Vorgang - Übersicht - Vorgangsdaten

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Die Vorgangsdaten sind die Kopfdaten des Vorgangs und enthalten neben dem Kunden auch die Reisedaten und Statistikangaben. Sie gelten für den gesamten Vorgang.

Feldname	Beschreibung
Kunde	Vorname und Name des Kunden.
RG-Adr.	Eine abweichende Rechnungsadresse. Sind in einem Vorgang sowohl ein Kunde als auch ein Rechnungsempfänger hinterlegt, dann wird beim Dokumentendruck der Rechnungsempfänger als Adressat verwendet. Der Kundenname wird dann als "Besteller" im Kopf des Dokuments mit ausgegeben.
Lieferadr.	Eine abweichende Lieferadresse.
Prov.Empf.	Der Name des Reisebüros, das aus diesem Vorgang eine Provision erhält. Details dazu finden Sie .
Vorgang	Vorgangsnummer.
Dropdown-Box <Vorgangsart>	In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, zwischen <Auftrag> und <Angebot> zu wählen. Bitte beachten Sie, dass bei der Auswahl von <Angebot> nur Angebotsleistungen im Vorgang vorhanden sein dürfen. Ist eine Auftragsleistung vorhanden, kann der Vorgang nicht gespeichert werden. Die Vorgangsart lässt sich nur bei der Anlage eines Vorgangs setzen. Wurde der Vorgang gespeichert, so ist das Feld nicht änderbar.
Dropdown-Box <Vorgangsstatus>	Der Inhalt der Dropdown-Box ist abhängig vom Feld <Vorgangsart>. Bei Auswahl < Angebot > stehen die folgenden Einträge zur Verfügung: Entscheidung abgelehnt abgeschlossen Wurde <Auftrag> ausgewählt, so stehen diese Einträge zur Verfügung: gebucht storniert abgeschlossen Sie können nach dem Inhalt des Feldes in der Kunden-/Vorgangssuche suchen. Hinweis: Durch einen automatischen Job werden alte, abgeschlossene Vorgänge auf den Vorgangsstatus "abgeschlossen" umgestellt. Diese Vorgänge können dann nur noch vom Büroleiter geöffnet werden. Die Voraussetzungen für die Umstellung sind: die Rückreise ist älter als 8 Wochen UND die Kundenzahlungen sind abgeschlossen UND die VA-Abrechnung ist abgeschlossen UND alle Termine sind erledigt Ist eine der Bedingungen nicht erfüllt, so wird der Status nicht umgesetzt.
Dropdown-Box Reisetyp	Hier können Sie festlegen, welchen Reisetyp nach Pauschalreiserichtlinie dieser Vorgang besitzen soll. Dies beeinflusst den Dokumentendruck, da z.B. bei Eigenveranstaltungen kein Hinweis auf die Veranstalter-AGB gedruckt wird. Mit der Einstellungsmöglichkeit können auch gemischte Vorgänge als reine Eigenveranstaltungen markiert werden. Darüber hinaus wird darüber gesteuert, welches Anzahlungskonto für die Kundenzahlungen verwendet werden soll. Bitte beachten Sie, dass bei Eigenveranstaltungen der Kunde in jedem Fall an Sie überweisen soll. Das bedeutet, dass Sie für Ihre Eigenleistungen immer mit der Inkassoart "AI", bzw. mit der Inkassoar "IW" (für CRS-Buchungen auf "DI") arbeiten müssen. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Pauschalreise: 167000 Anzahlung Eigenveranstaltung: 167010 Anzahlung Eigenveranstaltung Verbundene Reiseleistungen: 167020 Anzahlung Verbundene Leistungen Einzelleistungen: 167030 Anzahlung Einzelleistungen Gruppenvorgang: 167010 Anzahlung Eigenveranstaltung Nur Flug: 167030 Anzahlung Einzelleistungen Firmendienst: 167040 Anzahlung Firmendienst Der Inhalt des Feldes kann nur geändert werden, wenn im betreffenden Vorgang keine Zahlungen aktiv sind. Das heißt, die Summe der geleisteten Zahlungen muss 0€ betragen. Dies ist der Fall, wenn bisher keine Zahlung erfasst wurde, oder wenn Sie z.B. eine Zahlung mit 50€ und eine Zahlung mit -50€ erfasst haben. wenn in dem Vorgang keine Rechnung aktiv ist, weder eine Rechnung noch eine Provisionsrechnung. Wenn Sie eine aktive Rechnung stornieren, können Sie den Inhalt des Feldes ebenfalls wieder bearbeiten.
Reise von	Abreisetermin. Als Eingabe wird ein Datum 10 Jahre in die Vergangenheit und 10 Jahre in die Zukunft akzeptiert. Ausgehend von einem Tagesdatum 11.7.22 wäre das vom 1.1.2012 bis zum 31.12.2032.
Reise bis	Rückreisetermin. Als Eingabe wird ein Datum 10 Jahre in die Vergangenheit und 10 Jahre in die Zukunft akzeptiert. Ausgehend von einem Tagesdatum 11.7.22 wäre das vom 1.1.2012 bis zum 31.12.2032.
Zielort	Statistikfeld Zielort. Ist dieses Feld nicht gefüllt, so wird beim Speichern ein Termin mit dem Text "Bitte füllen Sie das Feld Zielort des Auftrags aus." angelegt. Der Termin bleibt aktiv, bis die fehlende Information nachgetragen ist. Wird die Information ergänzt, setzt myJACK den Termin auf erledigt.
Reiseart	Statistikfeld Reiseart. Ist dieses Feld nicht gefüllt, so wird beim Speichern ein Termin mit dem Text "Bitte füllen Sie das Feld Reiseart des Auftrags aus." angelegt. Der Termin bleibt aktiv, bis die fehlende Information nachgetragen ist. Wird die Information ergänzt, setzt myJACK den Termin auf erledigt.
Beförderung	Statistikfeld Beförderung. Ist dieses Feld nicht gefüllt, so wird beim Speichern ein Termin mit dem Text "Bitte füllen Sie das Feld Beförderung des Auftrags aus." angelegt. Der Termin bleibt aktiv, bis die fehlende Information nachgetragen ist. Wird die Information ergänzt, setzt myJACK den Termin auf erledigt.
Verantwortlicher	Hier können Sie den Ansprechpartner für den Vorgang eintragen. Diese Person wird auf dem Dokumentendruck und auf angezeigt. Für den Druck der Telefonnummer auf den Dokumenten gilt folgende Reihenfolge: Telefon-Nr. aus Vorgangsverantwortlichen Telefon-Nr. aus Buchungsagentur Telefon-Nr. aus eingeloggter Agentur Ändern Sie den Verantwortlichen im Vorgang ab, so erscheint die folgende Abfrage: Bestätigen Sie diese Abfrage mit <Ja>, so werden alle Termine im Vorgang auf den neuen Bearbeiter umgestellt. Wenn der Nutzer in diesem Feld in der Zwischenzeit nicht mehr im Reisebüro arbeitet und deswegen deaktiviert wurde, wird der Name des Mitarbeiters rot hinterlegt. Im Tooltip wird angezeigt: "Mitarbeiter nicht mehr aktiv". Damit im Vorgang ein aktiver Nutzer als Verantwortlicher eingetragen ist, sollten Sie nun eine andere Person als Verantwortlichen auswählen.
Checkbox "Versicherung abgelehnt"	Wenn Sie dem Kunden eine Versicherung angeboten haben, dieser jedoch ablehnt, können Sie diese Checkbox setzen. Dadurch wird beim Dokumentendruck ein entsprechender Text gedruckt.
(Drop-down Feld "Baustein-Typ")	Dieses Feld steht nur in Angebotsvorgängen zur Verfügung. Siehe auch

