Hochladen von Dokumenten über ein Upload Verzeichnis

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Hochladen von Dokumenten in myJACK

Über den Menüpunkt <Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten> können Sie ein Verzeichnis hinterlegen, aus dem Dateien automatisch in myJACK geladen werden.

Rufen Sie dazu die Registerkarte <Einstellungen> auf und tragen das gewünschte Verzeichnis im Bereich <Dokumente> ein.

Wenn Sie nun eine Datei in dieses Verzeichnis ablegen, wird das Dokument in myJACK geladen. Wo die Datei in myJACK landet, hängt davon ab, ob Sie im Dateinamen Zusatzinformationen angegeben haben oder nicht. Haben Sie keine Zusatzinformation im Dateinamen hinterlegt, wird die Datei in der Inbox abgelegt.

Dort können Sie über Rechtsklick die Datei einem Auftrag, Angebot oder Kunden zuordnen.

Sie können den Zwischenschritt über die Inbox vermeiden, wenn Sie beim Ablegen der Datei in das Upload-Verzeichnis direkt eine Zuordnung zu einem Kunden, Angebot oder Auftrag setzen. Die Zuordnung muss im Namen der Datei enthalten sein und ein entsprechendes Format befolgen.

Folgende Möglichkeiten haben Sie:

...##XXXX-XXXX##...	WebCode: Verknüpfung mit Vorgängen über WebCode
…##XXXXXXXX##...	WebCode: Verknüpfung mit Vorgängen über WebCode
...##V1234##...	Vorgang/Auftrag: Verknüpfung mit Vorgang über Auftragsnummer
…##A1234##...	Angebot: Verknüpfung mit Angebot über Angebotsnummer
…##K1234##...	Kunde: Verknüpfung mit Kunde über Kundennummer

Wichtig dabei ist, dass vor und nach der Nummer zwei Doppelkreuze eingefügt werden.

In diesem Fall wird die Datei nicht in der Inbox abgelegt, sondern direkt dem entsprechenden Objekt zugeordnet.

Beispiel: Sie hinterlegen in einer Datei die Kundennummer des gewünschten Kunden in myJACK.

Sie fügen dazu dem Dateinamen den Text "##K2076##" hinzu. myJACK legt diese Datei nun in der Kundenakte im Abschnitt <Dokumente> ab.

Prüfung der Dateien

Vor dem Hochladen der Datei(en) in myJACK wird geprüft, ob die Dateien korrekt sind. Dabei wird geprüft,

ob die Dateien lesbar sind (der Schutz mit einem Passwort ist erlaubt)
ob die Dateien nicht leer sind
wenn die Datei ein PDF ist, ob sie als PDF ohne Fehler eingelesen werden kann

Fällt bei einer der gewählten Dateien eine der Prüfungen negativ aus, kann keine der Dateien hochgeladen werden.

Sie sollten dann versuchen, die Datei in korrektem Format abzulegen und neu hochzuladen.