Dokumente mit dem Smartphone scannen

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Hochladen von Dokumenten in myJACK

Sie können das Hochladen von Dokumenten in myJACK weiter automatisieren, wenn Sie ein Gerät oder eine App (z.B. "Scanbot") zum Scannen von Dokumenten verwenden und diese mit einem zentralen Datenspeicherdienst (z.B. "Dropbox") verknüpfen.

Als ersten Schritt würden Sie die entsprechende App auf Ihrem Smartphone oder Tablet installieren beziehungsweise Ihren Scanner entsprechend konfigurieren. Dabei hinterlegen Sie nicht einen lokalen Ordner, sondern legen ein Verzeichnis in dem Online-Datenspeicherdienst Ihrer Wahl an (z.B. "Dropbox"). Sie können dann die Anwendung/App mit diesem Verzeichnis, das Sie beispielsweise "myJACK-Dokumente" nennen, verbinden. 

Nun müssen Sie dieses Verzeichnis unter  <Agenturstammdaten - Einstellungen - autom. Dateiupload> angeben.

Jetzt werden Ihre gescannten Dokumente als PDF-Dateien im Online-Speicher abgelegt und landen sofort in der myJACK-Dokumentenverwaltung.

Wo die Datei in myJACK landet, hängt davon ab, ob Sie im Dateinamen Zusatzinformationen angegeben haben oder nicht. Haben Sie keine Zusatzinformation im Dateinamen hinterlegt, wird die Datei in der Inbox abgelegt.

Open

Dort können Sie über Rechtsklick die Datei einem Auftrag, Angebot oder Kunden zuordnen.

Open

Sie können den Zwischenschritt über die Inbox vermeiden, wenn Sie beim Ablegen der Datei in das Upload-Verzeichnis direkt eine Zuordnung zu einem Kunden, Angebot oder Auftrag setzen. Die Zuordnung muss im Namen der Datei enthalten sein und ein entsprechendes Format befolgen.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

Wichtig dabei ist, dass vor und nach der Nummer zwei Doppelkreuze eingefügt werden.