Für die Anforderungen von Kreuzfahren wurden neben den Ländern und 3-Letter-Codes auch die Meere und Flüsse im Feld <Zielgebiete> erfasst. Folgende Einträge sind hier verfügbar:

XA Atlantische Ozean
XÄ Galiläisches Meer
XB Baltisches Meer
XC Chinesisches Meer
XD Karisches Meer
XE Rotes Meer
XF Finnischer Meerbusen
XG Gelbes Meer
XH Kaspisches Meer
XI Indische Ozean
XJ Japanisches Meer
XK Karibisches Meer
XL Ligurisches Meer
XM Mittelmeer
XN Arktischer Ozena
XO Ionisches Meer
XP Pazifische Ozean
XR Arabisches Meer
XS Australasiatischer Ozean
XT Bottnischer Meerbusen
XU Nordsee
XV Ostsee
XW Asowsches Meer
XX Schwarzes Meer
XY Totes Meer
Fluss DE Flüsse Deutschland
Fluss EU Flüsse Europa
Fluss AFR Flüsse Afrika
Fluss GUS Flüsse Russland
Fluss AS Flüsse Asien
Fluss AM Flüsse USA

Sie können in jedem Vorgang maximal 3 Kunden eintragen: Kunde, Rechnungsempfänger und Provisionsempfänger. Diese Einträge haben unterschiedliche Funktionen.

