Erzeugte Dokumente - Mail
- Ernst Steffl
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Dokumente - erzeugte Dokumente
Über die Schaltfläche <Mail> können Sie
aus myJACK heraus eine E-Mail verschicken: Option "Neue Mail "
eine bereits verschickte E-Mail weiterleiten: Option "Weiterleiten" (siehe Erzeugte Dokumente - Mail weiterleiten )
Option "Neue Mail"
Bei einer neuen E-Mail wird als Standard die E-Mail Adresse des Kunden verwendet.
Sie können im Mail-Fenster entweder selbst eine E-Mail Adresse eingeben, oder andere E-Mail-Adressen auswählen, die zur Kundenakte gehören. Klicken Sie für die Auswahl der Kunden E-Mail Adressen auf das Lupen-Symbol neben der "An"- oder der "CC"-Zeile.
Das Feld "BCC" wird nur dann angezeigt, wenn Sie die entsprechende Option unter Agenturstammdaten aktiviert haben: Siehe Einstellungen - E-Mail
Im folgenden Fenster werden die folgenden E-Mail-Adressen angezeigt:
Alle Mailadressen des Anmelders
Alle Mailadressen des Rechnungsempfängers
Alle Mailadressen der Lieferadresse
Alle Mailadressen der verknüpften Kundenprofile der Reiseteilnehmer.
Sie können nun mehrere E-Mail-Adressen markieren und über die Schaltfläche <Übernehmen> in das entsprechende Feld eintragen. Im Ergebnis werden z.B. im Feld "An" alle gewählten Adressen eingetragen.
Im Drop Down-Feld oben werden die E-Mail-Vorlagen angezeigt, die Sie unter <Verwaltung - Administration - Emailvorlagen> anlegen können.
Nach der Installation von myJACK sind bereits einige E-Mail Vorlagen vorhanden, z.B. zum Versand von Kundenwünschen, für die digitale Unterschrift usw.
Nach einem Klick auf eine der Vorlagen, werden die entsprechenden Texte in den Textbereich der E-Mail eingefügt.
Der Text in der Betreffzeile der Mail wird in den erzeugten Dokumenten im Feld <Beschreibung> angezeigt. Dabei wird in den Betreff der E-Mail auch der WebCode des Vorgangs eingefügt.
Im Vorgang wird unter <Erzeugte Dokumente> der Betreff so angezeigt:
Beim Versand einer E-Mail aus dem Vorgang heraus wird als Standard die E-Mail-Adresse des gerade angemeldeten Benutzers benutzt (Feld <Mail Adresse> im Benutzerprofil). Sollte im Mitarbeiterprofil (unter <Verwaltung - Administration - Profil bearbeiten>) keine E-Mail-Adresse hinterlegt sein, so wird die E-Mail-Adresse des Reisebüros als Absender verwendet. Sind für das Reisebüro mehrere E-Mail-Adressen vorhanden, so wird die Hauptadresse benutzt, erkennbar an der Schrift in Fettdruck.
Wenn Sie vor dem Klick auf die Schaltfläche <Mail> eine Datei markiert haben, so wird diese Datei als Anhang mit der E-Mail verschickt. Dabei werden-PDF Dateien verschlüsselt, wenn Sie die entsprechende Option unter <Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten - Einstellungen> aktiviert haben.
Bitte beachten Sie dabei Folgendes:
Beim Versenden der E-Mail wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse mit der des Kunden bzw. mit der des Adressempfängers übereinstimmt. Stimmt die E-Mail Adresse überein, werden die PDF-Dateien verschlüsselt. Stimmt die eingegebene E-Mail-Adresse weder mit Kunden noch mit Adressempfänger überein, werden die Dateien nicht verschlüsselt.
Dateianhänge
Sie können an eine E-Mail an den Kunden auch Dokumente anhängen, die sich im Vorgang im Bereich <Erzeugte Dokumente> befinden.
Dabei müssen Sie vor dem Klick auf die Schaltfläche <Mail> oder <Digitale Unterschrift> eine oder mehrere Dokumente markieren. Klicken Sie dazu links vor dem Dokumente auf die Checkbox.
Sollen alle Dokumente in der E-Mail eingefügt werden, so klicken Sie oben links auf den grünen Haken.
E-Mail drucken
Sie können eine versendete Mail mit einem Doppelklick (oder Markieren und <Nachdruck>) später wieder aufrufen. Wenn Sie die E-Mail auf Papier benötigen, so können Sie in der Maske unten die Schaltfläche <Drucken> betätigen.
Die E-Mail wird dann als PDF Dokument dargestellt.