Digitale Unterschriften - Im Vorgang

Owned by Ernst Steffl
Last updated: Juni 09, 2023
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Um zu einem Dokument eine Digitale Unterschrift zu erhalten, müssen Sie eine E-Mail an den Kunden schicken, mit dem entsprechende Dokument im Anhang.

Im Vorgang gibt es auf der Registerkarte <Dokumente> die Schaltfläche <Digitale Unterschrift>.

Dieser Menüpunkt umfasst die folgenden Optionen:

  • Per Mail

  • Gerät (siehe )

  • Auf Unterschriften prüfen (siehe )

 

Um eine Digitale Unterschrift vom Kunden anzufordern, markieren Sie das gewünschte Dokument für den Mailversand und klicken auf <Digitale Unterschrift - Per Mail>.
Die entsprechende Datei darf maximal 20 MB groß sein!

Sie können zwar auch über <Mail> die Vorlage "Digitale Unterschrift (Vorgangsdokumente)" benutzen, in diesem Fall wird aber der Platzhalter nicht in eine URL umgewandelt, der Kunde kann also nicht digital unterschreiben.

Die Schaltfläche "Unterschrift (Mail)" steht nur bei Aufträgen oder Angeboten zur Verfügung. Bei Inbox-Vorgängen ist diese Option nicht vorhanden.

 

Es öffnet sich nun eine E-Mail-Maske, in der im Drop-Down-Feld <Vorlagen> die Vorlage "Digitale Unterschift (Vorgangsdokumente)" vorbelegt ist.

Der Platzhalter ##Kunde-Signier-Url## wird hierbei durch einen Link ersetzt. Sie verschicken diese E-Mail wie jede andere E-Mail durch einen Klick auf <Senden>. Die E-Mail wird, wie alle anderen auch, im Bereich <Erzeugte Dokumente> abgelegt.

Im Standard ist nur eine Vorlage in Deutsch hinterlegt. Wenn Sie im Vorgang einen Kunden hinterlegt haben, für den die Dokumente in einer anderen Sprache ausgegeben werden sollen (Kundenakte, Merkmale, Ausgabesprache), so wird das Drop-Down Feld zur Auswahl der Vorlage nicht angezeigt. 

Sie können diesen Zustand beheben, indem Sie unter <Verwaltung - Administration - Emailvorlagen> eine neue Vorlage für die entsprechende Sprache erstellen.

Diese neue Vorlage muss im Feld <Baustein> den Eintrag "DIGITAL_SIGNATURE_REQUEST_FOLDER" haben, damit die entsprechenden Funktionen auf diese E-Mail Vorlage angewendet werden.