Im Feld <Kunde> hinterlegen Sie den Reisenden. Dieser Kunde wird beim z.B. Dokumentendruck verwendet oder in den Listen angezeigt.

Diese Vorgehensweise ändert sich, wenn Sie einen <Rechnungsempfänger> eingetragen haben. Dann wird beim Druck oder in der Anzeige der Rechnungsempfänger herangezogen. Sie können bei einem Vorgang mit Rechnungsempfänger den Eintrag <Kunde> auch leer lassen. Das würden Sie zum Beispiel machen, wenn es sich um eine Dienstreise handelt, die von der Firma bezahlt wird. Dann haben Sie als Rechnungsempfänger die Firma. Sie können noch zusätzlich den Reisenden als Kunden anlegen und im Vorgang zusteuern.

Bei dem Eintrag <Provisionsempfänger> handelt es sich um einen Sonderfall. Ein Kunde von Ihnen vermittelt Ihnen Reisebuchungen aus seinem Umfeld. Für diesen Gefallen möchten Sie diesem Kunden eine Provision zahlen. In diesem Fall könnten Sie diesen "Vermittler" als Provisionsempfänger eintragen. Im Vorgang können Sie dann zusätzlich zu der Veranstalterleistung eine manuelle Leistung anlegen. Diese Leistung muss die Leistungsart <Rabatte> haben, im nächsten Feld wählen Sie <Provision> aus.

Diese manuelle Leistung wird nicht auf Bestätigung oder Rechnung angezeigt. Unter <Dokumente - Rechnung> gibt es in diesem Fall eine weitere Option <Provisionsgutschrift>. Dieses Dokument können Sie für Ihren "Vermittler" drucken. Es enthält nur die manuelle Leistung mit der Provision.

Beim Druck der Provisionsrechnung wird, genauso wie bei der normalen Rechnung, auch in der Buchhaltung gebucht, in diesem Fall wird der Betrag der Provision als Erlösminderung hinterlegt.

Bei den Feldern, die mit einem Lupensymbol versehen sind, gelangen Sie mit einem Klick auf die Lupe in die entsprechenden Such- bzw. Eingabemasken.

Schaltflächen

Vorgang im Heute-Bereich anheften

Lesen Sie bitte in der entsprechenden Anleitung weiter:

Vorgangsanzeige auf deaktivieren

Über diese Schaltfläche können Sie den Vorgang für die Anzeige auf aktivieren oder deaktivieren. Im Normalfall ist der Vorgang aktiviert, der Globus trägt dann einen grünen Haken.

Mit einem Klick ist der Vorgang deaktiviert und trägt ein rotes Kreuz.

Die Schaltfläche setzt im Vorgang auf der Registerkarte <Sonstiges> die Checkbox <Aktiv>.

Vorgangshistory

Über diese Schaltfläche können Sie in Zukunft die Änderungen am Vorgang nachverfolgen.

Im Augenblick ist hier noch kein passender Druck hinterlegt.Vorschau FremdwährungFalls Sie im Vorgang eine Fremwährung hinterlegt haben (unter <Sonstiges>), so können Sie über diese Schaltfläche eine Art Rechnungsvorschau in der Fremdwährung anzeigen lassen. Dabei werden die gleichen Daten wie auf der normalen Rechnung angezeigt, allerdings werden alle Beträge in der Fremdwährung angezeigt.

Vorschau Fremdwährung

Falls Sie im Vorgang eine Fremwährung hinterlegt haben (unter <Sonstiges>), so können Sie über diese Schaltfläche eine Art Rechnungsvorschau in der Fremdwährung anzeigen lassen.

Dabei werden die gleichen Daten wie auf der normalen Rechnung angezeigt, allerdings werden alle Beträge in der Fremdwährung angezeigt.