Hauptartikel:
Besonderheiten Buchhaltung in Österreich

Umstellung Jack- Myjack

Prinzipiell werden bei der Umstellung alle Vorgänge aus Jack Plus in myJACK übertragen.
Voraussetzung dafür ist die Migration der Statistikdaten.

Für die Buchhaltung sollten folgende Punkte beachtet werden.

Nach erfolgtem Import der Vorgänge prüfen Sie bitte die Übernahme auf Vollständigkeit. Sollten Akte nicht importiert worden sein, erhalten Sie eine Information von unserem Onboarding über die nicht importierbaren Vorgänge.
Erstellen Sie dazu eine Abreiseliste (Listen/Buchungen/Abreise) in Jack und gleichlautend in Myjack für den gleichen Zeitraum. (In myJack gehen Sie dazu direkt in die Suche)

Die Summen auf beiden Listen müssen identisch sein.
Anschließend prüfen Sie bitte auch die übernommenen Vorgangszahlungen.

Da die Datenmigration nicht am gleichen Tag der Auslieferung erfolgt, gibt es etwaige Korrekturen, wenn Sie während dieser Zeit mit Jack weiterarbeiten. Prüfen Sie in Jack Plus über die History, welche Vorgänge NACH Datenabholung im Jack bearbeitet wurden und vergleichen Sie die Werte mit myJack.

Kundenzahlungen

Alle Zahlungen werden mit dem Vorgangsimport übertragen.
Buchungen mit Abreise nach dem Buchhaltungs-Stichtag müssen aktiviert werden.
Alle Buchungen die das neue Wirtschaftsjahr betreffen von Buchungsart „Altsystem“ auf Buchungsart „Buchung“ umstellen („Aktivieren)

Wie wird aktiviert?
Suchen Sie den entsprechenden Vorgang und machen einen Doppelklick auf dem Vorgang. Dieser wird im Bereich <Vorgang> angezeigt.
Klicken Sie nun oben rechts auf <Bearbeiten>. Es erscheint eine Hinweismeldung, die Sie über die Auswirkungen der Aktivierung informieren. Wenn Sie den Vorgang wirklich aktivieren müssen, bestätigen Sie die Meldung mit <OK>.

Dadurch wird auch die Zahlung, die im Jack schon eingetragen ist, in der neuen Buchhaltung aktiviert. Zahlung Altsystem/Anzahlung = EB der Anzahlungen aus dem Vorjahr.

KEINE AKTE mit Abreisedatum VOR dem aktuellen Wirtschaftsjahr aktivieren – verursacht Fehler in der Buchhaltung!

Sobald sie einen Akt mit Abreisedatum vor dem laufenden Wirtschaftsjahr öffnen, erfolgen buchhalterische Aktionen (Zahlungs- und Erlösbuchungen), die nur durch aufwändige Umbuchungen wieder aus der Buchhaltung entfernt werden müssen.

Um das zu verhindern, stellen Sie in den Agenturstammdaten unter Einstellungen – sonstiges die Aktivierung Altvorgänge auf den ersten Tag des laufenden Geschäftsjahres mit der Berechnung nach Abreise:

Veranstalterabrechnung

In myJACK werden KEINE buchhalterischen Daten im Bereich der Veranstalter übernommen.
Alle Eingangsrechnungen, die das neue Wirtschaftsjahr betreffen, müssen in Myjack erfasst werden.
Zahlungen, die bereits in Jack gebucht wurden, müssen mittels einer EB manuell erfasst werden. Sobald die buchhalterischen Enddaten aus Jack Plus im Bereich Kreditoren vorliegen, diese unter Buchhaltung – Belegerstellung einbuchen.

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen des aktuellen Geschäftsjahres sollten ja im Jack Plus noch nicht gebucht sein, wenn die Fakturierung immer mit Abreise eingegrenzt und auch gebucht wurde. Diese Vorgänge gehören ins laufende Wirtschaftsjahr und werden in myJACK nach Aktivierung der Aufträge über den Rechnungsdruck in die Buchhaltung übermittelt.

Der Rechnungsdruck kann in myJACK über die Sammelfakturierung oder auch einzeln erfolgen.

Wir gehen hier davon aus, dass nach dem Abreisedatum verbucht werden soll!

Eröffnung Kassa

Mit buchhalterischem Stichtag muss die Kassa eröffnet werden.

Prüfen: Registrierkassa aktiv?
Wenn Sie die Registrierkasse über Bewotec benutzen, bitte prüfen, ob alle Barzahlungsmittel (Kreditkarten, Kassa, EC-Cash) über den QR Code verfügen.
Machen Sie dazu einen Geschäftsfall in myJack über „Vorgangslose Zahlung“ (dieser muss danach wieder storniert werden).

Prüfen Zahlungsparameter
Bitte prüfen Sie, ob alle relevanten Zahlungsparameter vorhanden sind wie z.B. Bar, Scheck, Schadensfall etc.

Wenn Sie z.B. mehrere Filialen haben, sind alle Kassenkonten in den Filialen richtig zugeordnet?
Gibt es eine spezielle Zahlungsart die Sie im Jack Plus benutzt hatten, die in myJACK nicht vorhanden wäre?

EB Kassa: Der Kassenübertrag kann ohne QR Code (Registrierkasse) erfolgen, da die Registrierkasse ein Umsatzzähler des laufenden Jahres ist, der Vorjahreswert muss hier nicht gezählt werden.
Sie können den Anfangsbestand auf zwei Arten verbuchen:

Verwaltung – Vorgangslose Zahlung – Eröffnungsbestand eintragen
Buchhaltung – Belegerstellung (siehe nächster Absatz). Diesen Weg wählen Sie, wenn der Eröffnungsbestand auf der Saldenliste in einer separaten Spalte sichtbar sein soll.

Saldeneröffnung

Bei Neustart mit myJACK müssen die EB Werte manuell erfasst werden.
Hier bitte beachten, dass die Vorauszahlungen der Kunden aus dem Jack-System für das neue Wirtschaftsjahr bereits automatisch übertragen werden.
Alle sonstigen EB Werte unter Buchhaltung – Belegerstellung in der Periode 00 eröffnen.