Vorbereitung des Jahresabschlusses - Offene Posten

Owned by Ernst Steffl
Last updated: Juni 14, 2023
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Die Kontrolle der offenen Posten ist die wichtigste Prüfung vor dem Abschluss. Über die tatsächliche Buchhaltung wird eine Prüfung nicht ausgeglichener Offenen-Posten-Konten durchgeführt. Es ist normal, dass die Liste zahlreiche Einträge enthält. Es ist auch ebenfalls normal, dass Sie am Ende nicht alle OP´s auflösen werden können, da manche OPs erst im nächsten Geschäftsjahr aufgelöst werden. 

Sie sollten die Kontrolle der Offen Posten als letzte Kontrolle durchführen, nachdem Sie die Kundenzahlungen, offene Rechnung und offene VA Zahlungen geprüft haben! Durch diese drei Kontrollen werden natürlich bestehende OPs ausgeglichen bzw. auch neue OPs erstellt. Erst danach haben Sie den aktuellen Stand der OPs. 

 

Am einfachsten lässt sich dies über die  prüfen.

Sie sollten für die OP Liste keine Eingrenzung wählen, einzig das <Fällig bis> Datum können Sie mit dem Ende des Jahres belegen, für das Sie die Kontrolle durchführen. 
Dadurch bekommen Sie alle OPs auf allen Konten angezeigt, die einen offenen Saldo aufweisen. 

Achten Sie bei der Kontrolle der OPs vor allen Dingen auf Einträge mit älterem Datum oder Einträge ohne Datum (diese wurden voraussichtlich manuell gebucht, das OP-Datum ist kein Pflichtfeld).

Wenn Sie einen Eintrag in die Felder <von/bis Jahr/Periode> oder <Belegdatum von/bis> machen, so erstellen Sie eine sog. "stichtagsbezogene OP-Liste". Dies bedeutet, dass nur Belegpositionen zur Berechnung des OPs herangezogen werden, die in dem angegebenen Zeitraum liegen. Mit dieser Abfrage werden dann z.B. OPs als offen angezeigt, die durch eine Position vor oder nach dem eingegrenzten Zeitraum ausgeglichen werden.
Für die Kontrolle zum Geschäftsjahresende ist dies aber nicht erforderlich.
Sie können diese Liste aber als PDF ausgeben lassen, um eine Dokumentation für Ihren Steuerberater durchzuführen.

 

Um zu verstehen, was auf den angezeigten Konten passiert, finden Sie hier eine kurze Übersicht der am häufigsten angezeigten Konten:

  • Konto 102.XX1 – Transitkonten der Banken. Hier werden Sie positive offene Posten finden. Ein positiver Betrag zeigt an, dass im Vorgang eine Zahlung vom Expedienten mit der Zahlungsart „Banküberweisung“ erfasst wurde. Das Geld wurde aber nicht auf der Bank gebucht und steht somit noch unbezahlt auf diesem Transitkonto.

  • Konto 120.001 – Banktransitkonto. Auf dieses Konto werden die Bargeldablieferungen gebucht, die Sie unter <Verwaltung> <Kasse> <Vorgangslose Zahlung> als Geschäftsfall „Bargeldablieferung Bank“ eingeben. So wird auf diesem Transitkonto ein positiver offener Posten erzeugt. Der Ausgleich erfolgt ebenfalls, wenn Sie auf der Bank den Ausgleich buchen.

  • Konto 167.000 – Anzahlung. Auf diesem Konto werden Sie viele Einträge mit negativem Betrag in der Liste finden, sofern Sie Agentur-Inkasso Vorgänge verwalten. Durch die Anzahlung eines Kunden entsteht auf diesem Konto zunächst ein negativer offener Posten. Der Ausgleich des Kontos erfolgt vollautomatisch durch die Restzahlung des Kunden, denn dann wird von diesem Konto umgebucht auf die übernächste Kontenart 300.XXX - „Verrechnung Veranstalter“. Buchen Sie nicht manuell auf dieses Konto, sondern versuchen Sie im Vorgang durch Erfassung der Restzahlung/Rechnungsdruck einen Ausgleich herbeizuführen.

