Listen - Dokumentenliste

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Die Dokumentenliste ermöglicht es Ihnen, nach Dokumenten zu suchen, die entweder in myJACK erstellt wurden oder die manuell von Ihnen in myJACK geladen wurden.

Filter

Der Filter wird beim Aufruf der Liste automatisch geöffnet, kann aber durch einen Klick auf den linken Tab jederzeit geöffnet und geschlossen werden.

Es stehen die folgenden Abfrageparameter zur Verfügung:

Feldname	Beschreibung
Datum von-bis	Das Erstellungsdatum des Dokuments bzw. Datum des Hochladens in myJACK. Im Feld <Datum von> wird als Standardwert Tagesdatum -1 Jahr hinterlegt. Die Vorbelegung kann überschrieben werden.
Nummer	Die Belegnummer des Dokuments (nur bei buchhalterischen Dokumenten wie Rechnung, Zahlungsbeleg usw. vorhanden)
Benutzer	Der Mitarbeiter, der das Dokument erstellt oder hochgeladen hat.
Kundennummer	Grenzt die Liste auf Dokumente ein, die mit einem bestimmten Kunden verknüpft sind.
Art	Die Art des Dokuments.
Agentur	Die Agentur, unter der das Dokument erstellt oder hochgeladen wurde.
Beschreibung	Ein optionaler Text für das Dokument. Bei myJACK-Dokumenten ist dieses Feld normalerweise leer, kann aber manuell nachgetragen werden. Bei eigenen Dokumenten wird hier automatisch der Dokumentenname eingetragen.
Auftragsnummer	Grenzt die Liste auf Dokumente ein, die mit einem bestimmten Auftrag verknüpft sind.

Als Standard wird dabei die Suche auf ein Jahr eingegrenzt. Im Feld <Datum von> wird als Wert Tagesdatum -1 Jahr hinterlegt.

Ergebnisliste

Durch einen Klick auf <Suchen> wird das Filterfenster geschlossen und die eigentliche Dokumentenliste angezeigt.

Die Liste enthält die folgenden Felder:

Feldname	Beschreibung
Art	Die Art des Dokuments.
Nummer	Die Belegnummer des Dokuments (nur bei buchhalterischen Dokumenten wie Rechnung, Zahlungsbeleg usw. vorhanden)
Beschreibung	Ein optionaler Text für das Dokument. Es wird hier entweder der Dokumentenname verwendet - sofern einer hinterlegt ist -, oder es wird ein Name aus der Dokumentenart und der Dokumentennummer gebildet, z.B. “Kassenbericht 587”
Agentur	Die Agentur, unter der das Dokument erstellt oder hochgeladen wurde.
Erstellt von	Der Mitarbeiter, der das Dokument erstellt oder hochgeladen hat.
KD	Zuordnung zu Kunde …
VG	Zuordnung zu Vorgang …
LEI	Zuordnung zu Leistung …
BLG	Zuordnung zu Beleg …
ZLG	Zuordnung zu Zahlung …
KasB	Zuordnung zu Kassenabschluss …
OP	Zuordnung zu Offenen Posten …
Erstellt am	Das Datum, an dem das Dokument in myJACK erstellt wurde, oder in myJACK hochgeladen wurde.
(Gesperrt)	In dieser Spalte wird angezeigt, ob das Dokument wieder aus myJACK gelöscht werden kann. Dokumente mit einem Schloß Symbol können nicht gelöscht werden.

Im Standard werden alle Spalten angezeigt. Sie können jedoch selbst festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad Symbol oben rechts in der Liste.

Mit einem Klick auf einen der Einträge können Sie die Spalte ein- oder ausblenden.

Dokumente hochladen

Um ein Dokument in myJACK zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche <Hochladen> Im folgenden Fenster können Sie das gewünschte Dokument auswählen und mit der Schaltfläche <Datei hochladen> in myJACK ablegen.

Bitte beachten Sie, dass die maximale Größe für Dateien 20 MB beträgt.

Dokumente umbenennen

Sie haben die Möglichkeit, die Beschreibung für eine Datei (Dateinamen) zu ändern.

