelegt.

• Ein OP mit der Nummer "65786512" und dem Betrag der Verrechnungspreiszeile aus dem Einkaufsvorgang (in unserem Fall -25.000€).

• Und ein zweiter OP mit der Nummer "FAHRADCAMP131019" in Höhe aller Verkaufsvorgänge. 

Wenn Sie keinen weiteren Aufschlag in Ihre Verkaufsvorgänge mit eingerechnet haben, so sind die Beträge der beiden OPs gleich, nur mit unterschiedlichen Vorzeichen. 
In der Endabwicklung können Sie die beiden OPs einfach gegeneinander ausbuchen, die Erlöse für die Reise beziehen Sie dann allein über die Provision des Veranstalters. 

Haben Sie bei den Verkaufsvorgängen einen Aufschlag hinzugefügt, so haben die beiden OPs unterschiedliche Werte. Sie können dann die beiden OPs ebenfalls gegeneinander ausbuchen, den Differenzbetrag buchen Sie auf ein Erlöskonto. 

Möglichkeit 3: Ein Verkaufsvorgang, kein Einkaufsvorgang

Bei dieser Vorgehensweise legen Sie einen Vorgang an mit der Buchung für alle Teilnehmer (wie in Möglichkeit 3), Sie behandeln diesen Vorgang aber nicht als Einkaufsvorgang und erfassen somit auch keine zweite Preiszeile mit Minusbetrag. 
Sie erfassen auch keine weiteren Verkaufsvorgänge wie in Möglichkeit 1, sondern behandeln den Vorgang als Verkaufsvorgang. 
Dies bedeutet, dass auf den Dokumenten auch die Gesamtsumme ausgewiesen wird. Wenn Teilnehmerpreise ausgewiesen werden sollen, so steuern Sie das über die Zuordnung der Teilnehmer zu der Leistungen und der Druckoption <Teilnehmerpreise>. 
Sie können diese Möglichkeit nutzen, wenn die Gruppe eigenständig ist, die Personen sich also kennen, und wenn eine Einzelrechnung für alle Personen ausgestellt werden kann.  

Eigenveranstaltung

Die Beschreibung oben setzt voraus, dass die Gruppenreisen mit Leistungen durchgeführt werden, für die der entsprechende Veranstalter haftet. 
Wird die Gruppenreise als Eigenveranstaltung durchgeführt, mit Ihrem Reisebüro als Veranstalter (inkl. Haftung), dann sollten Sie sich an die Beschreibung für Eigenveranstaltung halten. Sie finden die entsprechende Anleitung hier: https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/189300737