Einstellungen - Wiedervorlagen

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https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/83460137

Im Bereich <Wiedervorlagen> wird die Anlage der automatischen Termine im Vorgang gesteuert.

Anzahlungs-/Restzahlungstermin

In den ersten beiden Feldern können Sie festlegen, zu welchem Zeitpunkt die Standardtermine für Anzahlung und Restzahlung erstellt werden sollen.

Dabei wird der Termin immer ausgehend vom Buchungsdatum definiert. Im Standard ist hier eingestellt, dass die Anzahlung zum Zeitpunkt der Buchung fällig ist, die Restzahlung 28 Tage vor Abreise.

Wenn Sie als Vorgabe einen Wert ohne Vorzeichen eingeben, so wird der Termin um die Anzahl der Tage z.B. vor der Abreise erstellt, bei einem negativen Wert entsprechend nach der Abreise. Bei der Eingabe von "Restzahlungstermin 28 Tag(e) vor Abreise" wird der Termin 28 Tage vor Abreise im Vorgang eingetragen. "Restzahlungstermin -28 Tag(e) vor Abreise" bedeutet, dass der Restzahlungstermin 28 Tage nach der Abreise im Vorgang eingetragen wird.

Über die Checkbox <Erinnerung> können Sie steuern, ob Sie zusätzlich zur Anzeige in der Wiedervorlageliste auch noch ein Pop-Up-Fenster mit der Erinnerung angezeigt bekommen wollen.

Welcome Back-Schreiben

An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, einzustellen, zu welchem Datum ein Wiedervorlagetermin für ein Welcome Back-Schreiben erstellt werden soll. Haben Sie hier z.B. "3 Tage nach Rückreise" definiert, wird bei Anlage des Vorgangs ein Termin erstellt, der drei Tag nach dem Rückreisedatum liegt. Ein automatischer Prozess sorgt dann dafür, dass am Datum des Termins eine Mail an den Kunden geschickt wird.

Möchten Sie diese Funktion nicht nutzen, dann aktivieren Sie die Checkbox <keine autom. Termin, keine Wiedervorlage>. In diesem Fall werden dann weder Termine für Welcome Back angelegt, noch werden E-Mail verschickt. Diese bezieht sich dann auf alle Kunden, unabhängig vom Opt-in Status.

Achtung: Wenn der Kunde keine E-Mails wünscht (Kundenakte Opt-in-Daten), wird der Prozess nicht angestoßen und der Termin wird automatisch auf erledigt gesetzt. Ein Termin wird ebenfalls automatisch auf erledigt gesetzt, wenn alle Leistungen im Vorgang storniert wurden. Versicherungsleistungen werden bei dieser Prüfung nicht berücksichtigt, das heißt, auch wenn sich noch eine gebuchte Versicherungsleistung im Vorgang befindet, alle anderen Leistungen aber storniert sind, wird der Termin auf erledigt gesetzt.

Den entsprechenden Text definieren Sie unter https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/spaces/MYJ/pages/83001349/Textbausteine.
Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie unter <Verwaltung - Administration - Emailvorlagen> eine entsprechende Vorlage erstellen.

Im Block mit den Checkboxen können Sie verschiedene Termine an- bzw. ausschalten:

Automatisches Hotelbegrüßungsschreiben

In den Leistungsdetails einer Hotelleistung haben Sie die Möglichkeit, den Versand eines Begrüßungsschreibens zu starten (Siehe auch https://bewotec-wiki.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=MYJ&title=Leistungen%20-%20Leistungsdetails%20Hotel&linkCreation=true&fromPageId=115900444). Wenn Sie eine Expert-Buchung machen und myJACK eine E-Mail-Adresse des Hotel findet, so wird der Termin für das Begrüßungsschreiben automatisch gesetzt (auf einen Tag nach Abreise).
Über die Schaltfläche <keine automatischen Welcome-Schreiben> können Sie diesen Automatismus ausschalten. Bei aktivierter Checkbox wird im entsprechenden Feld kein Datum mehr gesetzt.

Wiedervorlage bei Kundenzahlungen

Über die Checkbox <Wiedervorlage bei Kundenzahlungen> steuern Sie, ob beim Einlesen der Kontoauszüge bei jeder erkannten Zahlung ein Wiedervorlagetermin für den Expedienten erstellt werden soll. Ist die Checkbox aktiviert, wird beim Import ein Termin für den Bearbeiter des Vorgangs erstellt.

Der Termin wird mit dem Datum angelegt, an dem der Import durchgeführt wurde.

Wiedervorlage für Reiseunterlagen

Ist diese Checkbox aktiviert, so wird 5 Tage vor Abreise ein Termin erstellt, mit dem Sie an die Reiseunterlagen erinnert werden. Anhand dieses Termins können Sie nochmal kontrollieren, ob alle Unterlagen vom Veranstalter an Sie geschickt wurden, und ob Sie die Unterlagen schon vollständig an den Kunden geschickt haben.

Wiedervorlage für Willkommenskarte

Wenn Sie dem Kunden nach seiner Rückkehr z.B. eine Postkarte schicken wollen, können Sie dazu diesen Termin benutzen. Ist die Checkbox deaktiviert, wird der entsprechende Termin nicht angelegt.