Klicken Sie dazu im Menüband auf das Bleistift Symbol, oder Sie machen einen Rechtsklick, “Umbenennen”.

Daraufhin erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie den neuen Dateinamen eingeben können.

Mit <Speichern> können Sie diese Änderung übernehmen, Sie wird direkt in der Dokumentenliste angezeigt.

Dokumente verknüpfen

Sobald ein Dokument in myJACK geladen ist, kann es an anderen Stellen z.B. mit einem Beleg verknüpft werden. In der Mitte jeder Zeile gibt es mehrere Spalten, in denen für das Dokument angezeigt wird, an welchen Stellen in myJACK das Dokument verknüpft wurde.

Wenn Sie mit der Maus auf eines der Symbole zeigen, wird ein Tooltip mit näheren Informationen (z.B. Auftragsnummer, Belegnummer usw.) angezeigt.

Sie können Dokumente mit Vorgängen, Leistungen, Belegen usw. verknüpfen. In den jeweiligen Masken gibt es die entsprechenden Schaltflächen, mit denen Dokumente verknüpft werden können.

Werden Dokumente aus der Dokumentenliste gelöscht, so werden diese auch an allen anderen verknüpften Stellen entfernt.

Dokumente aufrufen/drucken

Sie können ein vorhandenes Dokument aufrufen, um es zu prüfen oder über die normalen Windows Funktionen zu drucken. Um das Dokument zu öffnen, machen Sie entweder einen Doppelklick, oder Sie rufen das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf.

In beiden Fällen wird das jeweils notwendige Programm (PDF Reader, MS Word, usw.) direkt gestartet (sofern dieses Programm auf dem PC installiert ist).

Kunde oder Vorgang öffnen

Bei Dokumenten, die mit einem Kunden oder einem Vorgang verknüpft sind, haben Sie über das Kontextmenü auch die Möglichkeit, direkt in den Kunden/Vorgang zu wechseln.

Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf das Dokument und wählen die Option <Öffnen in - Vorgang> oder <Öffnen in - Kunde>.

Daraufhin wird das entsprechende Objekt geöffnet.

Dokumente speichern/herunterladen

Über das Disketten-Symbol oder das Kontextmenü können Sie ein Dokument aus myJACK auf Ihren lokalen PC speichern.

Dies betrifft sowohl Dokumente, die in myJACK erstellt wurden, als auch Dokumente, die zu einem früheren Zeitpunkt in myJACK geladen wurden.

Es erscheint ein Dialog, in dem Sie den Speicherort der Datei angeben müssen.

Beim ersten Aufruf wird das Home-Verzeichnis des Windows-Nutzers aufgerufen, wenn Sie ein anderes Verzeichnis auswählen, so wird dieses Verzeichnis beim nächsten Aufruf vorgeschlagen. myJACK schlägt als Dateinamen den Namen des hinterlegen Dokuments vor. Sie haben aber die Möglichkeit, im Feld <Dateiname> den Vorschlag zu überschreiben. Über die Schaltfläche <Speichern> wird das Dokument im gewählten Ordner abgelegt. Das Dokument bleibt weiterhin in myJACK vorhanden.

Dokumente löschen

In der letzten Spalte der Dokumentenliste sehen Sie bei einigen Dokumenten ein Schloss-Symbol, bei anderen Dokumenten ist die Spalte leer.

Die Dokumente mit Schloss-Symbol wurden in myJACK erstellt und können nicht gelöscht werden. Dokumente ohne Symbol können auch wieder aus myJACK entfernt werden, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Unter Umständen kann es vorkommen, dass auch selbst geladene Dokumente nicht mehr gelöscht werden dürfen.

Zum Löschen von Dokumenten verwenden Sie das Mülleimer Symbol in der Menüleiste oder das Kontextmenü.

Liste exportieren

Sie können eine Übersicht der Dokumentenliste drucken. Dabei wir nur die Ansicht gedruckt, nicht die einzelnen Dokumente.

Klicken Sie dazu auf das Export Symbol oben rechts oder wählen den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü aus.

Sie haben dabei die Auswahl zwischen PDF und Excel, einmal mit den Filterkriterien oder ohne Filterkriterien.

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