Verbuchung Zahlungen mit Reisebürokreditkarte

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Verbuchung Kundenzahlung mit Kreditkarte

Viele Reisebüros besitzen eine eigene Kreditkarte, um Zahlungen für das Reisebüro, teilweise aber auch Kundenzahlung, darüber abzuwickeln. Diese beiden Fälle werden unten separat beschrieben, weil sie sich von der Abwicklung her geringfügig unterscheiden.

Reisebüroeigene Zahlungen

Das Reisebüro kann über die Kreditkarte Zahlungen für das Büro abwickeln, z.B. für Büroausstattung, laufende Kosten für Firmenwagen o.ä.
Diese Zahlungen werden im Normalfall in einem Gesamtbetrag pro Monat in Rechnung gestellt und vom Bankkonto des Büros eingezogen.

Um diese Transaktionen korrekt zu verbuchen gehen Sie wie folgt vor.

Schritt 1: Bank buchen
Der Gesamtbetrag der Abrechnung wird auf ein Konto für die Kreditkartenabrechnung gebucht: "6900 - Kreditkartenabrechnung".

Auf der Bank erscheint damit nur ein Betrag, der Gesamtbetrag der Abrechnung.

Open

Im Fall oben ist die Abrechnung eine Abbuchung vom Bankkonto.

Das Konto 6900 dient als Zwischenkonto, es wird im nächsten Schrit gegen die einzelnen Sachkonten aufgelöst.
Sind alle notwendigen Verbuchungen durchgeführt, sollte das Konto 6900 einen Saldo von 0€ aufweisen.

Schritt 2: Sachkonten buchen
Über die manuelle Belegerstellung können Sie nun die Kreditkartenpositionen auf die jeweiligen Sachkonten aufteilen.
Dabei können Sie jede Position einzeln verbuchen, oder Sie buchen einen Gesamtbeleg mit dem Abrechnungsbetrag auf dem Konto 6900. In den Screenshots gehen wir vom zweiten Fall aus.

Als erstes geben Sie die Gesamtbetrag für das Konto 6900 ein.

Open

Da wir davon ausgehen, dass der Gesamtbetrag der Abrechnung vom Bankkonto abgebucht wird (Zahlungsausgang) wird auf der Haben Seite das Konto 6900 eingetragen, auf der Soll Seite wird kein Konto ausgewäht. Mit <Hinzufügen> wird diese Position im Stapel abgelegt und Sie können nun die Gegenpositionen eingegeben.

Dabei wird nur die Soll Seite befüllt, die Haben Seite bleibt leer. Achten Sie bitte darauf, dass Sie auch den Positionstext anpassen, damit Sie auf dem Kontoblatt auch eine aussagekräftige Bezeichnung sehen.

Geben Sie nun die restlichen Positionen der Abrechnung ein. Als Endergebnis sollte auf beiden Seiten der gleiche Betrag stehen. Nur so kann der Beleg verbucht werden.

Sind die beiden Seiten nicht gleich, dann wurde

• ein falscher Betrag hinterlegt

• eine Position vergessen/doppelt eingegeben

• Soll und Haben vertauscht.

Prüfen Sie den Buchungsstapel dahingehend.

Kundenzahlungen

Dieser Fall tritt hauptsächlich im Zusammenhang mit CRS Buchungen auf.
Die vom Kunden gewünschte Leistung ist z.B. nur noch mit Kreditkartenzahlung verfügbar, der Kunde hat aber keine Kreditkarte. Also verwendet das Reisebüro die eigene Kreditkarte. Die Leistung wird nun als Direktinkasso in myJACK übertragen.

Schritt 1: Leistung auf IW umstellen
Stellen Sie die Leistung auf die Inkassoart "IW" (Inkassowechsel) um. Der Kunde muss die Leistung an Sie bezahlen. Durch die Inkassoart "IW" wird der Betrag der Leistung im Vorgang als Agenturinkasso gewertet und der Kunden kann wie auch immer bei Ihnen bezahlen.
Durch die Inkassoart "IW" wird ein offener Posten auf dem Kreditor angelegt, die OP Nummer lautet "IW Buchungsnummer". Über diesen OP wickeln Sie nun die Zahlung an den Veranstalter ab, die in diesem konkreten Fall bereits über Kreditkarte gezahlt wurde.
Das heißt, beim Verbuchung der Kreditkartenabrechnung buchen Sie den Betrag gegen den Kreditor OP.

Schritt 2: Bank buchen
Der Gesamtbetrag der Kreditkartenabrechnung wird wie oben beschrieben ganz normal gegen das Konto 6900 gebucht.

Schritt 3: Kreditor OP buchen
Bei der Auflösung des Kontos 6900 buchen Sie nun gegen den Kreditor OP.

Sie müssen in diesem Fall nicht nur den Kreditor auswählen, sondern auch einen OP.
Dieser OP kann unter Umständen mit einem Wert von 0€ angegeben werden. Dies liegt daran, dass der Wert aus dem Vorgang nur bei Rechnungsdruck oder Vollzahlung auf den Kreditor gebucht wird.
Sie können aber auch schon vorher gegen diesen OP buchen, Sie müssen nur den OP auswählen und den Betrag eingeben. Der OP wird dann später durch die Verbuchung aus dem Vorgang ausgelichen.

Nach der Eingabe der restlichen Positionen können Sie den Beleg verbuchen.

Leistung AI aber Zahlung mit Reisebürokreditkarte
Dieser Fall ist etwas anders gelagert, als der vorhergehende Fall.
Die Leistung wird korrekt als Agenturinkasso angelegt und vom Kunden bezahlt. Sie haben aber vorab die Zahlung an den Veranstalter mit der Kreditkarte bezalt.

Die Kundenzahlung läuft als ganz normales Agenturinkasso.
Mit der Kreditkartenabrechnung oder der Abrechnung vom VA buchen Sie eine Veranstalterabrechnung über die Zahlung. Den dadurch entstandenen OP auf dem Kreditor können Sie nun gegen Konto 6900 ausgleichen (oder mit Splitbuchung beim Verbuchen des Kontoauszugs).