Digitale Unterschriften - Emailvorlagen
- Ernst Steffl
Hauptartikel:
Digitale Unterschriften in myJACK
Um Digitale Unterschriften in myJACK zu nutzen, benötigen Sie zwei Vorlagen, die Bewotec aber als Standard in jedem Büro einspielt.
Eine Vorlage zum Versenden der Dokumente zur Unterschrift
Eine weitere Vorlage zum Rücksenden der unterschriebenen Dokumente an den Kunden.
Vorlage zum Versenden der Dokumente
Zum Versenden der Dokumente zur Unterschrift benutzen Sie die Vorlage "Digitale Unterschrift (Vorgangsdokumente)", die Bewotec bereits in Ihrem Büro hinterlegt hat.
Wichtig dabei ist, dass Sie in der E-Mail-Vorlage einen speziellen Platzhalter verwenden: ##Sonstiges-Signier-Url##.Dieser Platzhalter wird beim Senden der E-Mail an den Kunden durch einen Link ersetzt.
Wenn der Kunde auf diesen Link klickt, kann er das Dokument digital unterschreiben.
Der Kunde kann die Unterschrift innerhalb von 7 Tagen leisten. Danach muss ein neuer Link an den Kunden geschickt werden, da der ursprüngliche Link dann gesperrt ist.
Wenn der Kunde die angehängten PDF-Dateien nicht öffnen kann, kann dies unter Umständen daran liegen, dass PDF-Dokumente, die aus myJACK aus einem Vorgang aus per Mail verschickt werden, passwortgeschützt sind. Als Passwort wird die Postleitzahl des Kunden verwendet. Passen Sie daher Ihre Mail-Vorlagen entsprechend an, damit Ihr Kunde informiert ist, dass er die Anhänge mit seiner Postleitzahl öffnen kann. Siehe dazu auch: Änderungen DSGVO - verschlüsselte Datenübertragung.
Bewotec stellt eine allgemeine Vorlage mit dem Namen "Digitale Unterschrift (Vorgangsdokumente)" zur Verfügung. Sie finden diese E-Mail-Vorlage über den Menüpunkt <Verwaltung - Administration - Emailvorlagen>. Dort können Sie die Vorlage auch bearbeiten.
Vorlage zur Rücksenden der unterschriebenen Dokumente
Nachdem der Kunde die Dokumente unterschrieben hat, erhält er die unterschriebenen Dokumente auch per E-Mail zugeschickt.
Dieser Versand erfolgt automatisch.
Auch für diese E-Mail gibt es eine entsprechende Vorlage in der Administration.
Die Vorlage heißt "Rücksenden unterschriebener Vorgangsdokumente".
Digitale Unterschrift in Kundenakte
In der Kundenakte existiert die gleiche Funktion zur Unterschrift von Dokumenten.
Details finden Sie unter Neue Adresse - Dokumente.