  • Konto 168.000 – Gutscheine. Hier finden Sie noch nicht eingelöste Reisegutscheine. Hier finden Sie negative Werte, die für noch nicht eingelöste Gutscheine stehen. Bei allen genannten Kontenarten sind Werte älter als ein Jahr zu überprüfen. Beim Gutscheinkonto ist dies nicht unbedingt notwendig, denn ein Gutschein kann länger als ein Jahr auf eine Einlösung warten.

  • Konto 300.XXX – Verrechnung Veranstalter. Auch hier wird es (bei Agenturinkasso) viele (meistens) negative Einträge geben. Wenn der Kunde eine Leistung komplett bezahlt hat oder eine Rechnung erzeugt wird, so bucht myJACK den Leistungspreis auf dieses Konto ins Haben. Der Ausgleich erfolgt erst später durch die von Ihnen eingegebene Veranstalter-Abrechnung, die ins Soll auf diesem Konto bucht. Bei Direktinkasso werden hier keine offenen Posten entstehen. Versuchen Sie durch die Veranstalter-Abrechnung oder Erfassung der Restzahlung des Kunden einen Ausgleich herbeizuführen.

  • Konto 1.00X.XXX – Kreditorenkonten Veranstalter. Hier finden Sie gebuchte Rechnungen aus der Maske <VA-Abrechnung>, die noch nicht auf der Bank verrechnet wurden oder umgekehrt: Beträge, die Sie von der Bank auf den Kreditoren gebucht haben, aber noch keine Rechnung eingebucht haben (wahrscheinlich ein seltenerer Fall). Auch CRS-Buchungen auf IW tauchen hier auf, wenn die entsprechende Zahlung über den Kontoauszug noch nicht verbucht wurde. Aufgrund unterschiedlicher Inkassoart kann es sein, dass hier positive und negative offene Posten zu finden sind.

  • Konto 2.00X.XXX – Debitorenkonten Kunden. Hier werden positive Beträge angezeigt für erzeugte Rechnungen, die von den Kunden noch nicht bezahlt wurden. Negative Beträge können auszuzahlende Rückvergütungen / Rabatte an Kunden sein.

 

Bei allen offenen Posten erhalten Sie immer Hinweise, wodurch diese verursacht wurden:

  • In der Spalte „Auftrag“ können Sie die Vorgangsnummer sehen, durch die der OP verursacht wurde.

  • In der Spalte „OP Name“ können Sie die OP-Nr. / OP-Name sehen, durch die der OP erzeugt wurde – das ist auf den 3XX.XXX Konten die Veranstalter-Buchungsnummer, auf den Kreditoren die Avis-Nr., auf allen anderen Konten ebenfalls die Auftragsnummer.

  • Das Fälligkeitsdatum ganz vorn zeigt Ihnen an, wie lange der offene Betrag schon „mitgeschleppt“ wird, und welches in den meisten Fällen dem Belegdatum entspricht, mit dem Sie es auf dem <Kontoblatt> wieder finden sollten.

 

Durch einen Doppelklick auf einen OP wird ein Kontextmenü angezeigt, über das Sie z.B auf eine Belegansicht, oder auf die Ansicht der Belegpositionen wechseln können.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit zu überprüfen, mit welchen Positionen und welchen Belegen der OP erstellt bzw. bebucht wurden. 

Im Laufe der Prüfung ergibt sich für einen einzelnen OP eines der folgenden Ergebnisse: 

  • der aktuelle Stand des OPs entspricht dem tatsächlichen Stand: in diesem Fall brauchen Sie nichts weiter zu tun, der OP bleibt dann so bestehen wie er aktuell ist. 

  • der aktuelle Stand des OPs ist nicht der tatsächlich Stand: in diesem Fall müssen Sie entsprechende Korrekturen vornehmen. 

 

Korrekturen sollten immer(!) mit den entsprechenden myJACK Funktionen durchgeführt werden. Ein OP auf dem Anzahlungskonto sollte über die Eingabe einer Kundenzahlung aufgelöst werden. Ein OP auf dem Verrechnungskonto über die Eingabe einer VA Abrechnung (oder Restzahlung im Vorgang). Ein Konto sollte nur dann manuell ausgeglichen werden, wenn das auf diesem Konto vorgesehen ist, wie z.B. bei den Kreditoren oder bei Konto 120001 Banktransit.