Leistungen - Unterlagenkontrolle
- Ernst Steffl
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Vorgang - Übersicht - Leistungen
Über die Unterlagenkontrolle können Sie für jede Leistung nachverfolgen, in welchem Status sich die Unterlagen befinden. Rufen Sie dazu den Vorgang auf und öffnen die Ansicht der Preiszeilen für die gewünschte Leistung. Sie finden dort die Einstellung der Unterlagenkontrolle.
Sie haben die folgenden Möglichkeiten zur Auswahl:
Status | Farbe |
| Bedeutung |
keine Kontrolle | rund - blau - ungefüllt | 
| Für diese Leistung ist keine Kontrolle notwendig, z.B. bei Direktinkasso-Leistungen. |
noch nicht eingegangen | eckig - rot - ungefüllt |
| Für diese Leistung sind noch keine Dokumente im Reisebüro eingegangen. |
noch nicht ausgegeben | eckig - gelb - gefüllt |
| Die Unterlagen sind im Reisebüro eingegangen, wurden aber noch nicht ausgegeben. |
ausgegeben (Abholung) | rund - grün - ungefüllt |
| Der Kunde hat die Unterlagen persönlich im Reisebüro abgeholt. Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn Sie im Vorgang das Dokument <Unterlagenausgabe> drucken. |
ausgegeben (Versand) | rund - grün - gefüllt |
| Die Unterlagen wurden vom Reisebüro an den Kunden geschickt. |
ausgegeben (Mail) | rund - grün - gefüllt |
| Die Unterlagen wurden vom Reisebüro per E-Mail an den Kunden geschickt. |
Bei allen Vorgängen, bei denen die Abreise bereits vorbei ist, wird automatisch der Status der Unterlagenkontrolle auf "keine Kontrolle" gestellt.
Der Status der Unterlagenkontrolle wird ebenfalls geändert, wenn die Inkassoart der Preiszeilen sich ändert.
Dabei geht myJACK folgendermaßen vor:
Preiszeile mit DI wird auf AI umgestellt: der Status wird von "keine Kontrolle" auf "noch nicht ausgegeben" umgestellt
Preiszeile mit AI wird auf AI umgestellt: der Status wird von "noch nicht ausgegeben" auf "keine Kontrolle" umgestellt
Preiszeile mit DI wird auf IW umgestellt: der Status bleibt auf "keine Kontrolle", da durch Umstellen auf IW die Leistung beim VA trotzdem auf DI bleibt.
Dieses Vorgehen bezieht sich auf Leistungen mit nur einer Preiszeile. Gibt es in einer Leistung mehrere Preiszeilen, so wird dieses Vorgehen nur dann verwendet, wenn ALLE Preiszeilen von einem Status in den anderen wechseln. Haben die Preiszeilen unterschiedliche Inkassoarten, so bleibt der Status so wie bei Erstellung der Leistung.
Wenn ein Mitarbeiter den Unterlagenstatus ändert, wird geprüft, ob dieser Mitarbeiter auch der Verantwortliche für den Vorgang ist (Feld < Verantwortlicher > in den Vorgangsdaten). Ist dies nicht der Fall, so wird für den Verantwortlichen des Vorgangs ein Termin erstellt. Dabei setzt sich der Termin aus den folgenden Informationen zusammen:
Fälligkeit: Datum der Änderung
Titel: Unterlagenstatus von ... auf ... geändert
Bearbeiter: der Verantwortliche im Vorgang
Termintyp: Buchung
Wenn ein anderer Mitarbeiter als der Vorgangsverantwortliche den Unterlagenstatus ändert, so erhält der Vorgangsverantwortliche einen Termin mit dem Hinweis, dass der Status geändert wurde.