Vorgang - Übersicht - Notizen / Kostenstellen

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Vorgang - Übersicht

Reisebeschreibung

Im Feld Reisebeschreibung können Sie eine Kurzbeschreibung der Reise eingeben.

Die Reisebeschreibung wird automatisch beim Speichern des Vorgangs gefüllt. Dabei werden die Felder <Zielort> und <Reiseart> zur Bildung der Reisebeschreibung herangezogen.

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Die Reisebeschreibung wird im folgenden angepasst, wenn Sie den Wert in den Feldern <Zielort> oder <Reiseart> ändern. 
Wollen Sie eine fixe Reisebeschreibung verwenden, dann können Sie die Checkbox <Automatische Reisebeschreibung> deaktivieren. Dadurch können Sie den aktuell hinterlegten Text bearbeiten oder ganz ersetzen. Dieser "manuelle" Text bleibt nun in diesem Feld hinterlegt und ändert sich nicht, wenn Sie die Felder <Zielort> oder <Reiseart> ändern.

Diese Reisebeschreibung wird auf Anmeldung/Bestätigung/Rechnung mit ausgegeben. Sie erscheint direkt im ersten Block, über dem Reisetermin.

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Sie können auch in der Suche nach der Reisebeschreibung suchen. Geben Sie dazu den entsprechenden Wert in der Multifunktionszeile ganz oben ein.

Notizen

Die Notizen im Bereich <Notizen / Kostenstellen> sollten Sie nur für ganz allgemeine Informationen verwenden. 
Wenn Sie z.B. für zwei befreundete Kunden eine Buchung angelegt haben, können Sie im Feld <Notizen> die jeweils andere Auftragsnummer hinterlegen. 
Sie können zwar dieses Feld auch für Gesprächsnotizen nutzen, wir empfehlen jedoch solche Notizen auf der Registerkarte <Kommunik.> zu hinterlegen. Auf der Registerkarte <Kommunik.> werden automatisch Information wie Bearbeiter und Erstellungsdatum der Notiz gespeichert, was im Feld <Notizen> nicht der Fall ist. 
Details zur Registerkarte <Kommunik.> finden Sie hier: Vorgang - Kommunikation

Kostenstellen

Sie haben die Möglichkeit, über Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen verschiedene Kostenstellen und Geschäftsbereiche zu konfigurieren. Im Vorgang können Sie dann diese Kostenstellen und Geschäftsbereiche auswählen:

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Die Auswahl einer Kostenstelle und eines Geschäftsbereichs ist Pflicht, wird nichts ausgewählt, werden die Daten aus Agenturstammdaten - Stammdaten  (Filiale) bzw. aus Verwaltung - Administration - Profil bearbeiten (Geschäftsbereich) herangezogen. Für die Kostenstelle wird der folgende Eintrag herangezogen:

Für den Geschäftsbereich wird der folgende Eintrag herangezogen:

Ist dort etwas hinterlegt, wird dieser Eintrag im Vorgang eingefügt. Ist dort nichts hinterlegt, wird auch kein Geschäftsbereich zugesteuert. Eine Abweichung von dieser Regel gibt es, wenn Sie unter <Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten - Einstellungen - Sonstiges> festgelegt haben, dass der Geschäftsbereich ein Pflichtfeld ist. Wenn Sie im Mitarbeiterprofil keinen Geschäftsbereich ausgewählt haben, wird in diesem Fall der erste Eintrag in der Liste der Geschäftsbereiche im Vorgang vorbelegt.

Gruppen

Neben den Kostenstellen können Sie über Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen auch Einträge für Ihre Gruppenreisen erstellen. Diese Einträgen können Sie im Vorgang zuweisen, um mehrere Vorgänge zu einer Gruppe zusammenzufassen.